Проводки с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета вводятся в корреспонденции с фиктивным счетом «00». В бюджетном плане счетов предусмотрен счет «000».

Прежде всего необходимо определиться с датой, начиная с которой начнется ведение учета в «1С: Бухгалтерии».

Учет в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности.

Тем не менее можно начинать ведение учета основных средств с произвольной даты, поскольку это, во-первых, позволит нам освоить основные приемы работы с программой; и во-вторых, предоставит возможность проверить применимость документов «1С: бухгалтерии» для специфики нашего учреждения; в-третьих, позволит очень просто составлять отчетность средствами «1С: Бухгалтерии».

При вводе остатков по счетам, для которых учет ведется по принципу двойной записи (балансовые счета), используется в качестве корреспондирующего счета фиктивный балансовый счет «00» или «000», который не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Продемонстрируем каким образом эта процедура решается с применением бюджетной конфигурации программы.

В журнал хозяйственных операций вводится хозяйственная операция например «Ввод остатков по счету 010»:

или «Ввод остатков по счету 250» для отражения фондов в основных средствах:

Введенные в журнал хозяйственных операций операции порождают проводки, изменяющие состояние соответствующих бухгалтерских счетов:

3.2.2. Контроль корректности ввода входящей информации

После ввода входящих сальдо по всем бухгалтерским счетам на вспомогательном счете «00» или «000» не должно быть остатка. Кроме того проконтролировть правильность введенной информации можно и при помощи любой из форм отчетности, входящей в состав программы, например пользуясь оборотно-сальдовой ведомости по счету:

После формирования подобного отчета остается сверить суммарное сальдо с данными бухгалтерского учета организации.

3.3. Методика повседневного применения комплекса.

3.3.1. Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

Компьютерная технология ведения учета отличается от ведения учета «вручную». Регистрация факта совершения финансово-хозяйственной операции в информационной базе программы производится всего один раз – при вводе суммы проводки. Как только сумма проводки будет введена, она изменит итоги по счетам бухгалтерского учета, затронутым в проводке, и будет отражаться в отчетных документах, формируемых из программы.

В «1С: Бухгалтерии» имеется несколько способов регистрации учетной информации: ввод проводок «вручную», использование механизма типовых операций, использование настроенных документов.

Ввод проводок «вручную»

Все факты хозяйственной деятельности учреждения в «1С: Бухгалтерии» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в натуральном и денежном выражении. Например, операции по вводу входящих остатков вводились «вручную».Каждая проводка, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются «сложными». В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов, и наоборот.

Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью: можно указать любое содержание операции и ввести любые проводки. Кроме того, этот режим не требует предварительной настройки в «Конфигураторе» и прост в освоении.

Ввод проводок в режиме «типовых операций»

Многие хозяйственные операции, совершаемые а организации, с точки зрения отражения в бухгалтерском учете, имеют однотипный характер и регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок. Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в «1С: Бухгалтерии» удобно использовать типовые операции. В отличие от режима ввода операции «вручную», в котором каждая проводка вводится вручную, типовая операция содержит шаблон. Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта. Это полезный режим автоматизированного ввода часто повторяющихся хозяйственных операций, но наиболее удобным для автоматизации учета денежных средств является метод регистрации учетной информации с помощью документов.

Использование документов «1С: Бухгалтерии»

Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать операцию, а при необходимости – и проводки на основании вводимых документов. Для удобного поиска в информационной базе документы «1С: Бухгалтерии» распределяют по журналам. Например, в типовой конфигурации в журнал «Основные средства» включены документы «Покупка ОС» и «Начисление износа ОС», «Ликвидация ОС» и др. В журнале документов можно не только выписывать новые документы, но и работать с ранее введенными документами: редактировать, переходить в журнал операций и журнал проводок, видеть проводки автоматически формируемые документом и т.д.

В последнее время наибольшей популярностью обладает режим документов. Разработчики в стандартных конфигурациях программы предусматривают документы практически на «все случаи жизни». В частности в бюджетной конфигурации имеются в наличии документы, отражающие почти все операции по учету основных средств в бюджетных учреждениях: от ввода входящих остатков в момент начала эксплуатации программы до списания пришедших в негодность основных средств за исключением редких операций, таких как изменение балансовой стоимости основно­го средства в связи с достройкой, дооборудованием, модернизацией, частичной ликвидацией и т.п.

Таким образом успех при работе с программой предполагает умение пользоваться стандартными документами, знать их возможности и уметь настраивать их в соответствии с потребностями конкретной организации.

Документ «Покупка ОС»

Документ «Покупка ОС» предназначен для оприходования приоб­ретенных основных средств «Актом приемки-передачи и на внутрен­нее перемещение основных средств (форма № ОС-1)» и формирова­ния соответствующих проводок.

Данные вводятся по каждому основному средству. Новое основное средство мо­жет быть заранее внесено в справочник «Основные средства», либо его можно внести в список основных средств при вводе данного документа.