ГОСТ на документациюРефераты >> Делопроизводство >> ГОСТ на документацию
Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
6. Документы регистрируются в РКФ – традиционных или электронных карточках, журналах.
7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Правила заполнения основных реквизитов
регистрационно-контрольных форм (РКФ)
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
| 1 | 2 |
|
Наименование вида документа |
Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
|
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации |
|
Дата документа |
В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа |
|
Регистрационный номер документа |
В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный документу организацией – автором документа |
|
Дата поступления |
Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа |
|
Индекс поступления |
Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа |
|
Заголовок к тексту |
Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
|
Резолюция |
В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
|
Срок исполнения |
Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
|
Отметка об исполнении документа |
В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
|
Дело |
В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
9) Регистрация документов – ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу– ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3. Докладная записка, ее формуляр и практическое составление
Докладной запиской является документ, адресованный руководителю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в выше стоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
