Для развития культуры подарка рекомендуется систематизировать поведение при преподнесении подарка и обеспечить его тщательным планированием. Различные шаги в сторону профессионализации поведения компаний при преподнесении подарка показаны на Рисунке 3.

Рисунок 3. Элементы культуры подарка и пути профессионализации поведения компаний относительно преподнесения подарков.

Систематически можно рассматривать следующие сферы:

Анализ деловых отношений.

Регулярный и систематический анализ деловых отношений с акцентом на следующем вопросе: принимая во внимание особенности взаимоотношений компании (например, деловых трансакций, формирование общественного мнения), какие компании, люди должны быть учтены при преподнесении подарков в следующем финансовом году.

Выбор получателей подарка.

Отбор получателей может производиться в соответствии с классами различной степени важности. Эти группы получателей регистрируются и рассматриваются как целевые группы для получения подарков.

Цели для групп- получателей подарков.

Компания дарителей должна рассмотреть цели, которых она хочет достигнуть в отношениях с каждой из групп-получателей. Должно быть зафиксировано, что должен выражать подарок и что должно быть изменено его посредством в отношениях с получателем. Здесь цели могут быть очень разнообразными, как, например, выполнение соглашения, выражение благодарности, признательности и почтения, и т.д.

Определение повода для подарка.

Для различных групп получателей определяются (порой различные) поводы для подарка. Помимо классических институализированных поводов (например, Рождество, Новый год), в расчет следует принимать и личные поводы, особенно в отношениях с важными деловыми партнерами.

Определение типа подарка и его атрибутов.

Тип подарка и его характеристики могут быть выведены из принципов принесения подарков. Здесь тип подарка определяется в зависимости от выбранной группы получателей, например, личный подарок, стандартный подарок со ссылкой или без ссылки на компанию дарителя и другие.

Выбор определенного подарка.

В процессе рассмотрения и определения целей, целевых групп, повода, типа и характеристики подарка, осуществляется также и выбор, формирование конкретного подарка. Большие компании могут работать с внутренним "каталогом подарков", из которого можно выбрать наиболее подходящий вариант.

Определение процедуры преподнесения подарка и формы его презентации.

В соответствии с целями, целевой группой, поводом и самим подарком, должны быть оформлены и процесс его передачи и непосредственного преподнесения. Необходимо решить, будет ли он подарен лично или посредством какого-либо посланника, будет ли он сопровождаться какими-то устными или письменными замечаниями для пояснения цели или смысла подарка и т.д.

Учет и анализ реакции получателя.

У каждой компании- дарителя есть определенные цели. Эти цели должны быть достигнуты. Следовательно, необходимо тщательно исследовать и рассмотреть реакцию каждого получателя после преподнесения ему подарка. Это единственный путь, позволяющий проверить, было ли послание успешно донесено.

Мониторинг.

В заключение, в конце года должно быть оценена результативность и успешность деятельности компании в сфере дарения подарков. Следует оценить, стоили ли результаты вложенных денег и времени, какие подарки были особенно успешны, а какие наоборот не удались. Извлеченные из этого опыта выводы необходимо учесть в следующем году.

"Процесс планирования поведения компании относительно преподнесения подарков" определяется двумя главнейшими условиями: бюджетом, выделенным на подарки, и принципами преподнесения подарков. Бюджет подарков фиксируется ежегодно. Он высчитывается исходя из количества и степени важности получателей. В соответствии со степенью важности подарков для компании бюджет подарка может составлять от 2 до 4% рекламного бюджета компании. Принципы преподнесения подарков имеют важнейшую значимость для поддержания и развития в компании культуры подарка. Они отражают правила и возможное поведение работников в качестве дарителей и получателей. Эти правила преподнесения подарков включат в себя, например, следующие пункты:

• Философия компании относительно преподнесения подарков
• Формулировка целей для различных целевых групп
• Определение результатов, которых компания не хочет достигнуть в результате подарка
• Формулировка этических принципов для выбора подарка.
• Определение финансовых границ при выборе подарка
• Рекомендации относительно непосредственно преподнесения подарка и т.д.

Эти правила преподнесения подарков являются частью культуры и имиджа компании. Они предоставляют менеджерам и работникам поддержку в выборе подарка и достижении поставленных целей. Более того, они более точно представляют то, каким образом видит себя компания в отношениях с деловыми партнерами на почве преподнесения подарков.

Посредством целенаправленных и хорошо спланированных действий культуру подарка можно развить в важный инструмент коммуникации. Искусное поведение в этой сфере может повлиять на личностное положение относительно деловых партнеров, улучшить его и обеспечить безопасную основу длительных и благоприятных деловых отношений.

Как правильно делать и получать подарки

9. Делать подарки в деловой жизни непросто, прежде всего с точки зрения их интерпретации другими людьми. Если сразу оставить за скобками те подношения, которые имеют цель подкупить служебное лицо, то остальные формы дарения могут создать атмосферу доброжелательности и доверия, стимулировать деловые связи. В стране традиций - Японии - существует официальный порядок обязательного обмена подарками при заключении сделок. Он называется осейбо и сохранился с незапамятных времен до наших дней. Его сумма исчисляется сотнями миллионов долларов ежегодно, а предметы дарения традиционны и представляют собой продукты, такие как чай, кофе, масло, морепродукты. В западных странах `институт` дарения не закреплен в установившихся формах, но имеет широкое распространение. Повод для дарения может быть любым. Однако во многих компаниях по разным причинам негативно относятся к тем или иным подаркам, особенно от клиентов или фирм, связанных с данной компанией. Некоторые компании административными мерами запрещают дарение. Так, разумеется, дело обстоит далеко не везде. В деловой обстановке часто обмениваются подарками. `Спектр` предметов весьма широк: ручки, карандаши, фрукты, шоколад, билеты на спортивные состязания, книги, приданое для новорожденного, услуги, как-то: консультации, обучение, предоставление информации. Подарком может быть и взнос в какой-нибудь благотворительный фонд. Чтобы подносимые подарки не `тянули` на взятку, используется простой и надежный способ - делать сравнительно недорогие подарки. По западным меркам, подарок должен стоить от 10 до 25 долларов (не более 50). Исключение составляют подарки, которые делают высшие должностные лица. В Соединенных Штатах правительственным служащим на расходы на деловые подарки выделяется максимум $ 25. Президенту страны запрещено принимать любые подарки стоимостью свыше 100 $. Такие принципы по существу превращают подарок в символ или знак доброго отношения людей друг к другу и не позволяют их использовать для подкупа или шантажа должностных лиц. В США существует определенный `тариф`, регламентирующий стоимость деловых подарков. Разумеется, это не жесткие правила. * Подарки младших служащих или менеджеров среднего звена своим клиентам должны стоить 10 - 25 долларов. * Подарки от менеджеров среднего и высшего уровня - 25 - 50 долларов. * Подарки от старших служащих наиболее высокопоставленным клиентам 50 - 100 долларов. * Подарки стоимостью свыше 100 долларов делаются только в наиболее важных случаях. Повод для вручения подарка. Вторая сторона процесса дарения - наличие соответствующего повода для вручения подарка. Чтобы сделать подарок, надо иметь законное и очевидное для всех основание, и, кроме того, находиться с человеком, которому дарите (или который дарит вам) в хороших отношениях. Не следует посылать подарков тому, с кем вы ведете переговоры о сделке, поскольку это может быть воспринято как попытка повлиять на исход дела. Цель делового подарка -демонстрация своих добрых намерений стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг. Отмечая подарком какой-либо случай или событие, вы тем самым показываете свою заинтересованность в другом человеке. Это, безусловно, запомнится. Кроме упомянутых поводов для преподнесения подарков (т.е. демонстрации доброй воли и рекламы), может быть масса конкретных предлогов и поводов для дарения подарков вашим коллегам, клиентам, покупателям и т.д. Подарки можно делать при поздравлении с * рождением ребенка; *вступлением в брак; *получением награды либо премии; *повышением оклада и должности; *публикацией в газете или журнале; *выступлением по телевидению; *новым местом работы, открытием нового магазина; *получением ученой степени; *крупным достижением в любой сфере (продажей 1000-го автомобиля, выпуском миллионной книги, *продажей первой картины и т.п.). Подарки по случаю *ухода на пенсию; *особых дней рождения: совершеннолетие, 30-, 40-, 50-, 75-летие; *годовщины свадьбы: каждые пять лет до 30-летия брака, затем 40-, 50-, 60-летие; *круглых дат в трудовой деятельности; *приобретения нового дома. Подарки в знак благодарности *за сверхурочную работу, выполненную в неудобное для человека время (в том числе начальника - подчиненным); * за выполнение срочной работы по вашему заданию; * за бескорыстную добровольную помощь; * за приглашение на деловой завтрак, обед, ужин или иное мероприятие. Подарки в знак извинения * за недоразумения; * за нанесенную человеку обиду; * в случае, если вы не пришли на какое-либо важное мероприятие, куда вас пригласили. Теперь перейдем к конкретным рекомендациям по `механизму` дарения подарков. Общие положения * Если вы дарите цветы, имейте в виду, что на дом посылают свежесрезанные цветы, а на работу - аранжированные. * Подарки не должны носить личного характера. Записные книжки, хорошая ручка и т.п. - отличный деловой подарок. * Спиртное не считается хорошим подарком, хотя допустимо, если вы точно знаете вкус человека. * Подарки должны быть красиво упакованы. Сам ритуал дарения не менее важен, чем подарок. * Вы можете использовать в качестве сопроводительной открытки свою визитную карточку. Напишите на ней дружеские слова и вложите в конверт. * Если есть возможность, вручайте подарки лично. * Лучший подарок для работников фирмы или организации - премия. Как дарить клиентам * Подарки необходимо выбирать тщательно, показывая свой вкус. * Общие подарки должны свидетельствовать о престиже фирмы. * Подарок должен быть тем или иным образом связан с продукцией фирмы или организации, ее услугами или областью деятельности. * На подарке или сопроводительной открытке, написанной от руки, должны стоять реквизиты фирмы, но так, чтобы это не бросалось в глаза. Как дарить подчиненным * Когда ваши сотрудники успешно потрудились над каким-либо проектом, благодарность можно выразить в форме совместного ленча или шоколадных конфет. Докладывая начальству о проделанной работе, хорошо отзовитесь о работе своих людей. Это будет лучший подарок. * На Рождество или Новый год отметьте тех своих коллег, которые работают с вами длительное время. Подарки должны сопровождаться персональными записками. * Если ваш сотрудник женится, ему можно послать поздравление. * Не посылайте подарок, если вы не приглашены на свадьбу. Пошлите открытку с выражением симпатии. * С днем рождения поздравляйте на словах. Подарки и тому подобное - прерогатива светского этикета и не обязательны в бизнесе (если, конечно, у вас не крохотная фирмочка с `семейной` атмосферой). * Особо отличившихся сотрудников можно отметить в письменной форме. Подарки своему начальнику * Никто из подчиненных не обязан делать подарки начальству. Поэтому главная заповедь - `Не дарите подарков!`. * Если коллектив вашей организации желает `в складчину` купить подарок своему руководителю, это необходимо обсудить. * Секретарь может сделать подарок своему патрону, но он должен быть скромным и носить деловой характер. Принимая подарок * Всегда благодарите. * Всегда принимайте с выражением удовольствия, даже если такая вещь у вас уже есть или она вам вовсе не нужна. * Получив подарок от поставщика или клиента, поделитесь им со своими коллегами или подчиненными (если возможно). * Возможно, подарок по тем или иным причинам не устраивает вас - он либо очень дорогой, либо совсем неподходящий (ракетка для тенниса, в который вы никогда не играете). В таком случае допустимо вернуть подарок. * Если вы не можете принять подарок, сразу верните его с короткой запиской примерно такого содержания: `Считаю невозможным для себя принять ваш подарок и потому возвращаю его вам`. Сохраните копию этой записки. С дарителем этот вопрос больше не обсуждайте.