Основные отличительные особенности банков данных:

· они создаются для многоцелевого использования ( информация в них фиксируется однократно, а используют ее многие пользователи);

· имеются специальные языковые и программные средства, облегчающие пользователю выполнение операций, связанных с организацией хранения, изменения и доступа к данным.

Состав банка данных:

Банк данных включает в себя следующие компоненты:

·информационную (ИК) или базы данных. Базы данных - это совокупность наборов данных, объединенных в целях создания информационной модели объекта, используемой при обработке информации;

·технические средства (ТС) - компьютеры, устройства ввода и отображения выводимой информации;

·организационно-методические средства (ОМС) - инструкции, методические и регламентирующие документы, предназначенные для различных пользователей, имеющих доступ к информации. ОМС находятся в ведении администратора баз данных;

·программные и языковые средства (вместе называемые системой управления базами данных СУБД) - сложный комплекс, обеспечивающий взаимодействие всех частей информационной системы при ее функционировании. Сюда входят организация ввода, обработка и хранение данных, а также средства настройки системы и ее тестирования, Языковые средства обеспечивают интерфейс пользователя с БД.

Существует несколько способов классификации баз данных.

1. По организации модели данных (по связи между данными) различают реляционные, иерархические и сетевые базы данных. Реляционная база представляет собой простой и наиболее привычный способ хранения данных в виде таблицы. Достоинством такой организации информации является простота инструментальных средств поддержки, а недостатком – жесткая структура данных и зависимость скорости работы от размера БД.

Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической модели связи отражены в виде дерева, где прослеживается связь от старших вершин к младшим, что облегчает доступ к информации. В сетевой модели возможны связи всех элементов со всеми. Использование сетевой и иерархической моделей данных ускоряет доступ к информации, но поскольку каждый элемент данных ссылается на другие элементы, то требуются значительные ресурсы памяти.

Классификация по типу модели распространяется на СУБД и банки данных в целом.

2. По организации хранения данных и обращения к ним различают локальные, сетевые (интегрированные) и распределенные базы данных. Локальные БД решают небольшие задачи , например система учета студентов в деканате института; сетевые БД предназначены для решения многопользовательских задач, например, БД, используемые в бухгалтерии для начисления заработной платы; распределенные БД используются для решения задач глобального хранения данных, например федеральная система продажи авиационных билетов.

Основным элементом базы данных является запись-группа связанных между собой элементов. Для реляционных БД запись представляет собой строку таблицы. Каждый столбец таблицы называется полем Поле характеризуется уникальным именем в пределах таблицы, типом расположенных в нем данных и значением данных. Некоторые элементы данных обладают интересным свойством. Зная значение, которое принимает этот элемент, можно определить значения других полей таблицы. Элементы данных, по которым можно определить другие элементы данных, называются ключевыми.

Записи данных о конкретном объекте образуют файл данных. Структура всех записей в файле данных одинакова, а количество записей в файле переменно.

СУБД поддерживают 4 основных операции над базами данных:

· добавить в БД одну или несколько записей;

· удалить из БД одну или несколько записей;

· найти в БД записи, удовлетворяющие заданному условия;

· обновить в БД значения некоторых полей.

Чем больше база данных, тем сложнее и дороже ее эксплуатация и тем больше у нее эксплуатационных режимов, таких, как:

· проверка корректности базы данных;

· подготовка резервной копии;

· восстановление после сбоя компьютера;

· анализ протоколов работы с целью обнаружения попыток несанкционированного доступа и т.д.

Часто информация в компьютере хранится в виде таблиц. При этом часть ячеек таблицы содержит исходную информацию, а часть – производную, которая является результатом различных операций, выполненных над исходными данными.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, созданы электронные таблицы или табличные процессоры

Электронные таблицы (табличный процессор)- прикладная программа, позволяющая автоматизировать труд экономистов, бухгалтеров и других, которым приходится работать с информацией, представленной в виде разнообразных таблиц.

Программа обеспечивает: оформление и вывод на экран заготовки (формы) таблицы, состоящей из К строк и М столбцов; редактирование текстовых и числовых значений в любых ячейках таблицы; вычисление по формулам; построение графиков и диаграмм; статистическую обработку информации; печать на бумагу.

Рабочее поле программы – электронное окно, в котором видна часть таблицы. Основным элементом электронных таблиц является ячейка, которая находится на пересечении столбца и строки.

Структура электронной таблицы определяется количеством столбцов и типом данных, находящихся в ячейках таблицы .

Наиболее известны среди пользователей IBM - совместимых компьютеров электронные таблицы Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, SUPERCALC.

Процессор электронных таблиц Microsoft Excel

1. Окно программы Microsoft Excel

Окно программы содержит все стандартные элементы Window's: зону заголовка, горизонтальное меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строку состояния. Элементы, специфичные для таблицы MS Excel такие:

·Вверху после панелей инструментов имеется строка формул, в которой вводятся и редактируются данные.

·Ниже строки расположены заголовки столбцов, слева – заголовки строк, На их пересечении расположена кнопка, которая служит для выделения всей таблицы.

·Внизу перед строкой состояния размещена строка с ярлычками листов.

2. Основные понятия

Объектом обработки в программе является документ, который хранится в файле с расширением .xls. В терминах таблицы Excel файл называется рабочей книгой. В книге размещается от 1 до 155 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом.

Лист состоит из 16384 строк и 256 столбцов. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, столбцы – буквами латинского алфавита: A, B, ., Z, AA, AB, . IV.

На пересечении строки и столбца находятся ячейки. В ячейку вводятся числа, текст или формулы.

Ячейки имеют адреса, состоящие из обозначения столбца и номера строки: A1, B10. Текущая ячейка, в которую вводится информация, помечена светящимся указателем. Смежные ячейки образуют блок: это либо прямоугольная область, либо часть столбца, стоки, либо ячейка. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием: B13:C19 (прямоугольная область), C1:C10 (столбец), D:F (строка).