Знать игроков. Накануне игры футбольные тренеры просматривают видеозаписи, запечатлевшие их противников. Необходимо сделать тоже самое, но мысленно. Узнать, кто будет присутствовать на совещании, и построить своё поведение в соответствии с их индивидуальным стилем и взглядами. Попробовать разузнать, кто станет вашим союзником, а кто- оппонентом. Затем вычислить нейтральную сторону и постараться переговорить с её представителем до проведения мероприятия с целью перетягивания на свою сторону.

Избегайте речей. Плохое совещание сродни сессии Конгресса, когда несвязные речи, которые никто не слушает, сменяют одна другую. Оставьте импровизированную трибуну, никогда не разглагольствуйте и не произносите бессвязных речей.

Быстро переходите к сути дела и динамично развивайте свою мысль. Обычно слушатели начинают вникать в смысл сказанного через десять секунд после начала выступления. Чтобы привлечь внимание людей и возбудить интерес, сразу же следует очертить суть вопроса, и потом развить свои мысли. Не следует начинать со слов типа: « Утром, по пути сюда, я размышлял…» и тому подобных ненужных пассажей. Лучше сказать: « Полагаю, мы должны рассмотреть возможность разделиться на два отдела. И вот почему…».

Болтовня. Придя на пару минут пораньше, поболтай те о том о сём, для установления доброжелательного и благоприятного фона предстоящего обсуждения. Нет ничего хуже, чем опоздать,- с тем же успехом можно повесить себе на грудь табличку с надписью « не готов».

Допустимые вольности. Некоторые уместные проявления юмора и вдохновения пойдут на пользу: «Всякий, кто находчив и вообще быстро всё схватывает, чаще одерживает верх над другими участниками совещания, которые попросту дремлют»- говорит Флетчер.

Играйте по правилам. Всё больше компаний используют необычный формат совещаний по совету внештатных консультантом, специализирующихся на творческих подходах к их проведению. Некоторые из этих методов очень остроумны. Не следует противиться новым подходам, даже если они побуждают к совершению каких-то несуразностей. Руководство покоробит отрицательная реакция на это, в особенности, если он потратился на внештатного консультанта. На публике всегда поддерживайте новее методы, а если считаете происходящее абсурдом, признавайте это после мероприятия и один на один.

Больше позитива при минимуме негатива. Порой легче всего поступить так: отвергнуть чьи-то идеи, найти в планах изъяны и задаться вопросам, кто же это такое придумал. Это начинаешь понимать по аналогии со строительством дома: разрушить легче, чем построить. Однако люди, обладающие стилем, знают, что гораздо выгоднее и приятнее представлять собой позитивную силу во имя перемен. Если же вам не по нраву, то хотя бы не занимайтесь критиканством и предлагайте альтернативные и более удачные решения.

Харизма вам к лицу. Все мы имеем дело с людьми, которые отличаются бестолковостью и чванством, это вредит их имиджу и не идёт на пользу вам. При общении с ними, старайтесь выказать симпатию, сочувствие, вежливость и вызвать энтузиазм- излучить свою харизму.

Это не значит , Что вы должны быть чем-то вроде перекати-поля. Просто ведите себя соответственно обстановке и высказывайте свою внутреннюю сущность деликатно, только когда это необходимо.

1.2 Основные задачи деловых совещаний.

Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор.

3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».

7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе. Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов б) определение проблемы в) определение целей г) изложение мыслей д) готовность к действию.

1.3 Основные правила ведения делового совещания. Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.

Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание. Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.