Опция Installed on First Use откладывает установку данного компонента вплоть до момента первого обращения к нему в ходе работы Excel 2000. В момент такой отложенной установки в на­копителе должен находиться установочный компакт-диск Mi­crosoft Office 2000. Для отказа от установки указанного компо­нента следует выбрать опцию Not Available. Описанный выбор можно осуществить для каждого компонента отдельно.

Рисунок 9 – Варианты установки компонентов Excel 2000

После нажатия кнопки Install Now программа установки на­чинает копирование выбранных компонентов на диск. По завершении копирования будет выполнена перезагрузка сис­темы и ее переконфигурирование. Через некоторое время на экране появится сообщение об успешной установке выбранных ком­понентов Microsoft Office 2000 и можно приступать к работе с Excel.

1.4 Актуальность темы

Макросы являются одной из незаменимых функцией для пользователей ПК при работе с программами пакета MS Office. Макрос удобен тем что позволяет выводит часто используемую последовательность действий на экран с помощью комбинаций клавиш или кнопки на панели инструментов.

2 ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ

2.1 Запись макросов

Совсем не обязательно вводить инструкции макроса символ за символом. Microsoft Excel 2000 может создать макрос, записывая действия оператора по выбору команд меню, нажатию клавиш и т. д., необходимые для выполнения той или иной задачи.

После записи последовательности действий можно запускать макрос вся­кий раз, когда нужно выполнить эту задачу снова. Такая возможность вос­произведения действий особенно полезна для автоматизации длительных или часто повторяющихся процессов, таких, например, как ввод и форматирова­ние таблиц или печать определенной части рабочего листа.

Процесс записи макроса состоит из трех шагов. Сначала нужно активизировать режим записи макроса и присвоить ему имя. Затем выполнить действия, которые требуется записать, например выбор команд меню, выделение ячеек и ввод данных. После этого необходимо остановить запись макроса.

Описанный процесс можно рассмотреть на примере создания простого макроса, кото­рый вставляет в рабочий лист название и адрес фирмы. Нужно сохранить и закрыть все открытые книги и затем создать новую. Потом выб­рать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) открывшегося окна диалога проверить, что флажок Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter) снят. После этого выполнить опи­санные ниже действия.

1. Выбрать в меню Сервис команду Макрос (Macro) и затем — Начать запись (Record New Macro). (В кратком варианте меню Сервис команда Макрос обычно отсутствует. Для ее отображения необходимо нажать двойную стрелку в нижней части меню.) Excel выведет на экран окно диалога Запись макроса (Record Macro), в соответствии с рисунком 10.

Рисунок 10 – Окно диалога Запись макроса

2. Назначить имя макросу. Можно принять предложенное Excel имя (Макрос1) или ввести другое, в данном случае CompanyAddress.

3. Назначить макросу комбинацию клавиш, введя в поле Сочетание клавиш (Short­cut Key) букву, в данном случае прописную А.

4. Чтобы сохранить макрос в текущей книге, нужно убедиться, что в раскрывающемся списке Сохранить в (Store Macro In) выбран пункт Эта книга (This Workbook). Макрос, сохраненный в личной книге макросов, становится доступен сразу после запуска Excel, в то время как перед использованием макроса, сохра­ненного в любой другой книге, необходимо открыть эту книгу. Оба варианта имеют свои достоинства, о которых вы узнаете позже в данной главе.

5. Ввести краткий комментарий к макросу в поле Описание (Description). Для данного примера написать Ввод адреса фирмы.

6. Чтобы начать запись, необходимо нажать кнопку ОК. Excel выведет в строке состояния сообщение Запись (Recording), и на экране появится панель инструментов Остановка записи (Stop Recording) (В соответствии с рисунком 11) с кнопкой Остановить запись (Stop Recording Macro).

Рисунок 11 – Панель инструментов Остановка записи

7. Выделить ячейку А6 и ввести

Региональная Торговая Компания

Нажать клавишу #П#, чтобы выделить ячейку А7, и ввести

Морская улица 15

Нажать клавишу #П#, чтобы выделить ячейку А8, и ввести

325611 Кузнецк, Россия

Нажать клавишу Enter.

8. Нажать кнопку Остановить запись (Stop Recording Macro) на панели инструмен­тов Остановка записи (Stop Recording) или выбрать в меню Сервис (Tools) команду Макрос (Macro) и затем — Остановить запись (Stop Recording). Этот шаг необходим, иначе Excel будет продолжать запись совершаемых действий бесконечно.

Чтобы проверить работу нового макроса, необходимо очистить лист и нажать клавиши Ctrl+ Shift+ A. Excel запустит макрос и выполнит все действия в той же после­довательности, в которой они были записаны.

2.1 Контроль качества

В некоторых программах электронных таблиц при неправильном вводе слова или при ошибочном выборе команды записываются как сама ошибка, так и действия, связанные с ее исправлением. В отличие от них Excel не записывает действие, пока вы оно его не завершится.

Например, Excel не записывает выделение ячейки, пока не выполнить в ней некоторое действие, например форматирование или редактирование. Подобным об­разом, в макрос не записывается команда меню, которая открывает окно диалога, пока не будет нажата кнопка ОК в этом окне. Если нажать в нем кнопку Отмена, то Excel не включит данную команду в макрос.

2.2 Использование окна диалога Макрос

Чтобы запустить макрос, совсем не обязательно знать назначенное ему соче­тание клавиш. С той же целью можно использовать окно диалога Макрос (Macro).

1. Выбрать в меню Сервис (Tools) команду Макрос (Macro) и затем — Макросы (Macros), чтобы открыть окно диалога Макрос, в соответствии с рисунком 12;

Рисунок 12 – Макросы можно запускать из окна диалога Макрос

2. Выбрать имя макроса и нажать кнопку Выполнить (Run).

В следующем разделе, окно диалога Макрос можно также использовать для просмотра и редактирования макросов.

2.3 За сценой: среда Visual Basic

После нажатия кнопки ОК в окне диалога Запись макроса (Record Macro) Excel вставляет в текущую книгу так называемый модуль (module). При вводе в активном листе названия и адреса фирмы, Excel записывает действия и встав­ляет в модуль соответствующие инструкции Visual Basic.

Но новый модуль не появляется в книге вместе с другими листами. Чтобы его увидеть, в меню Сервис нужно выбрать команду Макрос и затем — Макросы. После этого в открывшемся окне диалога Макрос выделить только что созданный макрос CompanyAddress и нажать кнопку Изменить (Edit). Запустится неза­висимое от Excel приложение, редактор Visual Basic, и появится модуль, содержащий макрос CompanyAddress, в соответствии с рисунком 13.