Ввод структуры с самого начала

При отображении пустой презентации в обычном режиме и в режиме

структуры кажется, что вы работаете с каким-то гибридом Word и Power Point. Однако на проверку все оказывается очень просто. Но вот о чем действительно следует помнить:

Ø В зависимости от предыдущего введенного уровня структуры сочетания клавиш Ctrl + Enter переключает программу между созданием нового слайда и маркированного элемента. Другими словами, если последний введенный текст был названием слайда, клавиши Ctrl и Enter создает маркированный элемент; если последний введенный текст был маркированным элементом, клавиши Ctrl и Enter создает новый слайд.

Ø После добавления заголовка / маркированного элемента нажатие Enter создает новый абзац, уровень которого совпадает с уровнем предыдущего. Таким образом, если последний введенный текст был маркированным элементом, нажатие клавиши Enter создает еще один элемент; если последний введенный текст был заголовком слайда, нажатие клавиши Enter создает новый слайд.

Ø При необходимости создания структуры с несколькими уровнями иерархии следует пользоваться кнопками Понизить уровень и Повысить уровень на вертикальной панели инструментов Структура:

Ø Щелкните на кнопке Повысить уровень, чтобы поднять абзац в иерархии на один уровень – например, перевести его с уровня 3 на уровень 2;

Ø Щелкните на кнопке Понизить уровень, чтобы опустить абзац в иерархии на один уровень – например, перевести его с уровня 2 на уровень 3 ( кнопка Понизить уровень также может применяться для перемещения заголовка слайда на предыдущий слайд).

Изменение структуры

Когда вы освоитесь с режимом структуры, возьмите его на вооружение приведенные ниже приемы обработки и настройки структуры, созданных заново или предлагаемых в шаблоне или в заголовках другого документа:

Ø Чтобы выделить заголовок слайда в структуре, протащите по нему указатель мыши.

Ø Чтобы маркированный элемент вместе со всеми подчиненными элементами, щелкните мышью на маркере (при этом указатель мыши принимает вид перекрестия со стрелками);

Ø Чтобы выделить несколько последовательных маркированных элементов, удерживайте нажатой клавишу Shift при щелчках (хотя нажатая при щелчках клавиша Ctrl позволяет выделять несмежные элементы списка в других приложениях Office 2000, в Power Point такая возможность отсутствует);

Ø Чтобы выделить целый слайд щелкните на его значке.

Ø Чтобы переместить абзац выделите его и либо перетащите в новое место мышью, либо воспользуйтесь кнопками Переместить вниз и Переместить вверх на панели инструментов Структура.

Ø Пользуйтесь кнопками, на панели инструментов Структура, для изменения уровня элементов и для управления показом структуры на экране.

При работе со слайдами иногда возникает необходимость поменять местами некоторые из них. Это легко можно сделать перетаскиванием нужного слайда в новое место в режиме сортировщика слайдов, однако в обычном режиме перетаскивание на области структуры также работает. Для изменения порядка слайдов:

1. Выделите слайд, который необходимо переместить.

2. Установите указатель мыши на значке слайда и перетащите в новое место. Во время перетаскивания обратите внимание на горизонтальную линию, которая показывает конечное положение перемещаемого слайда в структуре. Чтобы по случайности не вставить слайд внутрь другого слайда, не отпускайте кнопку мыши до тех пор, пока сопровождающая линия не окажется над нужным слайдом или под ним.

Отмена перемещения слайда производится либо командой Отменить в меню Правка, либо щелчком на кнопке Отменить. При перемещение слайдов Power Point автоматически перенумерует их.

Использование Wordдля создания структуры

Для Microsoft Office структура всегда является структурой, независимо от того, была она создана в Power Point или Word. Следовательно, созданную в Word структуру можно легко превратить в набор слайдов, и наоборот. Единственным предварительным условием (со стороны пользователя) должно быть знание стилей заголовков Word, поскольку именно оформленные этими стилями заголовки из документа Word превращаются в маркированные элементы на слайдах Power Point, и наоборот.

Если вы умеете работать с Word, импортирование структуры оказывается простым делом. Если нет – процесс становится несколько сложным: уровни структуры придется позднее настроить с помощью кнопок Повысить уровень и Понизить уровень.

Чтобы использовать документ Word, содержащий стили заголовков как основу для презентации, проделайте следующее:

1. Щелкните на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная Power Point.

2. Выберите вариант авторазметки и щелкните на кнопке OK. Применяемый по умолчанию вариант с титульным слайдом оказывается вполне приемлемым, поскольку Power Point настолько сообразительный, что оставляет оформление титульного слайда на ваше усмотрение и начинает отображать структуру Word со второго слайда.

3. Из меню Вставка выберите пункт Слайды из структуры. Появляется следующее диалоговое окно.

4. Выберите документ Word, который хотите импортировать.

5. Щелкните на кнопке Вставка.

6. После того как Power Point откроет документ Word и создаст презентацию с помощью структуры, воспользуйтесь обычным режимом Power Point для редактирования содержимого презентации, так чтобы каждый слайд не содержал слишком длинный текст.

Для совершения процедуры, обратной описанной – то есть использование

презентации Power Point как основы для документа Word, - вы располагаете несколькими возможностями. А именно: вы можете сделать копию презентации как структуру Word, как набора форматированных слайдов или как комбинацию слайдов и заметок.

Чтобы сделать такую копию презентации Power Point в Word, проделайте следующее:

1. Создайте или откройте презентацию в Power Point, которую вы хотите перенести в Word.

2. В меню Файл перейдите в подменю Отправить и щелкните на пункте Microsoft Word.

Когда презентация откроется в окне Word, ее можно редактировать и сохранять как любой другой документ Word. Если в своей презентации были использованы уровни заголовков, то увидите их в документе Word и можете продолжить их повышение или понижение в режиме структуры Word.

Ввод примечаний

Если с презентациями будут работать другие пользователи, можно снадобить ключевые слайды примечаниями, содержащими инструкции или важную информацию. В Power Point можно в обычном режиме вставить в слайд желтый «блокнот», выполнив команду Примечание из меню Вставка. При этом открывается поле желтого цвета для примечаний с мигающим курсором и вашим именем. С его помощью можно ввести краткий комментарий к данному слайду. Чтобы лучше разглядеть блокнот во время набора текста, рекомендуется воспользоваться списком Масштаб на панели Стандартная и увеличить масштаб до 75% или выше.

Завершив ввод текста, измените размеры «блокнота» так, чтобы примечание поместилось в окне примечания, а затем щелкните любой другой объект на слайде, чтобы «закрепить» примечание. Оно будет присутствовать на слайде во всех режимах до тех пор, пока установлен флажок Примечания в меню Вид. Кроме того, для работы с примечаниями можно использовать панель инструментов Рецензирование; она отображается под панелью форматирования при создании первого примечания.