Представим процесс функционирования фирмы в виде схемы.

Процессная схема работы фирмы в текущем состоянии Рис. 7

Поле сил Рис. 8

2.3. Выбор целей и ограничений

Цель это характеристика создаваемой системы либо режим работы измененной системы. Цель должна быть достижима, и соответствовать миссии организации.

Необходимым условием является ее измеримость, определенность во времени и конкретность.

Основной целью этой организации является поставка на рынок высококачественного сервиса в области поставки и обслуживания СПС и программного обеспечения для ведения автоматизированного бухгалтерского учета.

И целью данного нововведения является улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это вполне соответствует общей цели организации и будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов. Кроме того, усилится обратная связь, которая позволит с большей точностью оценивать эффективность всех проводимых рекламных и маркетинговых акций.

Всех этих целей возможно достичь путем создания единого информационного пространства внутри фирмы и построения эффективной системы учета и анализа хозяйственной деятельности организации.

Ограничения - это режимы работы системы, которых надо избегать, и чаще всего ограничения возникают из внешней для системы среды.

В данном случае основными ограничениями служат возможности используемого для написания базы данных программного обеспечения и стоимость разработки и внедрения этой системы. Следует так же учесть затраты на поддержание информационной системы в будущем, так как законодательство и другие факторы внешнего окружения находятся в состоянии непрерывного изменения заставляя организацию меняться и приспосабливаться. И как следствие требования к информационной системе внутри фирмы будут изменяться.

Таким образом можно выделить три основных группы ограничений:

1. бюджет фирмы;

2. возможности программного обеспечения;

3. временной интервал.

Основные принципы, которых необходимо придерживаться руководству фирмы при принятии решения (заданные с учетом ограничений)

1. При нововведении фирма должна переместиться из текущего состояния без значительного финансового ущерба.

2. Необходимо четкое представление о системе в будущем состоянии, для того, что бы наиболее точно подобрать средства достижения целей.

3. Сроки проведения инновации ограничены 6-8 месяцами. В противном случае этот процесс затянется и может выйти из–под контроля.

Цели требуют усилий, т. е. затрат. Затраты можно финансировать только из прибыли. Все затраты связаны с риском, поэтому требуют прибыли для покрытия рисков потенциальных убытков. Поэтому нововведение следует проводить только при устойчивом положении фирмы, т. е. в случае стабильного получения прибыли.

Дерево целей Рис. 9

2.4. Выбор критериев достижения целей

Критерии, определяющие достижение цели:

ü Все исходящие документы оформляются с помощью ПК.

ü Мгновенное получение достоверной информации по взаиморасчетам с клиентами.

ü Мгновенное получение информации о клиенте (сотрудники, телефоны, адреса, отгруженные ему товары, переписка).

ü Уменьшение количества операторов на 30% при выполнении того же объема работы.

Выводы по главе

В данной главе фирма ЗАО «Гориславцев и К» была рассмотрена в качестве системы. Был проведен анализ, в результате, которого были выявлены основные проблемы и слабые стороны внутри системы.

q Слабая обратная связь.

q Большие издержки на документооборот.

q Недостаточная оперативность документооборота.

q Большой объем информации.

Была выявлена цель нововведения, отвечающая свойствам SMART, улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой.

Эта цель вполне соответствует миссии организации и отвечает ее главной цели поставке на рынок качественного сервиса.

Указаны основные ограничения достижения цели:

q Бюджет фирмы;