2.4. Ввод входящих остатков

Чтобы начать работать с программой необходимо ввести и остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого начинают применять программу. Остатки вводятся в виде проводок, в которых соответствующий счет (субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным счетом 00. Чтобы ввести дебетовый остаток по счету, код этого счета указывается "00". Для ввода кредитового остатка код "00" заносится в графу "Дебет", а в графу "Кредит" - код счета (субсчета), по которому вводится остаток.

Для тех счетов (субсчетов), по которым задано субконто, следует вводить остатки по каждому субконто. После того, как все остатки введены, нужно просмотреть "Оборотно-сальдовую ведомость" (пункт меню Отчетность). Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету "00" должен быть нулевым. Убедившись в правильности введенных проводок, выполняется команда Закрытие рабочего периода пункта меню Операции.

2.5. Типовые операции

Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операции представляются собой сценарии стандартных или часто повторяющихся действий.

При задании типовой операции в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции. Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм проводок. При использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный документ. Формат первичного документа также можно корректировать.

Работа с типовыми операциями включает два этапа. Первый - настройка типовой операции (и первичного документа). Второй - использование типовой операции для ввода проводок в журнал операций (и печати первичного документа).

Программа позволяет использовать любое количество типовых опера ций. Для просмотра и редактирования типовых операций программа выводит список типовых операций. Этот список предъявляется для выбора из него нужной типовой операции при нажатии клавиш Ctrl+Enter или Ctrl+F9 из режима просмотра "Журнал операций" пункта главное меню Операции (см.рис.8).

Рис. 8

Список включает три графы (колонки):

Операции - наименование типовой операции;

Типовое содержание - текст, вставляемый в колонку Краткое содержание журнала операций;

Исх. файл - имя файла с формой первичного документа, который может печататься при вводе данной типовой операции. Если эта графа пуста, первичный документ для данной операции создаваться не будет.

Ввод типовых операций

Для ввода типовых операций в журнал операций надо нажать клавиши Ctrl+Enter. На экран выводится список типовых операций. При помощи клавиш перемещения курсора выбирается нужная типовая операция и нажимается клавиша Enter. На экран выводятся проводки, относящихся к данной типовой операции. Предлагается ввести дату, сумму и текст содержания операций (переносится в журнал операций). Дата и содержание операций заносятся в каждую проводку . После этого программа предложит заполнить недостающие реквизиты:

- для проводок, у которых первый коэффициент равен 0 запрашивается сумма проводки;

- для проводок по тем счетам, по которым ведется аналитический учет, на экран будет выведен соответствующий список субконто. Курсором надо выбрать нужный объект аналитического учета и нажать клавишу Enter;

- для проводок, у которых имеется символ "#", нужно ввести номер первичного документа, который может быть распечатан после ввода типовой операции.

После ввода всех реквизитов на экран выводится меню:

1) записать операцию: все проводки переносятся в журнал операций (проводки с нулевой суммой не заносятся);

2) продолжить корректировку: осуществляется возврат к списку сформулированных проводок. Можно изменить любые реквизиты и вернуться в данное меню (Esc);

3) выход без записи: проводки не заносятся в журнал операций;

4) печать документа: если для текущей типовой операции существует форма первичного документа, этот документ можно распечатать (печатать документ надо до записи операции);

5) форма: просмотр и редактирование формы первичного документа.

Если в режиме "Журнал операций" нажать клавиши Ctrl+F9, то программа будет работать так же, как и при нажатии клавиш Ctrl+Enter, но значения даты, суммы и содержание будут заполняться автоматически и соответствовать той проводке, на которой был установлен курсор перед нажатием клавиш Ctrl+F9. При желании эти значения можно откорректировать.

Определение типовых операций

Для корректировки типовых операций или ввода новых используется команда Типовые операции пункта меню Операции. После выбора этой команды на экран выводится список типовых операций. Корректировка, удаление и ввод новой типовой операции осуществляется так же, как и при работе в других списках (Enter, Del,Ins). После нажатия клавиши F3 при просмотре списка типовых операций или при вводе новой типовой операции выводится шаблон для ввода проводок или корректировки существующих (см.рис.9).

Рис. 9

Сначала вводится счет/субсчет дебета и нажимается клавиша Enter. Затем в этой же колонке во второй строке вводится счет/субсчет кредита и нажимается клавиша Enter. Затем для определения суммы проводки вводятся значения коэффициентов и, если необходимо, формула. Возможны следующие варианты:

- если для проводки задана формула, то сумма вычисляется по формуле. Если при этом первый коэффициент равен нулю, то рассчитанная сумма проводки выводится в отдельное окно для подтверждения (при необходимости сумму можно исправить);

- если формула не задана и первый коэффициент не равен нулю, то сумма проводки вычисляется как сумма операции, умноженная на первый коэффициент и деленная на второй;

- если формула не задана и первый коэффициент равен нулю, то сумма проводки запрашивается при вводе типовой операции.

Ввод формул

Для создания и корректировки формулы надо подвести курсор во вторую строку графы "Коэффициенты" и нажать клавишу Enter. В нижней части экрана появится окно из пяти строк, в котором можно вводить и редактировать текст формулы. Окно рассматривается как одна большая строка, так что не нужно нажимать Enter для переноса части формулы, если она не помещается в одной строке. Окончив ввод формулы, нажимаем Enter. Нажатие Esc прекратит редактирование формулы, при этом изменения в формулу внесены не будут.