Нотариус вправе обеспечить доказательства не только делам, которые станут предметам судебного рассмотрения, но и по делам, которые будут разрешаться административными органами. По просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, если имеются основания полагать, что представление их в последствии при возникновении дела станет невозможным или затруднительным.

Особые правила применяются, если доказательства должны быть предъявлены в судебном органе или ином учреждении иностранного государства. В этих случаях нотариусы вправе осуществлять обеспечение доказательств независимо от того, что в момент обращения заинтересованного лица к нотариусу дело уже находится в производстве суда или иного органа иностранного государства.

Вопрос об обеспечении доказательств решается нотариусом каждый раз с учетом конкретных обстоятельств. В связи с отъездом свидетеля, например, в длительную заграничную командировку опрос его в порядке обеспечения доказательств становится необходимым, поскольку получить показания такого свидетеля в момент рассмотрения дела в суде будет трудно либо невозможно.

Надобность в обеспечении доказательств может возникнуть и в связи с опасением, что к моменту рассмотрения дела следы на предметах, являющихся вещественными доказательствами, могут исчезнуть, документы могут быть изъяты, а скоропортящиеся продукты уничтожены. Закрепление доказательств нотариусами при появлении опасности их утраты, порчи и т.д. обеспечивает возможность последующего использования таких доказательств при рассмотрении дела соответствующими судебным или административным органом.

Лицо, заинтересованное в обеспечении доказательств – будущий истец, предполагаемый ответчик, подает заявление нотариусу, в районе деятельности которого должны быть совершены процессуальные действия по обеспечению доказательств.

В Основах о нотариате не установлено какой-либо обязательной формы для заявления, подаваемого с просьбой обеспечения доказательств. Однако заявление должно быть составлено заинтересованными лицами таким образом, чтобы из него было видно, какое доказательство нужно обеспечить в подтверждении каких обстоятельств оно обеспечивается, каковы причины, побудившие заявителя обратиться с просьбой об обеспечении доказательств, а также дело, для которого необходимы обеспечиваемые доказательства. В некоторых случаях нотариусы рекомендуют заинтересованным лицам указать в заявлении также причины, по которым они не могут немедленно обратиться с иском в суд.

Формы обеспечения доказательств могут быть различны: допрос свидетелей, осмотр письменных и вещественных доказательств, назначение экспертизы. Нотариус должен предупредить свидетеля и эксперта об ответственности за дачу ложного показания и за отказ либо уклонение от дачи показания или заключения.

Обеспечение письменных и вещественных доказательств производится путем осмотра. Нотариус в зависимости от обстоятельств может совершить осмотр предметов. Как по месту своей работы, так и по месту их нахождения (например, из-за громоздкости, ветхости и т.п.).

Результаты осмотра заносятся в протокол. В нем указываются: дата и место осмотра; фамилии и отчества заинтересованных лиц, участвующих в осмотре, места их жительства; обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Протокол подписывается участвующими в осмотре лицами и нотариусом.

Назначая в порядке обеспечения доказательств экспертизу, нотариус выносит постановление. О производстве экспертизы составляется акт. Эксперт подписывает данное им заключение.

Заинтересованному лицу выдается по одному экземпляру каждого документа, составленного в порядке обеспечения доказательств. По экземпляру каждого из документов остается в делах нотариуса.

Заинтересованное лицо, просьба которого об обеспечении доказательств удовлетворена, вносит деньги на оплату вознаграждения свидетелям, экспертам за отвлечение их от занятий и на другие расходы по обеспечению доказательств, а так же уплачивает государственную пошлину или тариф в установленном законодательством размере.

Основные правила совершения нотариальных действий.

Граждане и юридические лица могут обращаться с просьбой о совершении нотариального действия в любую нотариальную контору, к нотариусу или органу исполнительной власти, на которых возложено совершение нотариальных действий, на всей территории РФ, за исключением тех случаев, когда законом специально предусмотрено, что нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом или органом исполнительной власти. В Основах нет упоминания о совершении нотариальных действий в помещении нотариальной конторы, поэтому возможность совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы следует рассматривать как общее правило. Данная норма применяется довольно широко при совершении таких нотариальных действий как удостоверение завещаний, доверенностей, свидетельствование подлинности подписей. Если нотариальное действие совершается вне помещения нотариальной конторы, то в удостоверительной надписи на документе и реестре для регистрации нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия с указанием точного адреса.

Нотариальные действия совершаются в день предъявления всех необходимых для этого документов и уплаты гос. пошлины. Совершение нотариальных действий может быть отложено при необходимости истребования дополнительных сведений или документов от физических и юридических лиц или направление документа на экспертизу.

Отложение нотариального действия означает перенесение его совершения на более поздний, заранее определенный срок. Оно может быть отложено по усмотрению нотариуса в зависимости от обстоятельств дела (ч.1 ст.41 Основ, и ч.2 ст.41 Основ).

Совершение нотариальных действий должно быть отложено, если в силу закона необходимо запросить заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения этих действий. Срок, на который откладывается совершение нотариального действия, не может превышать одного месяца. По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариальных действий может быть отложено на срок не более 10 дней. Если в этот срок от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.

В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое лицо, совершение нотариальных действий приостанавливается до решения дела судом.

Производство нотариального действия закачивается без вынесения акта по существу.

Удостоверение личности, проверка его дееспособности и правоспособности юридических лиц.

Удостоверение личности должно производится по паспорту или другим документам, исключающим любые сомнения относительно личности гражданина. Это могут быть самые разные документы. Личность несовершеннолетних, не достигших 16 лет, устанавливается на основании записи о них в паспортах у родителей (усыновителей) или по свидетельству о рождении. Личность иностранных граждан устанавливается по виду на жительство или по национальному паспорту с отметкой о регистрации в органах внутренних дел или в других уполномоченных органах.