44.Использование MS Excel для создания баз данных. Приемы ввода информации в базы и ее дальнейшей обработки.

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

· Столбцы списков становятся полями базы данных.

· Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

· Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Microsoft Excel может использоваться как база данных или помогать при создании баз данных.

Базой данных, может быть список Microsoft Excel или база данных Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBase или Paradox, для которой установлен необходимый ODBC драйвер и другие компоненты доступа к данным.

Откройте книгу, в которую будут вводиться данные, которые нужно скопировать в базу данных. Введите названия для вводимых данных. Названия следует вводить в ячейку над или слева от той, которая содержит данные. Эти названия будут использованы как имена полей в базе данных. Выберите команду Мастер шаблонов в меню Данные. Следуйте указаниям мастера.

45. Назначение и основные возможности программы Ms Access. Методика разработки новой базы данных. Приемы создания таблиц и запросов в Ms Access. Использование справочной системы в Ms Access. Порядок ввода и удаления информации в таблицы.

База данных Access содержит все компоненты приложения Access, традиционно база данных считается объектом, который содержит одну или несколько таблиц или индексов. Access просто добавляет собственные таблицы для хранения данных, которые требу­ются ему для поддержки форм, отчетов и других объектов.

Основным объектом в базе данных является таблица. Таблица (table) — это объект, который напоминает лист данных Excel и состоит из набора ячеек, организованных виде строк и столбцов. Строка (row) таблицы (или листа данных по аналогии с Excel) содержит информацию об отдельном объекте.

Запрос (query) — это способ получения выбранной информации из одной или не­скольких таблиц. Почти всегда он может применяться вместо таблиц в формах, отчетах и диаграммах. Хотя обновление таблицы всегда возможно, в определенных обстоятельствах (например, когда запрос выполняется применительно к форме) запрос не может обновляться.

Справочная система вызывается нажатием кнопки на панели инструментов. Можно ввести необходимое слово и по нему будет произведён поиск.

46.Приемы создания форм в MsAccess. Создание кнопок и использование макросов. Использование линий, прямоугольников, графических изображении в формах. Ввод информации в базу данных с использованием форм.

Приложение содержит в первую очередь формы и отчеты. Другие объекты, такие как диаграммы, также относятся к приложению. Access хранит информацию о при­ложении внутри базы данных, используя ряд специальных таблиц, к которым нельзя получить доступ иначе, как посредством использования приложения. Основная идея заключается в том, что поместив всю информацию приложения в базу данных, нужно беспокоиться только об одном файле.

Структура формы

Помните формы, с которыми вы сталкивались во время работы со слиянием? Что ж, Access также имеет формы, но они несколько сложнее. Как правило, форма Access содержит информацию в одной строке/записи таблицы, которая может редактировать­ся. Можно также прокручивать базу данных по одной строке. Другой тип форм представляет данные, использующие фор­мат, подобный электронной таблице. Такой тип формы наиболее похож на тот, кото­рый встречается в листе данных Excel.

Можно также объединить два первых типа форм для отображения одной строки одной таблицы и нескольких строк из другой таблицы в одном и том же окне свойство может пригодиться чаще, чем может показаться. Третий тип форм, называемый switchboard (кнопочная форма), относится к специ-ьным, поскольку не выводит какие-либо данные. Он используется для отображения меню, которые могут запускать различные формы и отчеты, образующие приложение. Эта форма позволяет посредством одного щелчка мыши получить доступ к необходи­мым элементам Access.

47. Приемы создания и использования отчетов в MsAccess. Использование запросов для создания отчетов. Группировка информации в отчетах.

Отчеты создают печатное представление базы данных. Можно напечатать все со­держимое базы данных или только выбранные элементы. Свойство предварительного просмотра используется, чтобы увидеть, как вывод будет выглядеть в действительно­сти, прежде чем отправлять его на принтер. Нет смысла тратить бумагу, печатая от­чет, который не передает то, что должен! Типичное окно предварительного просмот­ра отчета показано на рис. 14.4.

Щелчок на определенной кнопке экрана предварительного просмотра отчета вы­зывает следующие действия:

Просмотр отчета не представляет особой сложности. Просто щелкните в панели переключателей на кнопке рядом с отчетом, который хотите увидеть. Для большин­ства отчетов отображается окно предварительного просмотра печати, позволяя про­смотреть вывод перед тем, как щелкать на кнопке Print (Печать).

Другие отчеты (как правило, те, что используют запросы) перед выводом окна предварительного просмотра могут отображать форму, запрашивающую некоторую информацию. Ввод этой информации зачастую весьма полезен, поскольку позволяет уменьшить объем данных, подлежащих отображению в отчете.

48. Основные возможности юридических информационно-справочных систем (Консультант Плюс, Гарант). Приемы поиска нужных документов в базе и дальнейшей работы с ними.

В настоящее время в нашей стране вокруг правовой информации сложилась целая индустрия. Одним из направлений деятельности в этой сфере стало создание компьютерных справочных правовых систем (СПС). Сформировался рынок СПС. С одной стороны, это профессиональные системы, различные по своему наполнению. Основное назначение таких систем - обеспечение доступа к актуальной информации пользователей с различными финансовыми возможностями, будь то представители крупного, среднего или малого бизнеса. Информация в системах подобного рода обновляется один раз в неделю или ежедневно. Такая оперативность иногда жизненно необходима для пользователей, работающих с правовыми системами по долгу службы. С другой стороны, системы для индивидуального пользования (ежемесячные издания на компакт-дисках), доступные по цене широкой аудитории и позволяющие обращаться к правовой информации по мере необходимости.

Система ГАРАНТ позволяет одновременно работать с несколькими комплектами законодательных документов. При выборе комплекта открывается новое окно, в котором отображаются рубрикаторы, списки, документы из соответствующей базы данных. Поиск документов, работа с закладками и папками и т.д. (при вызове соответствующих команд) производится для того комплекта, информация из которой отображается в текущем окне, а для каждого комплекта ведутся отдельные списки закладок и папки со списками.