В результате на экране появится окно База данных Деловые Бумаги

Кратко охарактеризуем поля Карточки реквизитов и приведем примеры поиска документов с ис­пользованием этих полей.

Поле Тематика. Словарь этого поля представляет собой рубрикатор, который был разработан спе­циально для рассматриваемой системы. Он является основанием для классификации, как по виду дея­тельности, так и по видам документов (отчетность, документы по инвентаризации, организационные, рас­порядительные документы и т. д.). Практика показывает, что такое "смешение" оправдывает себя в рам­ках системы с подобной информацией.

Для просмотра и выбора рубрики необходимо дважды щелкнуть мышью по полю Тематика и в появившемся диалоговом окне выбрать необходимую рубрику.

Рассмотрим пример поиска с использованием поля Тематика. Например, давайте найдем шабло­ны Деловой переписки. Для этого:

1. В поле Тематика выберем рубрику Деловая переписка (щелкнув два раза по полю мышью).

2. В появившемся окне Тематика найдем рубрику Деловая переписка, затем в этом окне щелкнуть по кнопке Выбрать

3. В результате, в окне База данных Деловые Бумаги отображается количество документов соответствующих запросу (в нашем случае - 28 документов).

4. Нажмем кнопку – Поиск в окне База данных Деловые Бумаги

5. В результате получаем список документов, соответствующих запросу.

6. Для входа в текст требуемой формы необходимо дважды щелкнуть клавишей мыши по выбранно­му документу (например, письмо иностранному партнеру). В результате на экране появится форма пись­ма, предлагаемая системой.

Поле Тип документа. Значениями этого поля являются типы документов, а именно: договор, справка, заявление, отчет, расчет, протокол и т. п. Использование данного поля позволяет сразу ограничивать список требуемых документов, если известен тип документа. Например, необходимо найти форму прика­за о проведении инвентаризации имущества. Для этого:

1. В поле Тематика выберем рубрику ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

2. Поле Тип документа введем или выберем из списка (после двойного нажатия на поле Тип доку­мента) слово ПРИКАЗ,

3. Нажав кнопку поститЕ«*)к*|РЭ| , найдем документ Приказ о проведении инвентаризации, форм № ИНВ-22.

4. Дважды щелкнув мышью по документу "Приказе .", войдем в документ…

Поле Разработчик Значениями этого поля являются либо названия органов власти, которые разработали или утвердили соответствующий документ (например, Министерство финансов РФ), либо названия профессиональных объединений или фирм, предоставивших соответствующие документы.

Данное поле удобно при поиске, когда надо найти утвержденную форму, но известен лишь орган утвердивший ее. Поиски по этому полю проводятся аналогично описанным выше.

Поле Источник. Значениями этого поля являются либо название профессионального объединен! Или фирмы, предоставивших документ, либо наименование официального документа, которым введена форма документа Например, необходимо найти формы отчетности, введенные Постановлением Госкомстат РФ от 08.08.96 № 96. Для этого:

1. Войдем в словарь поля Источник, нажмем кнопку Найти ., зададим поисковое выражение ГОСКОМСТАТ РФ ОТ 08.08.96, проверим направление поиска Вниз и нажмем кнопку Искать. Выбер* Постановление Госкомстата РФ № 96.

2. Сформируем список документов по данному запросу.

Для просмотра формы необходимо дважды щелкнуть мышью по найденному документу.

Поле Дата последнего из­менения. Это попе введено по просьбам пользователей. Значе­ниями поля являются даты последнего изменения текста соот­ветствующего документа. Данное поле, в частности, позволяет найти документы, измененные после какой-то даты. Поиск осу­ществляется способами, описан­ными выше.

Поле Текст. Данное поле по­зволяет осуществлять контекст­ный поиск по текстам документов. Работа с ним ничем не отличает­ся от работы с полем Текст до­кумента СПС Консультант Плюс.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Список использованной литературы.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

2. В. И, Максимович, Г.Ю. Берестова, Секретарское дело № 4/ 2003 «Принципы автоматизации делопроизводства» стр. 24-26.

3. В.Э. Баласанян, Секретарское дело № 2/ 2002 « Использование электронной почты» стр. 46-49.

4. Г.А. Серова, Секретарское дело № 2/ 2002 « Применение компьютерных технологий» стр. 52-61.

5. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 2/ 2002 «Работа с программой Microsoft Word» стр. 61-66.

6. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2002 «Работа с программой MicrosoftExcel» стр. 35-42.

7. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2003 «Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс» стр.50-57.

8. www.allbest.ru, www.peferat.ru.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

(рис.1)

(рис.2)

Продолжение приложения 1

(рис.3)

(рис.4)

Продолжение приложения 1

(рис.5а)

(рис.5б)