· единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации ;

· единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который готовил документ ;

· соответствие содержания распорядительного документа необходимым

условиям контроля его исполнения.

Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :

Глава II. Контроль документооборота, как форма контроля исполнения

2.1. Формы и методы контроля исполнения

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести :

· контрольные журналы ;

· регистрационно-контрольные карточки (картотека) ;

· письменные отчеты ;

· проверки ;

· обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых губернатором или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у руководителей структурных подразделений.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

В качестве методов организационной работы по исполнению поручений используются методы текущего, предварительного и последующего контроля. В соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. № 1536 «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» в аппарате администрации области при организации исполнения поручений губернатора по правительственным

документам используется также метод упреждающего контроля.

К мерам упреждающего контроля можно отнести 1 :

· рассмотрение хода реализации поручений губернатора на коллегиях, совещаниях, семинарах, оперативных совещаниях, проводимых руководителями структурных подразделений ;

· направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах ;

· осуществление контрольных проверок исполнения поручений ;

· проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к ответственности виновных лиц и другие.

Для усиления контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора в аппарате администрации области была создана комиссия, утвержденная постановлением губернатора от 14.04.98 г. № 456-р. К сожалению, заседание комиссии проводилось всего один раз. На комиссии были заслушаны сообщения руководителей департаментов, комитетов и управлений, а также рассматривались их предложения о дальнейшей работе с распорядительными документами губернатора. С учетом возможностей и целесообразности исполнения распорядительных документов губернатора комиссией было предложено2 :

· снять с контроля постановления и распоряжения ;

· изменить контрольный срок с принятием дополнительных мер по

исполнению постановлений и распоряжений губернатора ;

· отменить постановления и распоряжения губернатора, как нереализованные в связи с отсутствием финансирования.

Так, за 1998 год данной комиссией было снято с контроля 75 документов,

115 - изменен контрольный срок, 4 - отменено в связи с отсутствием финансирования1

В работе с обращениями граждан, особенно контрольной ее части широко используются областные средства массовой информации. В местных газетах регулярно публикуются ответы на вопросы граждан по социально значимым проблемам, затрагивающим интересы больших групп населения. Также активно используются возможности областного телевидения и радио, на которых регулярно организуются «Губернаторские часы» и выступления руководителей структурных подразделений администрации области. Проверки жалоб и заявлений, поступающих от граждан, рассматриваются в некоторых случаях с выездом на место, что является особенно эффективным методо

2.2. Организация контроля исполнения документов

В аппарате администрации области сложилась определенная система контроля, в которую помимо работников, отвечающих за эту работу по должности, вовлекаются и сотрудники департаментов, комитетов, управлений, на которых руководителями данных подразделений возложен контроль за прохождением и исполнением распорядительных документов.

В настоящее время фактический контроль и проверку исполнения правительственных документов в аппарате администрации области осуществляет сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля), писем и заявлений граждан - отдел писем и приема граждан, входящей корреспонденции - сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия), постановлений и распоряжений губернатора области - сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля) и контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление). В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляют специалисты приемных и помощники руководителей, которые отвечают за работу с документами.

Функции сектора по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем :

· ведение автоматизированного учета контрольных документов, своевременное направление регистрационно-контрольных карточек руководителям структурных подразделений администрации области, которым поручается контроль ;

· контроль за сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ;

· ежемесячное информирование руководителей администрации области о

состоянии выполнения документов ;

· осуществление упреждающего контроля за исполнением документов, ежемесячное письменное информирование помощников руководителей подразделений администрации области о документах и поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящем месяце, а также о документах, сроки исполнения которых истекли.

Контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления обеспечивает :

· организацию проверок исполнения нормативно-распорядительных актов губернатора, а также состояние контрольной деятельности в департаментах, комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ;

· подготовку докладов о состоянии выполнения постановлений и распоряжений губернатора ;