Формула может из следующих элементов:

- чисел (целая и дробная части разделятся точкой);

- знаков арифметических операций ("+" - сложение, "-" - вычитание, "*" - умножение, "/" - деление);

- круглых скобок "("и")", определяющих порядок вычисления выражения;

- макроимен, используемых для ссылки на суммы предыдущих проводок, сумму операций, остатки и обороты по счетам и т.д.

Наиболее часто используются следующие макроимена:

X - результат предыдущего выражения;

Xo - сумма операции (сумма, которая вводится в первой строке при

выборе типовой операции);

Xn - сумма проводки с номером n в данной типовой операции;

CHnD.m - значение параметра с номером m субконто, выбранного в дебите проводки с номером n (CH1D.2 - значение второго параметра субконто, используемого по дебету проводки с номером 1);

CHnК.m - значение параметра с номером m субконто, выбранного в кредите проводки с номером n (CH2К.1 - значение первого параметра субконто, используемого по кредиту проводки с номером 2);

Кn - константа с номером n (из справочника констант, функция "Операция" команда "Константы");

CHDn - сальдо начальное дебитовое по счету n;

CHКn - сальдо начальное кредитовое по счету n;

CКDn - сальдо конечное дебитовое по счету n;

CККn - сальдо конечное кредитовое по счету n;

DОn - оборот по дебиту счета n;

КОn - оборот по кредиту счета n;

ОБn,m - оборот в дебит счета n с кредита счета m; (n, m - номер счета или номер счета с субсчетом, разделенной точкой);

CHDn:m - сальдо начальное дебитовое по счету n по субконто m;

CКDn:m - сальдо конечное дебитовое по счету n по субконто m;

Для любой типовой операции можно задать форму первичного докумен та или откорректировать существующую. Это позволит при вводе типовой операции сформировать и распечатать соответствующий документ.

2.5. Установка рабочего периода, интервала операций, перенос операций, закрытие периода и удаление данных.

Установка рабочего периода

Для установки рабочего периода необходимо выбрать команду Расчет итогов пункта меню Отчетность. Выделить курсором поле с рабочим периодом, нажать клавишу Enter и вести новые значения номера квартала и год. Нажать клавишу Esc. После этого можно войти в журнал операций и вводить там проводки за указанный квартал. Если нужно ввести или исправить проводку за предыдущий квартал, необходимо сначала исправить рабочий период на нужный . Только после этого можно вносить изменения в журнале операций за предыдущий квартал. Чтобы вернуться к текущему кварталу, надо изменить рабочий период на нужный.

Интервал операций

Интервал операций предназначен для ограничения просмотра списка операций ( например, текущим месяцем, текущим кварталом, текущим и прошедшим кварталами, всем годом). Интервал можно задавать, выбрав из пункта главного меню Операции команду Интервал операций или из журнала операций нажатием клавиши F7.

Интервал видимости операций задается в месяцах. Окно установки интервала представлено в виде меню (см. рис.10). Для перехода по позициям меню используются клавиши управления курсором.

Рис.10

Первые два пункта меню отражают границы установленного интервала (слева - начало, справа - конец). Первоначально границы соответствуют началу и концу рабочего периода.

Для изменения границ используются клавиши "+" и "-" при активном пункте соответствующей границы в меню. После этого выделить надпись Выполнить и нажать клавишу Enter. Для отказа от изменений интервала нажать клавишу Esc.

Интервал операций отображается в правой части второй строки экрана журнала операций.

Перенос операций

Программа позволяет организовать раздельный учет на нескольких компьютерах с последующим слиянием данных для подведения итогов. Для каждого рабочего места задается номер в режиме "Установка параметров" пункта главного меню Сервис или при нажатии клавиши F10 из журнала операций. Номера рабочих мест не должны повторяться. Рекомендуется одно из рабочих мест выделить в качестве главного и присвоить ему номер 0. На каждом рабочем месте целесообразно ввести определенный участок учета и в конце каждого периода выполнять перенос проводок на главное рабочее место.

При выборе команды Перенос операций пункта меню Операции, на экран выводится окно(см.рис.11).

Рис.11

Последовательность действий при переносе операций с другого компьютер ( в скобках приведены действия при переносе с другой компьютер):

1) задаются диск и директория в которые загружаются выходной файл (из которого выгружается файл);

2) задается номер рабочего места у выгруженных проводок (у загружаемых проводок);

3) устанавливается, какие проводки будут выгружаться: все или только сводные (информация по субконто не переносится);

4) установить в какой файл будут выгружаться (загружаться) проводки: BMPTRANS.DBF - база данных, BMPTRANS.TXT - текстовый файл;

5) Выделить курсором Выгрузить или Загрузить и нажать клавишу Enter.

При этом необходимо, чтобы на разных компьютерах были одинаковые справочники плана счетов.

Обычно функция удаления используется в специальных случаях: например, при ошибочной загрузке части операций.

Закрытие периода

Эта команда вызывается из пункта главного меню Операция. При выполнении закрытия периода, после нажатия клавиши Enter, программа выполняет расчет итогов за текущий рабочий период и переход к следующему рабочему периоду. После этого программа предлагает установить новый интервал операций. Если выведенный на экран интервал соответствует требуемому, нажать клавишу Esc.

Перед закрытием периода рекомендуется сохранить архивную копию на дискетах.

Удаление данных

Данный режим используется для физического удаления из базы данных операций за прошлые периоды. При этом освобождается занятое ими место на диске. Удаление операций выполняется в интервале начиная с самых ранних. Перед удалением рекомендуется сохранять архивную копию на отдельных дискетах. Итоговые данные за прошлые периоды не удаляются.

2.6.Формирование отчетов

Программа позволяет формировать большое количество выходных документов.Для формирования выходных документов используются различные команды из пункта главного меню Отчетность. Выбор этих команд возможен после расчета итогов (команда Расчет итогов пункта главного меню Отчетность).

Сводные проводки

Сводные проводки - это документ, содержащий обороты между счетами. Если в корреспонденциях указаны счета с субсчетами, то в сводные проводки включаются итоги по корреспонденции с субсчетами и корреспонденции без субсчетов.