Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий составляет рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью имущества, выполнению обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг) может применять для учета финансово-хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета, формы которых приведены в приложениях к Типовым рекомендациям по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма №В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям - форма №В-2;

Ведомость учета затрат на производство - форма №В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов - форма №В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма №В-5;

Ведомость учета реализации - форма №В-6;

Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма №В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма №В-7;

Ведомость учета оплаты труда - форма №В-8;

Ведомость (шахматная) - форма №В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях в графах «Содержание операции» (или характеризующих операцию) делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции, либо пояснения, шифры и др.

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме №В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость:

Малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников. При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

1) единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

2) взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

3) сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

4) накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Больше внимания следует уделить автоматизированной форме учета, т.к. именно эта форма в большей мере отвечает возможностям современных персональных компьютеров. В настоящее время 99% коммерческих организаций ведут учет с использованием персональных компьютеров на основе различных пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету или на основе собственных программ организации.

Журнально-ордерная форма учета в большей мере, чем любая другая, отвечала требованиям клавишных вычислительных машин (КВМ) в основном благодаря тем же преимуществам, которыми она обладает и при работе вручную. Однако содержание регистров журнально-ордерной формы учета, порядок и техника их заполнения свидетельствуют о том, что они не приспособлены для эффективного применения современных персональных компьютеров (ПК).

Разработчики программных средств в пакетах прикладных программ (ППП) по бухгалтерскому учету в виде выходных форм предусмотрели журналы-ордера. Однако в последних версиях известных пакетов прикладных программ («1С:Бухгалтерия» и др.) журналы-ордера представлены в виде регистров, ничего общего не имеющих с регистрами журнально-ордерной формы учета.

Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач. В этих условиях появляется возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК. Подлежат полной автоматизации такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника позволяет не только выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти ПК) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Для качественного функционирования автоматизированной формы учета большое значение имеет разработка системы классификаторов экономической информации. К ним относятся классификаторы цехов и отделов предприятия, клиентов, поставщиков, покупателей, бухгалтерских записей (корреспонденции счетов), бухгалтерских счетов и др. Использование классификаторов позволяет расширить содержание отчетных регистров.

Основное внимание уделено классификатору счетов бухгалтерского учета, который используется для группировки, отражения и текущего контроля однородных операций по движению хозяйственных средств и их источников. На счетах формируются экономические показатели разной степени обобщения. Совокупность бухгалтерских счетов представляет общий классификатор, который включает счета разного порядка: синтетические, субсчета и аналитические. Синтетические счета соответствуют номерам единого типового Плана счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации. План счетов обеспечивает единую экономическую характеристику счетов и единство методологии учета хозяйственных средств и операций.

К числу логических операций по ведению учета можно отнести автоматическое формирование корреспонденции счетов, контроль правильности корреспонденции счетов, контроль соответствия отдельных реквизитов и др. Основной из операций является, конечно, автоматическое формирование корреспонденции счетов (автоматизация котировки), определение некорректных записей.

Для автоматизированной формы учета большое значение приобретают принципы построения учетных регистров, которые являются носителями разнообразной сводной информации. Регистры разрабатываются на основании данных, содержащихся в первичных документах, и различных промежуточных сведений, хранящихся в памяти ПК.