Содержание

Введение

1.Тайный смысл совещаний и порядок их проведения.

1.1 Ваша личная повестка дня.

1.2 Основные задачи деловых совещаний.

1.3 Основные правила ведения делового совещания.

2. Два стиля проведения деловых совещаний.

2.1 Стиль руководства.

3. Менеджер и заседания : практические советы и рекомендации.

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Деловые встречи и совещания имеют важное значение. Они доказывают, без скольких менеджеров ваша компания может обойтись. Совещания необходимы и то, как вы себя ведёте на важных совещаниях, достаточно говорит о вашем стиле и личности, а также о том, что касается вашего должностного поведения. Иными словами, честны ли вы, откровенны и достойны ли доверия? Проявляете ли вы ясность мышления и уравновешенность при принятии решений? Отсутствие этих составляющих во время совещания производит на людей скверное впечатление. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников. Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными. Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

1.Тайный смысл совещаний и порядок их проведения.

Согласно данным Уинстона Флетчера в его работе «Совещания и собрание», руководитель среднего уровня проводит 3,5 часа в неделю на официальных встречах и консультациях. Британские же исследования отмечают, что наши английские собратья тратят половину рабочего времени на всякого рода официальные и неофициальные дискуссии. Неудивительно, что выше ваше служебное положение, тем больше вероятность присутствия на очередном совещании. Мало того, по оценкам исследователей, лишь одно из десяти совещаний является продуктивным. Важные совещания не должны быть тренировочной площадкой. Необходимо позаботится о том, чтобы знать, что и как делать, прежде, чем обратиться к начальнику, клиентам или сотрудникам. Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению её эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Хотя большинство руководителей организаций осознают всю необходимость и эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют психологией проведения совещаний, методами делового общения. Практически каждый из членов управленческого аппарата может привести пример совещания, на котором он присутствовал, где неправильная подача информации, монотонный голос и вся окружающая обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или подушке.

Какие же правила необходимо использовать для избежания подобного явления? Рассмотрим этот момент подробнее.

1.1 Ваша личная повестка дня.

При стремлении произвести сильное впечатление вы должны иметь ясное представление о том, чего хотите добиться.

Необходимо помнить о том, что у каждого присутствующего на совещании имеется своя повестка дня, и от того, насколько хорошо вы подготовлены – это касается одежды, манеры поведения, информированности, выразительной жестикуляции,- будет зависеть, возобладает ли именно ваша схема проведения этого мероприятия. Чтобы выглядеть хорошо и произвести положительное впечатление на совещании необходимо:

Знать предмет. Одна из причин того, что большинство собраний непродуктивно, состоит в том, что не достигается концентрации внимания на главной теме. Ответственность за это частично несут те, кто не знаком с предметом обсуждения и отклоняется от темы. Поэтому нужно получить повестку дня (использовать все возможности и достать её окончательный вариант) и поработать над ней дома. Отыскать другие доклады на эту тему и сопутствующие сведения, и заранее их просмотреть. Это может иметь смысл, когда например, на основе текущей информации потребуется доказать справедливость стратегии компании, внедряющей малозначимые, на ваш взгляд, для основного производства нововведения. Однако успеха можно не достичь, если не будем при этом знать, что десять лет назад некая компания уже попыталась пойти по похожему пути и в результате едва не обанкротилась.