Особенности составления и оформления документов в условиях использования персонального компьютера

Вам поручили оформить протокол собрания работников коммерческого отдела организации, где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня: а) о направлениях развития коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров

Оформите протокол в соответствии с требованиями ГОСТ(ов)

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Подготовьте письменный ответ на следующие вопросы:

Какие реквизиты включаются в формуляр протокола?

Из каких элементов складывается текст протокола?

Порядок оформления присутствующих

Требования к постановляющей части протокола

Порядок датирования и подписи

Список использованной литературы

Особенности составления и оформления документов в условиях использования персонального компьютера.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Компания Microsoft создала пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

Создание шаблона.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Создать (меню Файл).

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл.

Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона.

По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. Добавьте текст, документа. Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

Создание документа с помощьюMicrosoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана­лиза в виде диаграмм и графи­ков, содержит операции:

- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;

- работа со списками;

- использование абсолют­ных ссылок;

- построение диаграмм;

- редактирование диаграмм;

- построение смешанных диаграмм и графиков;

- создание комментариев.

Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.

Перечислим действия, кото­рые требуется выполнить само­стоятельно:

1. Создать новый файл.

2. Создать лист на Рост доходов.

3. Определить границы листа формата А4.

4. Во второй строке написать заголовок "Рост доходов за год".

5. В четвертой строке сфор­мировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентри­ровать их по высоте и ширине

Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан­ных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции:

- структуризация таблиц ме­тодом автоматического подведе­ния итогов;

- создание сводных таблиц;

- консолидация в сводной таблице данных из нескольких ин­тервалов;

- использование данных дру­гой сводной таблицы;

- создание диаграмм на ос­нове структурированных и свод­ных таблиц;

- создание пользовательских списков;

- применение пользователь­ского порядка сортировки;

- использование имен при составлении формул.

Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо­тать систему, позволяющую регис­трировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками.

В результате анализа предмет­ной области (деятельности склада) были выявлены следующие особен­ности, которые должны быть учтены при реализации системы.

1. Для учета товаров необходи­мо ввести артикул, который обес­печит идентификацию товара.

2. Поскольку артикул товара и наименование являются повторя­ющимися значениями во многих документах заявки на медикамен­ты, регистрация поступлений на склад, тоданные о товарах и ар­тикулах целесообразно составить в виде отдельного документа.

3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузке со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены в виде отдель­ных документов.

4. При оформлении докумен­тов на отгрузку со склада требу­ется оперативная информация о наличии их на складе, учитываю­щая количество поступившего то­вара и отгруженного. Поэтому це­лесообразно иметь еще один до­кумент, содержащий информацию о наличии товаров на складе.

1. Создать новый файл в Ехсеl с именем Склад.

2. Переименовать рабочие листы: Лист 1 - Товары, Лист 2 поступления,

Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - Склад.

Общие требования

1. Во всех документах зафиксировать наименования столбцов.