Жизненный цикл документа в системе документооборота включает следующие основные стадии работы с документом: создание; исполнение; хранение; уничтожение документа

На различных стадиях пользователи системы выполняют над документом множество действий. Совокупность действий, которые осуществляет пользователь на всех стадиях жизненного цикла документа, определяет его роль и функции в документообороте. В ряде случаев понятия роли и функции участника документооборота совпадают.

Пользователь системы как участник документооборота играет в определенный момент времени одну из заранее определенных ролей. Он может иметь одну роль или несколько в зависимости от характера работы над текущим документом и установленного регламента. Например, сотрудник управления выступает в роли автора одних документов, ответственного исполнителя - других, рецензента - третьих, и так далее.

Каждый конкретный документопоток предполагает соответствующее распределение ролей. Практически всегда в соответствие с ролью ставится определенный набор действий и процедур, содержание которых зависит от технологии документооборота. Состав действий для одной и той же роли может изменяться в зависимости от типа обрабатываемого документа.

Для каждого действия определяется система элементарных технологических операций, составляющих содержание действия. Этот набор операций может изменяться в зависимости от параметров и характеристик технологической линии обработки документов.

Автоматизированная система документооборота должна поддерживать на качественно новом уровне следующие процессы:

· создание и генерацию информации;

· сбор, накопление, обработку, хранение и передачу информации;

· поиск, распространение и использование информации.

Такая система является компонентом интегрированной информационной среды как совокупности информационных ресурсов, телекоммуникационной среды и в целом информационной инфраструктуры. Заметим, что мы не будем разграничивать понятия автоматизированной системы обработки документов и автоматизированной системы управления документооборотом, поскольку в современных информационных средах их функции часто объединены.

Типовая компьютерная среда включает следующие основные компоненты:

· средства разработки сообщений;

· корпоративную информационную систему;

· систему документооборота и обработки сообщений.

Проанализируем состав и назначение каждого компонента.

Средства разработки сообщений

К средствам разработки сообщений относятся разнообразные инструментальные системы, при помощи которых создаются электронные сообщения. Типичными средствами этой категории являются текстовые редакторы и электронные таблицы. Все создаваемые этими средствами файлы имеют статус электронных сообщений.

Информационная система

Информационная система включает средства накопления и обработки больших массивов однотипной информации, базы данных и приложений на их основе.

Система документооборота и обработки сообщений

В системе документооборота и обработки сообщений, как было уже указано, следует разделять электронный документ и электронное сообщение. В соответствии с этим разделяют системы электронного документооборота и обмена электронными сообщениями (по составу операций они могут быть близки). Поступающие файлы электронных сообщений должны преобразовываться в формат электронных документов. Последние формируются непосредственно в среде системы документооборота при помощи встроенных специализированных средств.

Между компонентами системы выделяют следующие интерфейсы:

1. Интерфейс между средствами разработки сообщений и информационной системой – определяет способы получения средствами разработки сообщений информации из баз данных информационной системы.

2. Интерфейс между средствами разработки сообщений и системой документооборота и обработки сообщений. Определяет способы взаимодействия средств разработки сообщений, с одной стороны, и системы документооборота - с другой. Передаются проекты документов и копии документов, имеющие статус электронных сообщений, а также сопровождающие их комментарии, замечания и т.д.

3. Интерфейс между информационной системой и системой документооборота. Сообщения формируются в информационной системе при помощи генераторов отчетов и передаются в систему документооборота. Этот интерфейс имеет смысл и в том случае, если рассматривать систему документооборота как составную часть корпоративной информационной системы.

Рассмотрим некоторые основные принципы и правила автоматизированного документооборота.

Система автоматизированного документооборота должна прежде всего осуществлять эффективную обработку и перемещение электронных документов, создавая тем самым физическую среду для информации.

При разработке или выборе технологии обработки документов и управления документопотоками необходимо учитывать ограничения технического характера, связанные:

· с соблюдением стандартов;

· с защитой электронного документа и его реквизитов;

· с обработкой информации в графическом виде.

Международными организациями по стандартизации (ISO, CCIT, ЕСМА) проводится большая работа по унификации электронных документов. В работах по созданию этих стандартов решаются не только технические проблемы согласования различных структурных характеристик документов. Главное заключается в том, что разрабатывается общая модель документа, которая является основой выработки нескольких взаимоувязанных стандартов.

Проблема защиты электронного документа и его реквизитов определяется требованием неизменяемости документа после придания ему юридической силы. Содержимое файла документа и его реквизиты могут быть защищены от несанкционированного изменения путем разработки специальной структуры файла и включения в его состав средств электронной подписи. Такой способ защиты должен быть надлежащим образом сертифицирован, законодательно регламентирован и признан всеми участниками документооборота.

Проблема обработки информации в графическом виде возникает в отношении сканированных образов документов, поскольку выходная информация сканера создается в виде графического файла. Текст в графическом файле не может быть обработан типовыми средствами такими, как текстовые процессоры или СУБД. Кроме того, графические файлы имеют большие размеры. В настоящее время существуют компьютерные системы, позволяющие обрабатывать большие объемы графической информации за приемлемое время, однако из-за высоких требований к их характеристикам стоимость таких систем достаточно высока.

С позиций повышения эффективности и снижения ресурсоемкости сегодня наибольший интерес представляет решение оптимизационных задач, которые существенно сдерживают процесс перехода управления документооборотом на качественно новый уровень.

Оптимизационный характер ряда задач построения систем документооборота вытекает из основных технологических требований к документообороту. [3]

Таблица 1

Требования, предъявляемые к документообороту