В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

8.4. Редактирование списков.

Вызовите директиву Form из меню Data. Если Вам известно, где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторого критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях ввода. Если по какой-то причине надо отменить изменение, то щелкните по командной кнопке Restore. Однако, кнопка Restore функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel запоминает содержимое полей ввода в таблице.

Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопке Delete. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление. При утвердительном ответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы сдвигаются на одну строку вверх.

8.5. Автоматический фильтр.

Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем опцию AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то нужно выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

8.6. Комбинированная фильтрация.

Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в этом меню нужную логическую операцию, например, "больше или равно" (>=). В первом поле ввода укажите некоторое число или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например, там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK, тогда в таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному логическому условию. В данном примере, если оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

8.7. Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Sort by этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями.

9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

9.1. Опорные таблицы.

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных. Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка, если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк, поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.