Создание списка

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером.

В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.

Для того чтобы создать список необходимо выполнить Формат\Список.

С помощью соответствующих вкладок можно создать нумерованный, маркированный и многоуровневый список. Примером многоуровневого списка может послужить список в Приложении 4, а маркированный список можно увидеть в данной работе (Общие сведения. Открытие документа).

Вставки

Текстовый редактор Microsoft Word 97 позволяет вставлять в документы различные объекты (документы других приложений Microsoft Windows 95). Это могут быть не только документы программ, входящих в пакет Microsoft Office 97, но и практически любые другие объекты: графические, текстовые, музыкальные, видеозаписи и т.д. Вставку какого-либо объекта можно осуществить, выполнив Вставка\Объект, а затем выбрать приложение, документ которого необходимо вставить. Можно также воспользоваться буфером обмена.

Рассмотрим наиболее часто используемые вставки.

Вставка диаграммы Microsoft Excel

Диаграмму, созданную в приложении Microsoft EXCEL можно вставить в активный документ Microsoft Word следующим способом:

1. выделить таблицу в программе Microsoft Excel;

2. скопировать ее в буфер обмена (Ctrl+C);

3. перейти в Word (активизировать окно программы);

4. установить курсор на то место, куда необходимо вставить объект;

5. вставить объект (Shift+ins).

Текстовый редактор Microsoft Word 97 позволяет изменять размеры вставленной диаграммы, что помогает разместить ее на странице в соответствии с пожеланиями пользователя. Те же операции необходимо проделать, чтобы вставить в документ таблицу Microsoft Excel (Приложение 5)

Вставка рисунков

Вставку рисунка можно осуществить выполнив:

· Вставка\рисунок\картинки. В этом случае будет предложена библиотека картинок пакета Microsoft Office 97;

· Вставка\рисунок\из файла. Диалоговое окно предлагает Вам выбрать файл с рисунком;

· Можно проделать операции с буфером обмена, аналогичные вставке диаграммы Microsoft EXCEL;

· Если нужно ввести рисунок со сканера, необходимо выполнить Вставка\рисунок\со сканера. В этом случае загрузится программа Microsoft Photo Editor, входящая в пакет Microsoft Office 97.

· Если необходим элементарный рисунок его можно создать, выполнив Вставка\рисунок\автофигуры.

Вставленный объект можно изменять, щелкнув дважды левой клавишей мыши, либо выполнив КМ\Изменить. Пример вставки графического объекта (графический редактор Paint) можно увидеть в Приложении 2 (логотип), а пример применения автофигур - в Приложении 6.

Создание таблицы

Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документе. Таблица позволяет красиво разместить абзацы друг относительно друга или относительно иллюстраций. Табличные данные вводятся в ячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можно поместить любой объект документа: текст, графику и т.п. На пишущих машинках таблицы создают с помощью табуляции и абзацных отступов, что требует больших затрат времени. Текстовый редактор позволяет автоматизировать процесс создания таблиц.

Чтобы вставить пустую таблицу в документ, курсор устанавливается в позицию вставки, а затем можно следовать тремя путями:

3 Выбрать команду Добавить таблицу в меню Таблица. В окне Вставка таблицы в соответствующих полях задать число столбцов таблицы, число строк и ширину столбца (запись Авто означает, что будут созданы столбцы одинаковой ширины между левым и правым полем страницы). Незаполненная таблица будет вставлена в документ после нажатия кнопки ОК.

3 Нажать кнопку Вставить таблицу на Стандартной панели инструментов. Появится окно, в котором, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить квадраты, определяющие количество строк и столбцов в создаваемой таблице (максимальный размер таблицы 4×5).

3 Выбрать Нарисовать таблицу в меню Таблица. Мастер рисования таблиц позволяет путем перемещения мыши с нажатой кнопкой создавать таблицы самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными и объединенными ячейками.

Для изменения ширины столбца или таблицы указатель мыши устанавливается на линии границы столбца и перемещает ее на требуемое расстояние, удерживая нажатой кнопку мыши.

С помощью меню Таблица и контекстного меню с таблицей можно осуществить следующие преобразования:

q удалить (добавить) ячейки (столбцы, строки);

q объединить (разбить) ячейки;

q выровнять (или задать) высоту строк (ширину столбцов);

q осуществить сортировку по алфавиту;

q задать формулу для ячейки;

q изменить границы и заливку таблицы;

q осуществить автоформат таблицы.

При оформлении таблицы можно использовать один из стандартных стилей или можно самому задать, какие следует провести границы при печати, какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Команда Автоформат в меню Таблица позволяет использовать стандартные стили, цвет и заливку для профессионального оформления таблицы.

Рассмотрим создание таблицы на примере создания штатного расписания для бизнес-плана (Приложение 7). Данная форма создавалась по следующим шагам:

1. Таблица\Добавить таблицу. В поля для ввода: 6×12;

2. С помощью мыши задается нужная ширина столбцов;

3. Командой Таблица\Объединить ячейки соединяются первые две ячейки в 1-ом, 2-ом и 3-ем столбце и первые ячейки 4-го, 5-го и 6-го столбцов;

4. Командой Границы и заливка . контекстного меню задается соответствующее графическое оформление таблицы;

5. В ячейки таблицы вводится текст.

В результате данные имеют строгое распределение, достигается удобство работы с документом.

Дополнительные возможности

Текстовый редактор Microsoft Word 97 содержит множество функций, позволяющих облегчить работу пользователя, максимально автоматизировать процесс создания документа. Рассмотрим некоторые их них.

Проверка правописания

При вводе текста даже у самого опытного наборщика (а тем более у любителей, а именно к ним относятся студенты) могут появляться орфографические и пунктуационные ошибки. Обычно, на поиск и исправление таких ошибок пользователь затрачивает уйму времени. В программе Microsoft Word 97 существует такая функция как проверка правописания. Запускается она нажатием клавиши F7 и может осуществляться как во всем документе, так и выделенной его части. При желании, можно задать автоматическую проверку правописания при вводе текста Сервис\Параметры\вставка Правописание, здесь же можно задать и другие параметры проверки правописания. Word содержит большой встроенный словарь и свод правил русского языка. При обнаружении орфографической или пунктуационной ошибки Word предлагает варианты правильного напесания (в этом месте он подчеркнул красной линией слово «напесания», а контекстное меню предложило два варианта на выбор: «напевания» и «написания»).