Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

ПРИМЕР:

На ОАО «БЗБХ» инженер получил 95 000 руб. на командировочные рас­ходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход де­нежных средств, на сумму 100 000 руб. Бухгалтерия утвер­дила отчет на сумму 90 000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты.

1.Д-т 71 - К-т 50 - 300 000 руб. - списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением де­биторской задолженности подотчетного лица.

2.Д-т 20 - К-т 71 - 350000 руб. - списание утвер­жденной суммы в себестоимость.

3.Д-т 71 - К-т 50 - 50 000 руб. - выдача из кассы де­нежных средств, в счет погашения кредиторской задолжен­ности подотчетному лицу.

Свои особенности имеет учет подотчетных сумм, вы­данных в валюте, при командировании работников за гра­ницу. Аванс выдается в валюте страны командирования ис­ходя из установленных норм суточных и квартирных. Нор­мы суточных при краткосрочных командировках за грани­цу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финан­сов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об ус­тановлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и периодически пе­ресматриваются Министерством финансов совместно с Ми­нистерством труда Республики Беларусь.

Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Нацио­нального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

Полученную в банке валюту приходуют бухгалтерской проводкой:

дебет субсчета 50/4 «Валютная касса» и кредит счета 52 «Валютные счета».

Выданную под отчет валюту списывают из кассы бух­галтерской проводкой;

• дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и

• кредит субсчета 50/4 «Валютная касса».

Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они по­ка не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хо­ждения в других странах.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия не позднее трехдневного срока после возвращения из командиров­ки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валю­те той страны, куда командируется работник, а в день приезда — по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка РБ на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из команди­ровки.

При переезде из одной страны в другую (РБ, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.

Если постоянная работа носит разъездной характер, то слу­жебные поездки работников командировками не считаются, а зна­чит приказа и командировочного удостоверения не оформляется.

Расходы по найму жилья, исключая время нахождения в пути (кроме водителей и командированных с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).

Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтвер­ждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении про­ездных документов в обе стороны. И в исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного адми­нистративного района Республики Беларусь с разрешения дирек­тора предприятия оплата проезда может быть произведена по ми­нимальной стоимости проезда.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлеж­ностями возмещаются без предоставления проездных документов.

Заключение

На примере ОАО «БЗБХ» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в ОАО «БЗБХ» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение продукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по РБ, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.

В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных, что оговорено в учетной политике.

Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос.

Список литературы

1. «Бухгалтерский учёт», А.М. Андросов, Е.В. Викулова; М 2000.

2. «Бухгалтерский учёт», издание 2; Н.И. Ладутько; Мн 2001.

3. «Бухгалтерский учёт» издание 10, И.С. Стражева; А.В. Стражев; Мн 2004.