Бухгалтер – лицо, которое ведет бухгалтерский учет в компании. В связи с малыми размерами компании, ее руководство посчитало возможным не иметь постоянную бухгалтерию и в связи с этим обязанности бухгалтера выполняет лицо, работающее по совместительству.

Юрист – лицо, оказывающее консультативные услуги сотрудникам компании и ее клиентам по вопросам права. Юрист в компании, также как и бухгалтер работает по совместительству, так как в связи со спецификой деятельности компании ее клиентом и сотрудникам нужны лишь периодические правовые консультации.

Офис-менеджеры – это лица в компании, которые выполняют работу, связанную с обслуживанием офисной техники, сотрудников компании, а также выполняют обязанности секретаря, то есть набирают, копируют документы, покупают кофе, еду, доставляют письма и прочие документы, приобретают бумагу и тому подобное. В данной компании работает 4 офис-менеджера, в период прохождения мною практики 1 из них находилась в отпуске и я выполнял ее обязанности. Практически офис-менеджеры большую часть своего времени сидят за компьютером и играют в компьютерные игры или «сидят» в сети Интернет. Изредка заместитель директора просит кого-нибудь из них набрать что-нибудь на компьютере, сделать какие-нибудь ксерокопии или куда-нибудь сходить.

Консультант – эту должность дополнительно занимает один из офис-менеджеров. Девушка, которая является консультантом, одновременно выполняет обязанности и офис-менеджера и консультанта и принципиальное ее отличие от других офис-менеджеров заключается в том, что она окончила финансово-кредитный факультет Казанского государственного финансово-экономического института. Ее обязанности как консультанта заключаются в том, что она отвечает на звонки, в пределах своей компетенции отвечает на вопросы, касающиеся работы компании, или соединяет звонящего с тем, кто может дать более точную информацию.

Данный тип организационной структуры можно охарактеризовать как линейный. Наиболее существенными ее недостатками, на мой взгляд являются следующие: частичное наложение функций различных структурных элементов (генеральный директор и заместитель генерального директора); существование значительного количества персонала, который большую часть рабочего времени не выполняет свои функциональные обязанности (4 офис-менеджера); отсутствие ряда должностей, функционально необходимых для эффективной работы организации.

Рассмотрим эти недостатки. Наложение функций – один из недостатков, которые довольно легко, взглянув с другой стороны, охарактеризовать и как положительные черты. В данном случае, на мой взгляд. Это является положительной чертой. Все постоянные сотрудники в этой компании – женщины и молодые девушки, между ними очень сильное чувство единство, они очень хорошо друг к другу относятся и наблюдается наличие сильной неформальной организации во главе с заместителем генерального директора. Она решает практически все вопросы организации, выполняет практически всю работу, связанную с финансовыми ресурсами, она старше всех и она очень опытный работник – ее авторитет непререкаем. Практически вся жизнь компании концентрируется вокруг нее. Директор тут выступает в роли «высшей силы» - нежесткого контроля над деятельностью, но жесткого контроля над результатами, мудрого человека, который в случае любой проблемы всегда сможет принять верное решение, силы, которая решает, в каком направлении будет дальше двигаться компания. В общем, можно сказать, что это сложенный коллектив, которому абсолютно не мешает определенное наложение функций, по крайней мере в тех незначительных пределах, в которых оно сейчас находится.

Наиболее значительно на результатах деятельности на мой взгляд отражается отсутствие ряда должностей, функционально необходимых для эффективной работы организации. В данном случае по другому эту проблему можно охарактеризовать как перегруженность работой заместителя генерального директора. На мой взгляд, это следствие того, что именно этот самый заместитель не доверяет никому из молодых специалистов ту работу, которую она выполняет. В качестве примера можно привести мою практику. Первоначально я прошел собеседование с генеральным директором, которая указала мне на мои будущие обязанности. Она сказала, что моей основной задачей будет ежедневное наблюдение за показателями деятельности предприятий. Пакеты акций которых находятся в собственности ЗАО «Татарский капитал», а также мне будет дана задача попытался разработать такую форму, которая, будучи заполненной бухгалтером на предприятии, давала бы не бухгалтерские показатели, как бухгалтерская отчетность, а финансовые. То есть разработать финансовую отчетность, удобную для заполнения бухгалтером. Также мне было обещано, что мне придется съездить в командировку в Чистополь. В день начала моей практики я был передан в подчинение заместителю генерального директора, которая уточнив, что у нее нет времени заниматься мной, назначила меня на должность офис-менеджера взамен ушедшей в отпуск девушки. Таким образом, можно сделать вывод, что она просто не доверила мне часть дел, которые я бы мог вести. На мой взгляд, чрезмерная загруженность заместителя может негативно сказаться на деятельности организации, и в любом случае часть своих функций (например, по работе с физическими лицами, по работе с юридическими лицами, по мониторингу за финансовым рынком) ему придется передать своим будущим заместителям, а то, что эта загруженность еще не оказала серьезного влияния на эффективность компании является следствием низкой инвестиционной активности резидентов и того, что организация в основном работает с собственными финансовыми ресурсами и ресурсами своих учредителей.

Наиболее заметная на первый взгляд проблема – это проблема существование значительного количества персонала, который большую часть рабочего времени не выполняет свои функциональные обязанности. Действительно, в помещении сидят 4 офис-менеджера, которые большую часть своего рабочего времени играют на компьютере в игры, «сидят» на развлекательных сайтах в Интернете, слушают музыку, в общем, не делают абсолютно ничего, что составляет их функциональные обязанности. На мой взгляд, вполне достаточно 1 офис-менеджера, так как офис-менеджер-консультант большую часть звонков сразу передает для ответа заместителю генерального директора, которая сама лично общается с клиентами, а обязанности офис-менеджеров вполне может выполнить и 1 человек: в случае если необходимо набрать несколько документов или сделать их ксерокопии, 1 человек вполне с этим справится, а если необходимо сделать их в большом количестве, то этот человек вполне может доставить их образец в какую-либо из близлежащих фирм, занимающихся набором и тиражирование документов, в любом случае профильная фирма справится с их тиражированием быстрее нескольких офисных сотрудников. К тому же следует учесть, что ЗАО «Татарский капитал» арендует помещения в центре города на улице Толстова и благодаря уменьшению числа сотрудников вполне может значительно сократить как площадь занимаемых помещений, так и арендную плату за них. К тому же для любого клиента будет гораздо более привлекательной фирма, в которой, входя, он увидит не скучающих девушек, которые еле поворачиваются в его сторону от компьютера, а энергичных работников, которые при его виде сразу обращают на него внимание и предлагают свои услуги.