Одной из основных причин, которая подтвердилась при бесед с одной из них является то, что в качестве нескольких офис-менеджеров работают родственницы генерального директора. На мой взгляд, если организация намеревается достичь значительных высот в своем бизнесе, в ней должны работать профессионалы, а устраивать туда родственников или по признаку родства или знакомства просто-напросто несерьезно.

В настоящее время на мой взгляд, для данной организации оптимальной будет следующая организационная структура:

Эта схема будет также как и ныне существующая линейной, однако на мой взгляд, она будет максимально соответствовать специфике деятельности фирмы, которая практически не работает с «чужими» деньгами, при этом будут снижены затраты путем сокращения численности сотрудников и уменьшена нагрузка на заместителя генерального директора, основной центр деятельности организации путем передачи части ее функций, не требующих специфических знаний, другому сотруднику.

Кейс управленческой ситуации

Поиск соответствующей управленческой ситуации в моем конкретном случае был достаточно тяжелым, так как в ЗАО «Татарский капитал» никто не смог вспомнить ни одного трудового конфликта, также нет у них и книги жалоб и предложений, в связи с отсутствием у них как жалоб, так и предложений. В качестве объекта анализа я выбрал одну ситуацию, которая возникла в результате комплексной проверки предприятия налоговой инспекцией. Налоговая инспекция проводила комплексную проверку ОАО «Фонд Агропромышленный комплекс», которое является учредителем ИК «Татарский капитал» и расположено в одном здании с ним. Благодаря такому размещению налоговой инспекцией было принято решение одновременно проверить и ЗАО «Татарский капитал». Была проведена выемка документов из бухгалтерии, которая заняла несколько часов, превысила рабочее время и значительно мешала работе сотрудников организации. Инспекторами были привлечены в качестве понятых офис-менеджеры, которым пришлось переписывать все тома с документацией, находившейся в бухгалтерии, после чего были проведены выемки документов уже в самом офисе, был изъят сейф с документами и с наличными деньгами. Генеральным директором для прекращения подобных помех работе, в том числе и в последующие дни (налоговая инспекция не успела до конца провести выемку всех интересующих ее документов), приняла решение отправить весь персонал в отпуск на 2 дня. Инспекторы, явившиеся на следующий день на проверку обнаружили, что организация не работает. В результате они не стали проводить выемку документов, ограничившись теми документами, которые были изъяты в « Фонде Агропромышленном комплексе» и теми, которые они успели изъять в первый день проверки. В течение нескольких месяцев после этой проверки сотрудниками ИК «Татарский капитал» возвращались изъятые деньги и документы, а сейф до настоящего времени все еще остается в налоговой инспекции.

В результате проверки налоговых нарушений не было обнаружено, однако после нее генеральный директор фирмы ушла в отпуск на 2 недели и легла в санаторий, с целью поправить свое здоровье после переживаний, связанных с проверкой.

Таким образом, можно сказать, что проверка государственным органом принесла значительные убытки организации, связанные с помехой работе, вынужденным простоем, а также нервным напряжением, сопровождавшим ее.

Причиной данной ситуации является нахождение дочерней и материнской организации в одном здании и неудовлетворительная с точки зрения бизнес-структур система налогового мониторинга организаций и предприятий. На мой взгляд, есть еще одна причина такого явления, связанная с проводимой предприятием учетной политикой, но о ней будет сказано ниже.

Основными движущими силами в данной ситуации являлись инспекция министерства по налогам и сборам и администрация ЗАО «Татарский капитал». В идеальном случае проверка и выемка должна проходить в следующем виде: Инспектора ИМНС проводят выемку в присутствии посторонних понятых и представителей организации, в том числе желательно и лица, имеющего юридическое образование. Проведена она была с привлечением в качестве понятых сотрудников самой фирмы, которым к тому же пришлось заниматься переписыванием изъятых документов. Также препятствовало работе организации и выемка документов в самом офисе.

На мой взгляд, генеральный директор поступила грамотно, поставив перед собой задачу не нарушая закона воспрепятствовать выемке документов таким образом, однако остается неясным, какой смысл препятствовать сотрудникам ИМНС? Тут возможны 2 варианта: во-первых, вполне возможно, что на предприятии были какие-либо налоговые нарушения, однако они не были обнаружены после анализа изъятых документов. Во-вторых, возможно директор опасалась, что инспектора могут изъять такие документы, без которых невозможно будет осуществлять полноценную уставную деятельность. Ясно только одно, опасения директора относительно этой проверки были очень серьёзными, о чем говорит тот факт, что ей пришлось уйти в отпуск после нее.

На мой взгляд, иного варианта прекращения проверки у директора не было. Однако препятствование ей могла таить в себе такую угрозу, что в ИМНС наоборот заинтересовались бы деятельностью «Татарского капитала» и провели бы проверку одновременной с какой-нибудь другой проверяющей организацией, и эта проверка могла бы быть более длительной и принесла бы компании больший ущерб.

На мой взгляд существует один способ максимально сократить время проходящей выемки документов и при этой оставить у себя копии изъятых документов. Необходимо вести всю финансовую информацию не на бумажных носителях, а на электронных, и таким образом достигается значительная экономия в бумаге, удобство хранения (значительно экономится место, так как на компакт-диске можно сохранить информации столько же, сколько в нескольких томах с документами), также можно создавать копии дисков с документацией, которые в случае выемки могут оставаться в организации. В случае с налоговой проверкой, выемка документов не займет много времени. Однако может возникнуть проблема в случае, если часть информации будет хранится в памяти компьютера, тогда потребуется уже и изъятие компьютера. Также при выемке документов будут изыматься и первичные документы, которые не могут иметь электронный вид, однако при введении на предприятии электронной системы бухгалтерского учета в любом случае сократится время, которое будет требоваться сотрудникам ИМНС для выемки документов.

На мой взгляд, ведение электронной бухгалтерии, совместно с не препятствованием сотрудникам налоговых органов и грамотным ведением бухгалтерского учета может гарантировать, что подобные проверки не будут занимать много времени и оказывать серьезное воздействие на работу организации.Заключение

Мною была пройдена практика в организации, работающей в сфере фондового рынка в должности офис-менеджера, в пределах моих возможностей была изучена эта организация. ЗАО «Татарский капитал» является дочерней организацией ОАО «Фонд Агропромышленный комплекс», и на мой взгляд, работает большей частью именно с финансовыми ресурсами этого ОАО, так как у «Татарского капитала» практически отсутствуют клиенты среди частных лиц, организации же обращаются к его услугам также достаточно редко, в то же время согласно рейтингу национальной ассоциации профессиональных участников фондового рынка НАУФОР, ИК «Татарский капитал» стабильно входит в top- 50 ведущих инвестиционных компаний России.[3]