- через меню Данные - Ито­ги указать параметры для вычис­ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп­цию Заменить текущие итоги.

В результате добавился но­вый вид промежуточных итогов:

Для продолжения работы с этим документом отмените струк­турирование данных.

Отмена структуры данных

Для выполнения данной опе­рации требуется:

- активизировать любую ячейку, относящуюся к структури­рованной области документа;

- в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать все.

Рассмотрим на этом докумен­те ряд возможностей, которые предоставляет Ехсеl по анализу и организации данных.

Скройте временно столбец Стоимость упаковки (столбец О).

Создайте дополнительно два столбца - День недели и Объем поставки - в документе "Поступления на склад":

Для ячеек столбца День неде­ли составьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедельник, вторник ) из даты поступления товара на склад (столбец Дата).

Активизируйте первую рабочую ячейку столбца День недели (А5).

Используя встроенные функ­ции, составьте формулу:

= ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница";

ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье")))))).

Функция ДЕНЬ НЕД вычисля­ет порядковый номер дня недели из даты, которая является аргу­ментом функции.

Скопируйте формулу в осталь­ные ячейки столбца День недели.

Отсортируйте записи доку­мента по Дате.

Теперь требуется отсортиро­вать записи документа по столб­цу День недели. В чем заключа­ется особенность?

Если воспользоваться стан­дартной сортировкой по убыва­нию или возрастанию, то записи будут отсортированы в следую­щем порядке: воскресенье, втор­ник, понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается в сортировке записей в порядке чередования дней в не­деле: понедельник, вторник, сре­да, четверг, пятница, суббота, вос­кресенье.

Нестандартный порядок сор­тировки называется пользова­тельским.

Пользовательский порядок сортировки

Для выполнения данной опе­рации требуется:

- активизировать любую ячейку табличной части докумен­та, записи которой необходимо от­сортировать;

в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по полю День недели и нажать кнопку Параметры;

- в меню Параметры сорти­ровки в окне Сортировка по пер­вому ключу выбрать вид списка, на основе которого будет выполнят­ся сортировка.

Как создаются пользователь­ские списки?

Создание пользовательс­ких списков

Для выполнения данной опе­рации требуется:

- в меню Сервис Парамет­ры перейти на закладку Списки;

- в окне Списки активизиро­вать строку Новый список;

- в окне Элементы списка пе­речислить значения списка или указать интервал ячеек, значения которых можно использовать для составления списка;

- нажать на кнопку Добавить.

Итак, сортировка по дням не­дели выполнена. Для чего со­здавался этот столбец? Для проведения анализа в какой день недели больше всего по­ступает товаров.

Для реализации этой задачи требуется произвести следую­щие действия:

- структурировать таблицу по столбцу День недели;

- свернуть все рабочие стро­ки промежуточных итогов;

- выполнить сортировку по сумме.

Пример формирования ин­тервального условия:

- активизировать первую ра­бочую ячейку из столбца Объем поставок;

- составить формулу опреде­ления уровня объемов:

= ЕС Л И(О5< 100; "низкий"; ЕСЛИ(И(05>=100;05<=400); "средний"; "высокий")),

особенность которой заключа­ется в использовании логической связки И (логическое И) для за­дания интервала значений;

- скопировать формулу в ос­тальные ячейки столбца.

В результате документ будет иметь следующий вид:

Интервальные условия

Вернемся к столбцу Объем поставки. Для ячеек этого столб­ца требуется составить формулу, которая будет определять уровень поставки по правилу:

Подготовлены образцы документов на регистрацию поступающих товаров и отгрузку товаров со склада. (см. приложение 2)

СПРРВОЧНО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА (СПС)

Консультант Плюс

Любой руководитель нуждает­ся в помощнике - секретаре, ко­торый отвечает не только за де­лопроизводство, но и берет на себя организацию информацион­ного обслуживания, используя в своей профессиональной дея­тельности современную компью­терную технологию. На помощь секретарю для решения этого вопроса приходит справочно-пра­вовая система Консультант Плюс, содержащая в подсистеме Деловые Бумаги электронные библио­течные образцы и шаблоны типо­вых документов.

В статье предлагается рас­смотреть функциональные воз­можности системы, знание и умение работать с системой Консультант Плюс.

Основные функции, которые делают систему так не­обходимой в работе секретаря:

- представлены многие типо­вые формы, используемые в по­вседневной деятельности пред­приятия;

- представлены документы, из которых пользователь может выб­рать стандартные фразы, абзацы или целиком пункты при состав­лении своих собственных доку­ментов;

- дает возможность секрета­рю, у которого есть свой вариант документа, сравнить его с анало­гичным документом в системе и использовать из него формули­ровки, которые сделают разраба­тываемый документ более коррек­тным и полным.

В систему также включены общеупотребительные формы и документы, проверенные време­нем и практикой делового обо­рота, например гарантийные письма. Определить первоисточ­ник таких документов весьма про­блематично. Представленные в системе документы можно разделить на две категории: официально утвер­жденные формы документов и нео­фициальные формы документов. ( см. приложение 3)

Документы представлены в системе в виде шаблонов (неза­полненных форм) или в виде об­разцов (заполненных форм). Если имеются инструкции или реко­мендации по заполнению формы или у документа есть приложения, то это указывается в виде гипер­текстовой ссылки.

Если типовая форма была из­менена, то и в системе форма из­меняется. При этом указывается дата редакции официального до­кумента. Другими словами, в сис­теме всегда представлена после­дняя редакция формы документа.

Запуск систе­мы осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку про­граммы Консультант Плюс на ра­бочем столе. На экране появляется окно системы Консультант Плюс, в кото­ром пользователям предлагается база Деловые Бумаги. Если щелкнуть мышью по вкладке Все системы, то можно увидеть:

1. Справочно-правовые системы по федеральному законодательству;

2. Справочно-правовые систе­мы по региональному законода­тельству;

3. Справочная правовая система по международному праву;

4. Справочные системы под­держки принятия решений.

Для выбора Базы Деловые Бумаги необходимо:

в окне Системы Консультант Плюс подвести курсор мыши к названию базы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу.