Цели должны быть:

· реалистичными и конкретными;

· ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

· измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. При планировании рабочего времени необходимо использовать такие понятия, как “периоды планирования” : день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. При разработке плана каждого периода руководитель должен отвечать на следующие вопросы:

· какова основная цель данного периода?

· каким количеством времени он располагает?

· в какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

· какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим является план на день. Определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня. Недельный план представляется тремя группами:

· Работы обязательные (важные и срочные)

· Работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе

· Работы менее сложные и несрочные. Они будут выполнены, если останется время на неделе.

При завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям. Важнейшим звеном годового плана является определение ключевых направлений деятельности. На этой основе разрабатывается личный план руководителя и бюджет на предстоящий год.

После того, как цели определены, руководителю необходимо решить вопрос, как будет организован контроль за ходом выполнения. Контроль за выполнением заданий и использованием рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль позволяет получать информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы. Контроль позволяет определить руководителю, насколько удачным было планирование рабочего времени применительно к различным периодам планирования.

75. РАБОТА МЕНЕДЖЕРА С ИНФОРМАЦИЕЙ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С СЕКРЕТАРЕМ.

Главные функции процесса управления организации - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку, хранение и использование информации, а саму систему управления - как информационную систему. Информационная система - все письменные и электронные формы передачи информации, обработка данных и обмена идеями. К ним относятся все формы письменного общения внутри компании (доклады, отчеты, бюллетени и служебные записки), а также все электронные информационные средства (компьютеры, электронная почта, селекторные и телевизионные совещания). Электронные системы обеспечивают возможность быстро обрабатывать и пересылать огромные объемы информации, значительно улучшая тем самым горизонтальную координацию. Работа менеджера с информацией и взаимодействие с секретарем заключается в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности средств вычислительной техники и оргтехники. Для своевременной обработки поступающей информации и документации менеджер взаимодействует с секретарем. Функции секретаря: печатание документов, регистрация, учет и хранение документов, копирование и размножение документов, обработка информации.