В шестой графе указывается сумма государственной пошлины, причем отдельно указывается сумма за совершение нотариальных действий и за составление проектов документов. Если лицо освобождается от уплаты пошлины, то указывается основание.

В седьмой графе подпись лица, которому выдается нотариально оформленный документ.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштрихование не допускаются. Исправления должны быть оговорены нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре, составляется акт и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре подчеркиваются, оставление пустых мест не допускается.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

Журнал входящей корреспонденции, журнал исходящей корреспонденции, разносная книга для местной корреспонденции, книга жалоб и предложений, контрольная картотека и папка.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.

1. Место и сроки совершения нотариального действия. Нотариальный округ

Нотариальный округ — территория деятельности нотариу­са устанавливающаяся в соответствии с администратинно-территориальным делением государства. В городах, имеющих районное или иное административно-территориальное деле­ние, нотариальным округом является вся территория соответ­ствующего города (пример Москва, Санкт-Петербург являют­ся едиными нотариальными округами).

В пределах своего округа нотариус выполняет все действия, также удостоверяет все документы, с которыми к нему обраща­ются граждане. Однако следует иметь в виду, что некоторые но­тариальные действия законодатель предписывает совершать в определенном месте или определенным нотариусом. Выдача свидетельства о праве на наследство, принятие мер к охране на­следственного имущества относятся к компетенции государст­венных нотариусов, если они имеются в округе, и только при их отсутствии такие нотариальные действия совершают нотариусы, занимающиеся частной практикой. Договор о возведении жило­го дома на отведенном земельном участке удостоверяется нота­риусом по месту отведения земельного участка; принятие заяв­ления о согласии принятия наследства или об отказе от него — по месту открытия наследства (ст. 64 Основ).

Нотариус, как правило, должен и обязан совершать нота­риальные действия в нотариальном округе, установленном приказом органа юстиции при назначении его на должность, но совершение нотариального действия за пределами своего нотариального округа не влечет за собой признания недействительности этого действия. Нотариус вправе выехать в другой нотариальный округ для удостоверения завещания в случае тяжелой болезни завещателя и при отсутствии в это время в нотариальном округе нотариуса.

Нотариальные действия обычно совершаются в нотариальной конторе, но по просьбе клиента нотариус для совершения нотариального действия может выехать по месту нахождения клиента. При этом в удостоверительной надписи на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия с указанием точного адреса. В этом случае государственная пошлина или тариф взыскиваются в полуторократном размере, и заинтересованные лица возмещают нотариусу фактические транспортные расходы.

Нотариальные действия, как правило, совершаются в день обращения к нотариусу. Однако нотариус вправе отложить и приостановить совершение нотариального действия при наличии определенных оснований. Основанием для отложения служат:

А) необходимость истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц

Б) направление документов на экспертизу

Срок отложения не может превышать 1 месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия.

По заявлению лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более 10 дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено, если же от суда было получено сообщение, то совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.

1. Стадии нотариальной деятельности. Требования, предъявляемые к нотариальным документам.

Порядок совершения нотариального действия можно разделить на 2 стадии – обязательные и факультативные:

К обязательным стадиям относятся:

- принятие заявления

- установление личности обратившихся, проверка их дееспособности

- проверка правоспособности юридических лиц, проверка полномочий представителя

- рассмотрение заявления

- совершение нотариального действия

- взимание государственной пошлины и тарифа

- запись в реестр о совершенном нотариальном действии

К факультативным стадиям относятся:

- предварительная подготовка к совершению нотариального действия (консультирование, составление проекта документа)

- отложение совершения нотариального действия

- отказ в совершении нотариального действия

Для совершения нотариального действия документы должны соответствовать определенным требованиям. На них не должно быть стертых букв, слов, цифр, не должно быть неоговоренных дополнений к написанному, зачеркнутых слов или иных исправлений. При выявлении данных недостатков нотариус отказывает в совершении нотариального действия и предлагает гражданину обратиться в ту организацию, которая выдала данный документ, для того, чтобы она удостоверила на том же документе, что данное исправление правильно, и заверила оговорку печатью. Причем зачеркнутое слово должно читаться, а исправленное пишется над зачеркнутым.

Документ, исполненный карандашом, вообще нотариусом не берется к рассмотрению.

Если представленные документы изложены на 2ух и более отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы пронумерованы, а количество листов заверено подписью должностного лица и печатью предприятия, учреждения, организации, выдавшей документ.

Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан должны быть написаны полностью с указанием их места жительства. При удостоверении сделок от имени иностранных граждан указывается и их гражданство.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей, в которых прочерки не допускаются.

Приписки и поправки должны быть оговорены и подтверждены подписью участников сделки и других лиц, подписавших сделку, заявление, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса и оттиском печати.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается сторонами, в конце удостоверительной надписи оговариваются только нотариусом и подтверждается его подписью и печатью.