Бухгалтерский учет по валютным счета организации и операциям в иностранной валюте ведется в дублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банке Российской Федерации на дату совершения операции.

При определении учетной политике предприятия утверждается порядок контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, а также другие решения, необходимые для организации контроля, в том числе правила документооборота и технология.

К правилам документооборота относятся порядок движения первичных документов, которые являются основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций. Они должны соответствовать требования Положения от 29 июля 1985 года N 105 “О документах и документообороте в бухгалтерском учете”. А именно:

- первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило в момент совершения операции;

- первичные документы создаются на бланках типовых и типовых межведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разработанными и утвержденными министерствами и ведомствами.

В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на ЭВМ. При этом должны соблюдаться требования, предъявляемые Положением “О документах и документообороте в бухгалтерском учете” Согласно этого Положения первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления;

в) содержание хозяйственной операции;

г) измерители хозяйственных операций (в количественном и стоимостном выражении)

д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичных документах могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основанием для совершения хозяйственных операций, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение длительного времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу материальных ценностей, должно быть ограничено.

Подписи лиц, ответственных за состояние машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом автоматизации, позволяющих однозначно идентифицировать подписи соответствующих лиц.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксируются факты совершения кассовых операций, операции с товаро-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяется Законом Российской Федерации “О бухгалтерском учете”, Положением “О ведении кассовых операций”, правилами Центрального банка России и другими нормативными актами.

В случаях, установленных законодательством, бланки форм первичных документов могут относится к бланкам строгой отчетности. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, устанавливают министерства и ведомства в соответствии с указаниями Госкомстата Российской Федерации, Министерством финансов Российской Федерации по вопросам унификации форм первичных документов и отнесении их в необходимых случаях к документам строгой отчетности.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

В соответствии с Законом “О бухгалтерском учете” запрещается принимать к исполнению и оформления первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для приятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отмену, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записей в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документ, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышения уровня механизации и автоматизации учетных данных.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы(см.: табл. 1.3 стр. 20), или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Таблица 1.3.

Пример графика документооборота по

предприятию, учреждению.