Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в орган государственной власти или местного самоуправления, уполномоченный на то государственный служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности – распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа.

При большом потоке входящих документов делопроизводитель может направить документ в специализированный участок сканирования. Там документ будет отсканирован высокопроизводительными техническими средствами потокового сканирования и образ автоматически присоединится к уже введенной РК.

После регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо данного органа власти, которое должно рассмотреть поступивший документ. При наличии возможности делопроизводитель может подготовить и проект резолюции. САДД самостоятельно направит регистрационную карточку определенному делопроизводителем должностному лицу.

Вынесение резолюции по документу должно быть отражено в РК внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Это может делать как сам автор резолюции, так и его помощник, имеющий доступ к документу и право регистрации вынесенной резолюции. При этом, несмотря на то что резолюция вносится от имени уполномоченного должностного лица, система полностью сохраняет информацию о пользователе, на самом деле записавшем текст резолюции в РК документа.

После записи резолюции РК документа станет доступна должностным лицам, назначенным исполнителями резолюции.

Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

При необходимости исходящий документ можно опубликовать в электронном виде на общедоступном портале органа власти. Подробнее о публикации документов рассказано в разделе «Обеспечение доступа к публичной информации».

После того как исходящий документ зарегистрирован, его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки (кто утвердил, кому документ направлен) могут быть отправлены адресуемому органу власти по электронной почте. Если система автоматизированного делопроизводства установлена и там, то поступивший позже оригинальный документ регистрируется как входящий уже в автоматизированном режиме – многие из реквизитов регистрационной карточки устанавливаются по умолчанию на основе данных, полученных вместе с его электронной копией. Таким образом, резко сокращается время прохождения документа на уровне исходящий–входящий, и сотрудники организации-адресата получают возможность ознакомиться с содержанием документа задолго до доставки бумажного экземпляра.

Однако работа с исходящими или внутренними документами не ограничивается их рассылкой. После доведения документа до сведения определенных должностных лиц, предприятий или граждан документ передается на хранение в архив.

С точки зрения нормативов архивное дело выходит за рамки документооборота. Однако архивное хранение документа является достаточно сложным и трудоемким процессом. Поэтому автоматизация архивного дела так же важна для повышения эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

В рассматриваемом комплексе программных средств передача дел на архивное хранение производится автоматизированно за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.

Система автоматизации архивного дела, разработанная партнером компании Microsoft – компанией «Электронные офисные системы», предназначена для ведения и учета архивных документов органов власти и местного самоуправления. Более подробно она рассматривается в разделе «Архивное хранение».

Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документооборотом – от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и органа власти в целом.

Помимо непосредственного контроля в кабинете, система автоматизированного документооборота и делопроизводства предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов:

1. Сведения о документообороте. Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.

2. Сводка об исполнении контрольных документов. Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется по документам текущей картотеки, т.е. в сводке учитываются документы, резолюции на которые наложены должностными лицами, приписанными к текущей картотеке. Сводка об исполнении контрольных документов может быть обобщенной или по ответственным исполнителям. При этом сводка может составляться для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции) и для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций).

Отдельный аспект контроля – протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя.

Подготовка документов

Система автоматизации процесса подготовки текстов проектов документов предоставляет средства, позволяющие более рационально организовать процесс работы непосредственных исполнителей. Независимо от способа организации работы – в одиночку или в сотрудничестве с другими государственными служащими, – совокупность подсистем, входящих в систему автоматизации процесса подготовки документов помогает повысить производительность труда исполнителей.

Благодаря успешному переходу к использованию самых современных технологий в области электронной почты, электронного документооборота и коммуникаций, которые не уступают технологиям корпоративного и частного сектора, государственные организации повышают эффективность своей работы за счет (а) возрастания точности, полноты, достоверности и оперативности накапливаемой информации; (б) предоставления широких возможностей для осуществления контроля за исполнением решений; (в) обеспечения прозрачности исполнения решений и (г) снижения накладных расходов. Это в конечном итоге повышает качество жизни граждан и способствует социально-экономическому прогрессу страны.