ПЛАН

1. Государственный стандарт на документацию

2. Документооборот входящих документов

3. Докладная записка, ее формуляр и практическое составление

Список использованной литературы

1. Государственный стандарт на документацию

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) назва­ние вида документа и т.д.)– Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

Формуляр– образец разрабатывается при создании системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы (размеры по­лей) расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р6.30– 97 «Уни­фицированные системы документации, Система организационно– распоряди­тельной документации», Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанавливают почти максимальный набор реквизи­тов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньше.

Стандартизация в соответствии с законом РФ «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., – это деятель­ность по установлению норм, правил и характеристик в целях обес­печения:

- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре­ды, жизни, здоровья и имущества;

- технической и информационной совместимости, а также вза­имозаменяемости продукции;

- качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

- экономии всех видов ресурсов;

- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возник­новения природных и техногенных катастроф и других чрезвычай­ных ситуаций;

- обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся;

- государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональ­ные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартиза­ции; общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;

- стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты науч­но– технических, инженерных обществ н других общественных объе­динений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, ра­боты и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание тре­бований стандартов, области их распространения, сферы их дейст­вия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские клас­сификаторы технико– экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандар­тами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за со­блюдением обязательных требований государственных стандартов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стан­дартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит ком­плекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положе­ния о порядке разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты) от­мены стандартов и др., например ГОСТ I.РO– 92. Государственная сис­тема стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифици­рованные системы документации и Единую систему классификации н кодирования технико– экономической информации:

ГОСТ 6.01.1– 87. Единая система классификации и кодирования технико– экономической информации;

ГОСТ 6.03– В3. Унифицированные системы документации, за­пись информации унифицированных документов в коммуникатив­ном формате;

ГОСТ 6.10.4– 34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5– 87. Унифицированные системы документации. Тре­бования к построению формуляра– образца;

ГОСТ 6.10.6– 87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7– 90. Единая система внешнеторговой документации.

ГОСТ Р 6.30– 97. Унифицированные системы документации. Си­стема организационно– распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487– КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо­сти автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве прово­дятся работы по унификации документов и созданию унифициро­ванных систем документации (УСД) – совокупности взаимоувязан­ных унифицированных форм документов, обеспечивающих докумен­тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методиче­ских материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од­нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разраба­тываются классификаторы технико– экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизирован­ную обработку данных, содержащихся в УСД. В на­стоящее время действует восемь УСД:

- унифицированная система организационно– распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бух­галтерской документации бюджетным учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно– статистической документа­ции;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;