· контроль исполнения документов в указанные сроки.Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как 2 :

· предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней ;

· заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления ;

· запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней ;

· Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой

«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -

- в 10-дневный срок ;

· письма предприятий и учреждений - 30 дней ;

· приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов 1 :

· распорядительные документы высших органов государственной власти : Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ;

· распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области) ;

· распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

· протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

· поручения руководителя ;

· входящая корреспонденция ;

· письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов1 :

· постановку документов на контроль ;

· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

· регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов ;

· снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных

подразделений.

1.3. Принципы организации и контроля исполнения документов

От систематичности и целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного управления. Контроль исполнения распорядительных документов базируется на общих и организационно-технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и контроль исполнения распорядительных документов органов государственного и муниципального управления. В них абстрагированы объективные условия развития государственного и муниципального управления, а также его закономерности.

К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся 1 :

· массовость контроля ;

· повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни, которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы управления и их подразделения ;

· всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их требований ;

· реальность контроля, предусматривающую требования осуществления действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах, а не домыслах или предположениях ;

· объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов исполнения распорядительных документов органов управления, исключения трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ;

· результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов органов управления, выраженного в определенных количественных и качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач контролируемого распорядительного документа ;

· гласность контроля, формирующую требования широкого информирования населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти недостатки были допущены.

Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону контроля исполнения 1 , а именно :

· системность организации и контроля исполнения ;

· личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем органа управления ;

· централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное подразделение или работника, с подчинением руководителю органа государственного управления ;