Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет пра­вильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру матери­алов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков ма­териалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведо­мость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бух­галтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатур­ных групп материалов. По данным контрольной картотеки доку­ментов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте­ку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверя­ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами за­писей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наибо­лее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ве­домости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также по­средством составления сортовых оборотных ведомостей по номен­клатурным номерам на основании поступающих первичных доку­ментов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий оста­ток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявля­ются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгал­терского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затруд­няет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, соче­тающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоем­кость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный конт­роль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остат­ках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

1.4. Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счете Материалов. За­готовления и приобретения материалов, Отклонения в стоимо­сти материалов, на забалансовых счетах Товарно-материаль­ных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материа­лов, принятых в переработку.

К счету Материалов могут быть от­крыты субсчета: "Сырье и материалы",

"Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструк­ции и детали", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Запасные части", "Прочие материалы", "Материалы, переданные в перера­ботку на сторону", "Строительные материалы".

Сельскохозяйственные предприятия могут открывать к счету Материалов отдельные субсчета для учета: семян; посадочного ма­териала и кормов (покупных и собственного производства); мине­ральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вре­дителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепа­ратов, медикаментов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.

На предприятиях малого бизнеса все материалы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.

Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в де­бет материальных счетов относятся все расходы по их приоб­ретению.

При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета Материалов и кредиту счетов:

Расчетов с поставщиками и подрядчиками - на стоимость по­ступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на до­бавленную стоимость) со всеми наценками снабженческих и внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставлен­ный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспорт­ных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;

Расчетов с подотчетными лицами - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

Вспомогательных производств - на расходы по доставке мате­риалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

Основного производства и/или Вспомогательных произ­водств - на стоимость возвратных отходов;

других счетов (например. Краткосрочных кредитов банков - при начислении процентов за кредит).

В организациях, заготавливающих и перерабатывающих сель­скохозяйственную продукцию (молоко, скот, птицу, свеклу и др.), а также в строительных организациях, заготавливающих материалы и конструкции, расходы по их заготовке и доставке в организацию (на стройку) до включения в фактическую себестоимость приобре­тения (заготовления) сырья и материалов учитывают на активном счете Издержек обращения (при наличии специального заготови­тельного аппарата). Накопленные суммы списываются с кредита этого счета в дебет счетов:

Заготовления и приобретения материалов - на расходы по за­готовке сырья в перерабатывающих организациях;

Материалов в строительных организациях, где присоединяют­ся к другим расходам.

Со счета Заготовления и приобретения материалов фактиче­ская себестоимость сырья в перерабатывающих организациях спи­сывается в дебет счета Материалов.