Чтобы кассовый аппарат можно было применять на законных основаниях, он должен соответствовать определенным требова­ниям.

Такие требования к ККТ, включая порядок и условия их регис­трации, применения и эксплуатации, определены следующими законодательными и нормативными документами:

- Законом о применении ККТ[12];

- Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением[13];

Перечнем организаций, не применяющих ККМ;

- письмом Минфина России[14] - «Типо­вые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».

Для расчетов с населением разрешено применять не все кас­совые аппараты, а только определенные их виды и модели, пе­речисленные в приложениях к письму Госналогслужбы России [О классификаторе ККМ, используемых на территории РФ] (приложение 1 «Классификатор контрольно-кассовых машин, используемых на территории Рос­сийской Федерации», приложение 2 «Перечень моделей кон­трольно-кассовых машин, включенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин»)[15].

Перечень моделей ККТ, включенных в Государственный ре­естр контрольно-кассовых машин, постоянно изменяется и до­полняется в соответствии с решениями (протоколами) ГМЭК, о чем налоговые органы и налогоплательщики своевременно уве­домляются письмами МНС России.

Каждый кассовый аппарат должен иметь заводской номер (на специальной маркировочной табличке), который в обязательном порядке указывается во всех документах, относящихся к данной ККТ (кассовом чеке, унифицированных формах по учету операций на ККТ, техническом паспорте, паспорте версии и т. д.).

Соответственно, у кассира-операциониста должны быть все документы, подтверждающие регистрацию ККТ в налоговых ор­ганах (карточка регистрации, паспорт версии), а также паспорт кассового аппарата, в который вносятся сведения о его вводе в эксплуатацию, проводимых текущих и капитальных ремонтах, указываются реквизиты фирменного клише с обозначением наи­менования предприятия и номера кассы. По распоряжению руко­водителя предприятия у кассира-операциониста могут находить­ся только копии вышеуказанных документов, а оригиналы хранят­ся либо у самого руководителя, либо у иного уполномоченного им лица (например, у старшего кассира, заместителя руководителя и т. п.).

После ввода ККМ в эксплуатацию в целях,учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) на нее оформляется Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. Пример заполнения в Приложении. Журнал в обязательном порядке должен быть прошну­рован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и пе­чатью.

Записи в журнале ежедневно ведутся кассиром (кассиром-операционистом) в хронологическом порядке. Подчистки и по­марки в журнале не допускаются. Если в документ вносятся какие-либо исправления, то они должны поясняться и заверяться подпи­сями кассира (кассира-операциониста), руководителя и главного бухгалтера организации.

В конце рабочего дня (смены) кассир (кассир-операционист) составляет кассовый отчет для кассовой книги и вместе с ним еда ет выручку по приходному кассовому -ордеру старшему кассиру (приходует в кассу организации).

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операционис­та, подтверждаемая подписями кассира, старшего кассира и со­ответствующего административного (руководящего) работника организации.

Если общая сумма на контрольной ленте не соответствует сумме выручки, выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки отражаются в соответствующих графах журнала.

Многие предприятия и организации могут осуществ­лять несколько видов деятельности. Например, гостиницы поми­мо собственно гостиничной деятельности могут также оказывать услуги в сфере общественного питания в ресторанах и барах при этих гостиницах, вести торговую деятельность (например, рознич­ная торговля сувенирами). В этом случае расчеты с населением (клиентами) осуществляют как кассиры-операционисты, так и иные лица (официанты, продавцы).

В такой ситуации вместо формы № КМ-4 по каждой ККМ ве­дется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира.

Заполнение данного документа практически аналогично за­полнению Журнала кассира-операциониста. Он также должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налого­вого инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и ее печатью.

Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ (официантом, продавцом), ежедневно, в хронологическом порядке, без помарок. Внесение исправлений в журнал должно поясняться и заверяться подписями кассира (в данном случае официанта или продавца), руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале также ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и сум­мирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. Если итоговые суммы на контрольной ленте не соответствуют суммам фактической выручки, выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки отражают­ся в соответствующих графах журнала.

Перед началом работы на кассовом аппарате кассир-опера­ционист под роспись получает у руководителя предприятия (стар­шего кассира или иного представителя администрации):

- ключи от кассовой кабины;

- ключи от привода ККМ и денежного ящика;

- разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;

-другие принадлежности для работы и обслуживания кассо­вой машины.

Заканчивая свой рабочий день (смену), кассир обязан:

- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

- составить кассовый отчет (Справку-отчеткассира-операци­ониста по форме № КМ-6) для кассовой книги и вместе с ним сдать выручку по приходному ордеру старшему кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир может сдавать деньги прямо в кассу организации либо непо­средственно инкассатору).

В Справке-отчете кассира-операциониста отражаются све­дения о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Образец заполнения формы № КМ-6 приведен в Приложении.

Данный отчет кассир-операционист (официант, продавец) со­ставляет ежедневно в одном экземпляре, подписывает его и вместе с выручкой сдает старшему (главному) кассиру или руководи­телю организации.

Если выручка сдается кассиром-операционистом непосред­ственно инкассатору для зачисления на расчетный счет в банке, такая операция также отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денеж­ных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неисполь­зованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании де­нег по кассе в отчете расписываются старший кассир и руководи­тель организации.