В отделе материально-технического снабжения предприятия ведется оперативный учет и контроль реализации фондов и выполнения договоров поставок материалов по ассортименту, количеству, качеству и срокам.

Отгрузив материальные ценности покупателям, предприятия-поставщики одновременно высылают им платежные требования-поручения вместе с отгрузочными и другими сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, железнодорожные квитанции и др.).

Счет-фактура (Приложение 11) представляет собой дополнение к платежному требованию-поручению. В нем указываются: поставщик, грузоотправитель, грузополучатель, плательщик, станции назначения и отправления, дата отгрузки, способ отправления, наименование ТМЦ, количество, цена, сумма.

Полученные материалы предприятием своевременно приходуются. Оприходование материалов оформляется приходным ордером (Приложение 12) на фактически принятое количество материальных ценностей. В ордере отмечается наименование, номенклатурный номер, единицы измерения, цена, количество - фактическое и плановое, сумма, роспись материально ответственного лица. Также движение и внутреннее перемещение оформляются накладной (Приложение 13). При получении материалов на склад составляется акт приёмки материалов.

На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка - карточка складского учёта материалов (Приложение 14). В ней отображается приход и расход по отдельным видам материалам. На отдельных складах учёт ведётся в специальной книге, которая представляет собой сброшюрованные карточки. Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по расходу и приходу материальных ценностей в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток.

Отпуск материалов со склада оформляется требованием, накладной и лимитно-заборной картой.

По первичному документу требование (Приложение 15)запрашивается количество определённого вида наименования материалов, которое надо отпустить со склада. Также здесь указывается их цена и сумма. Накладная на внутреннее перемещение материалов указывает какое количество и какие материалы отпущены - по какой цене и на какую сумму. Независимо от способа документального оформления материалы отпускаются по лимиту. Для этого существует лимитно-заборная карта (Приложение 16). Она предназначена для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых систематически при производстве продукции в данном цехе. В верхней части карты указывается лимит расхода материала на месяц, поэтому она служит средством контроля за лимитом отпуска материалов на производственные нужды. Существуют индивидуальные лимитные карты и групповые.

Для списания материальных ценностей может составляться акт-расчет расхода материалов (Приложение 17) и акт на списание материальных ценностей (Приложение 18). Также информацию о расходе ценностей можно получить в заказе-калькуляции (Приложение 19).

Вся первичная документация, поступающая в бухгалтерию, подвергается сплошной проверке как по существу операций и правильности их оформления, так и по точности арифметических подсчётов. Затем документы таксируются - указанное количество материалов в первичных документах умножается на учётные цены. Следующим этапом обработки документов является их группировка, цель которой - получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учёта.

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других ценностей предназначен активный синтетический счет 10 "Материалы", который имеет 8 субсчетов:

1. сырье и материалы

2. покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали

3. топливо

4. тара и тарные материалы

5. запасные части

6. прочие материалы

7. материалы, переданные в переработку на сторону

8. строительные материалы.

Информация о наличии и движении принадлежащих предприятию малоценных и быстроизнашивающихся предметов, хозяйственного инвентаря, инструментов и приспособлений общего и специального назначения и других средств труда, включаемых в состав средств, в обороте обобщается на активном синтетическом счете 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы". Указанный счет имеет следующие субсчета:

1. "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в запасе"

2. "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации"

3. "Временные (нетитульные) сооружения".

По дебету этих счетов отражаются остатки ценностей на начало и конец отчетного периода и их поступление, а по кредиту – расход (выбытие).

Указанные ценности на этих счетах учитываются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), которая складывается из стоимости по покупным ценам и расходов по их заготовке и доставке на предприятие.

Следует отметить, что на Гомельском химическом заводе применяется следующий метод начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов: при передаче МБП в эксплуатацию – начисляется износ в размере 50 % балансовой стоимости; при списании МБП – начисляются остальные 50 %.

Как уже известно, материальные ценности в основном поступают от поставщиков. Для системного отражения операций приобретения материалов, расчетов за произведенные подрядчиками работы и оказанные услуги и расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначен комбинированный журнал-ордер 6 (Приложение 20)этот журнал ведется по кредиту пассивного счета 60 в корреспонденции с дебетом счетов 07,08,10,12,16,20,23,25,63,18/1,76 и др. В нем одновременно ведется синтетический и аналитический учет. Журнал-ордер 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками по каждому документу. Он открывается ежемесячно. При открытии в него переносятся остатки на начало месяца по неоплаченным и неотфактурованным поставкам, а также по оплаченным счетам, но не поступившим на предприятие материалам. К неотфактурованным относятся поставки, по которым счета-фактуры поставщиков не предъявлены к оплате.

После этого на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур (расчетных документов), а по неотфактурованным поставкам согласно сопроводительным к грузу документам в течение месяца последовательно производятся записи в ж/о 6 в части стоимости материальных ценностей и сумм, причитающихся поставщикам. Оприходование материалов, МБП, фактически поступивших на предприятие, отражается следующей проводкой:

Дт Кт

10,12 60,20,23,71,76

При обнаружении во время приемки недостачи материалов по вине поставщика:

Дт Кт

63 60

На основании выписок банка из счетов по учету денежных средств в журнале-ордере 6 делаются отметки об оплате счетов поставщиков.