Нередко инвентаризационные комиссии обнаруживают материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, запасные части и другие ценности, непригодные к использованию. В этих случаях нужно проверить, составляются ли на них отдельные инвентаризационные описи, приводит ли инвентаризационная комиссия эти ценности в состояние, непригодное для дальнейшего использования (лом, отходы и др.), при списании их с разрешения администрации, приходуются ли полученные от них отходы по цене возможного использования.

В акте инвентаризационной комиссии должно быть указано, что списанные производственные запасыи уничтожены и полученные при этом отходы сданы на склад, а в решении инвентаризационной комиссии отмечается, за чей счет нужно списать эти материалы. Правильность отнесения материального ущерба на виновных лиц или списания их за счет производства ревизор провернет по записям в журнале-ордере № 10/1 и другим учетным регистрам.

Одной из задач ревизии сохранности производственных запасов является проверка организации контроля за деятельностью материально ответственных лиц. Такой контроль проводится работниками бухгалтерии предприятия, отдела снабжения и отдела сбыта, а также членами постов и групп народного контроля предприятия.

2.5 Ревизия операций по движению производственных запасов и их использованию в производстве

Правильная и четкая организация приемки и отпуска производственных запасов содействует сохранности и бесперебойному снабжению ими производства. Поступление производственных запасов на предприятия осуществляется главным образом от поставщиков, от своих вспомогательных производств и прочих источников (от ликвидации основных средств, при списании пришедших в негодность малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.).

В соответствии с договорами поставки поставщики в установленное время отгружают материальные ценности предприятиям-покупателям, после чего поставщик выписывает и высылает покупателю счет и транспортные документы. Таким образом, поступление материальных ценностей от иногородних поставщиков контролируется на основании выписанных ими счетов и приходных документов предприятия-получателя.

Для контроля за поступлением и оприходованием производственных запасов, отправленных в адрес предприятия или закупленных у местных поставщиков, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счета или отказа от акцепта в отделе снабжения ведется журнал учета поступающих грузов (форма № М-1). В нем указывается регистрационный номер, дата поступления счетов и транспортных документов поставщика, номер транспортного документа, дата счета, вид груза, сумма счета поставщика, расписка должностного лица в получении транспортных документов, дата и номер приходных документов, которыми оформлена их приемка получателем, дата и номер запроса о розыске груза при его непоступлении в сроки, установленные уставом соответствующего вида транспорта, и др.

По записям в журнале учета поступающих грузов ревизор может определить, какие поставки осуществлены в проверяемом периоде. По данным журнала-ордера № 6 или табуляграммы поступления материальных ценностей oт поставщиков и на склады предприятия, а также по приходным документам складов и других мест хранения можно установить количество поступивших материалов.

Прибывшие в адрес предприятия производственные запасы принимаются от транспортных организаций экспедитором (или другим уполномоченным лицом). Получатель тщательно осматривает груз до начала приемки. При выявлении фактов повреждения пломб, тары и других нарушений, вызывающих сомнения в сохранности грузов, экспедитор должен потребовать от транспортной организации проверки груза и в случае недостачи или порчи его составления коммерческого акта на величину недостачи. Коммерческие акты служат основанием для предъявления претензий транспортным организациям на возмещение нанесенного ущерба.

Иногда обнаруживают нарушения условий поставки после вскрытия транспортных средств. В этом случае для приема материальных ценностей создается комиссия с обязательным участием в ней материально ответственного лица (заведующего складом) и представителя поставщика или незаинтересованной стороны. Комиссия составляет акт о приеме материалов (форма № М-7) в двух экземплярах. Факт приема и оприходования производственных запасов подтверждается подписью заведующего складом. Один экземпляр акта используется при предъявлении претензии поставщику, а второй — для учета движения производственных запасов. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (так называемая неотфактурованная поставка).

Ревизор обязан проверить, своевременно ли и правильно ли составляются коммерческие акты и акты приема материалов, не было ли случаев нарушения действующего порядка составления указанных актов, в результате чего предприятие вынуждено было принять недостачу материальных ценностей или продукцию ненадлежащего качества на свой счет, потребовать объяснения у виновных лиц об обстоятельствах допущенных нарушений.

При отсутствии расхождений во время приемки грузов экспедитор доставляет полученные от транспортных организаций материальные ценности на склад предприятия, где они приходуются по приходным ордерам (формы № М-3 и М-4). Если поставщик отправляет материальные ценности автомобильным транспортом, то они приходуются на основании второго экземпляра товарно-транспортной накладной (формы № М-5, М-5а, М-6 и М 6а).

Материальные ценности от местных поставщиков получают на основании выданных экспедитору или другому доверенному лицу доверенности форм № 2 или 2а и наряда или извещения, счета, спецификации и других документов.

Ревизор должен установить, как предприятие соблюдает порядок выдачи доверенностей на получение материальных ценностей и отпуска материалов по доверенностям в соответствии с инструкцией.

При ревизии проверяется, пронумерованы ли все листы в книжке доверенностей и имеется ли на последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера надпись «В настоящей книжке пронумеровано … листов»; оформлены ли приказом лица, уполномоченные руководством и главным бухгалтером предприятия подписывать доверенности; правильность оформления доверенностей, т. е. полное заполнение всех реквизитов, отсутствие исправлений, помарок и подчисток; не было ли случаев выдачи доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии. Проверяется также правильность установления сроков действия доверенностей (до 15 дней, а при плановых расчетах с поставщиками — до одного месяца, по разрешению заинтересованных министерств — до квартала); проводится ли регистрация выданных доверенностей в корешках книжки доверенностей, а по форме № М-2а — в журнале учета выданных доверенностей (форма № М-26); не выдаются ли новые доверенности лицам, не отчитавшимся в использовании ранее полученных доверенностей, по которым истек срок действия; возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия и делаются ли об этом отметки в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей и, наконец, сдает ли доверенное лицо после каждого получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им материалов.