Содержание

Введение

1 Теоретические аспекты системы документооборота в органах местного

самоуправления

1.1 Общая характеристика документооборота и системы управления

документацией

1.2 Функции системы документооборота и требования к ней

1.3 Нормативное обеспечение документационного обеспечения

управления

2 Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах

местного самоуправления

2.1 Служба документационного обеспечения управления

2.2 Проблемы организации документооборота в органах местного

самоуправления (на примере Администрации г. Саранска)

2.3 Анализ современных систем управления документооборотом

3 Основные направления совершенствования управления

документооборотом

3.1 Перспективы внедрения автоматизированных систем

документооборота в органах местного самоуправления

3.2 Совершенствование нормативно-правового обеспечения

документооборота в органах местного самоуправления

Заключение

Список использованных источников

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ­ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат­косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Целью данной курсовой работы является анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления. В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:

- дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией;

- изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления (ДОУ);

- проанализировать организацию управления документооборотом в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Саранска);

- изучить организацию службы документационного обеспечения управления (СДОУ) в муниципальной службе;

- охарактеризовать современные системы управления документооборотом;

- проанализировать перспективные направления совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения.

В работе использова­ны исследования известных авторов в области делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, М.В. Кузнецо­вой, А.Н. Соковой; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, под­готовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную реше­нием Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения».

1 Теоретические аспекты системы документооборота в органах местного самоуправления

1.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98) [10], документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами» [10]. То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота [31, с. 23]. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: