3.2. Выбор варианта

Сравним основные программные продукты по ряду критериев:

1. Доступность сервиса. Как уже было отмечено выше, информационная система является объектом непрерывного изменения, адаптации и совершенствования, кроме этого немаловажный фактор наличие гарантийных обязательств, возможность получения консультаций и их стоимость. Какая существует литература по работе с данным программным обеспечением и есть ли возможность обучения. Существуют ли скидки лицензированным пользователям на новые версии программы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

2. Соответствие заданной управленческой структуре. Имеется в виду размер компании и количество пользователей системы. Не стоит приобретать мощную систему если предполагается 2-3 пользователя и не имеет ни какого смысла использовать базу данных рассчитанную на мелкие фирмы, там где число пользователь превышает сто человек. Но здесь следует учесть и перспективы развития фирмы и возможный рост числа пользователей системы.

(соответствует заданным параметрам, не соответствует)

3. Наличие Windows – версии. Наиболее распространненой операционной системой является Windows-95 и сохранение привычного для пользователя интерфейса и назначений функциональных клавиш представляется нам разумным. И облегчит процесс обучения пользователей.

(есть,нет)

4. Удобство интерфейса. Подразумевается удобство ввода информации и отсутствие повторения одних и тех же операций, а так же удобство представления аналитической информации.

(высокое, среднее, низкое)

5. Настраиваемость. В данной компании проводится не обычная автоматизация учета, а создается единая информационная система, связывающая различные отделы единым информационным пространством и кроме стандартных бухгалтерских операций потребуется создать целый ряд оригинальных решений для данной фирмы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

6. Стоимость одного рабочего места. Понятно, что компания готова потратить какую-то сумму денег для проведения нововведения, но она не должна превышать установленного руководством фирмы лимита.

(Стоимостная оценка)

7. Возможно ли написание базы данных собственными силами. Это дополнительное условие несомненно являющееся плюсом. Но не оказывающее решающего воздействия.

Таблица 3.3

Сравнение программных продуктов по заданным критериям.

Сравнив программные продукты видно, что наиболее подходящим по заданным критериям является 1:С Предприятие 7.7 SQL. Дополнительным плюсом является возможность создания системы собственными силами это позволит уменьшить затраты на нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной системы сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и фирма сможет предоставлять своим клиентам новую услугу.

3.3. Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

Ту часть документооборота, которая связана с внесением/изменением информации в системе можно разделить условно на два вида – бухгалтерская и оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких изменений в систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок. Особенностями бухгалтерской информации являются:

1. Изменения вносятся только на основании правильно оформленных документов, имеющих в обязательном порядке дату и номер (такие документы называются первичными).

2. Первичные документы при складировании упорядочиваются (обычно по номерам). Должна существовать возможность всегда легко найти и проверить первичный документ, на основании которого была внесена бухгалтерская проводка.

3. Высокие требования к достоверности внесения информации, так как ошибки могут вызвать финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.

Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на выполнение работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.