При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Пример

Организация направляет зам. председателя правления Шумского С.И. в Приаргунское райпо для решения производственных вопросов, а именно для проведения областной конференции работников потребительской кооперации.

Специалист отдела кадров готовит распоряжение (в трех экземплярах: первый – в дело подшивается, второй – в бухгалтерию для начисления командировочных, третий – передается Шумскому С.И.), подписывает его председатель правления Смолов В.П., распоряжение (Приложение 9) регистрируется в журнале регистрации распоряжения совета, ему присваивается номер. Этот же специалист выписывает командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале учета работников, направляемых в служебные командировки (Приложение 10).

В бухгалтерии работник получает деньги подотчет на командировочные расходы и служебное задание для направления в командировку (в письменной или устной форме), оно подписывается руководителем и работником, направляемым в командировку. Но в данном случае Шумскому С.И. только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была.

Чтобы добрать до места командировки, сотрудник воспользовался поездом. Дата и время отправления поезда – 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных билетах время указывается московское).

В командировочные расходы входят:

а) проездной билет;

б) постельные расходы;

в) организационные сборы Приаргунского райпо;

г) расходы на проживание в гостинице (см. авансовый отчет №9, Приложение 11);

д) суточные 800 руб. (8 дней).

В командировочном удостоверении сделана отметка и выбытии и прибытии в г. Читу и пос. Приаргунск. Обратно сотрудник вернулся на служебной машине.

В Читинском облпотребсоюзе на время нахождения в командировке средний заработок не рассчитывается, так как работник может оказаться в невыгодном положении в связи с не ежемесячным премированием. Полученный средний заработок может быть меньше того, что он может получить за этот период с учетом премии (данный вид начисления заработной платы отражен в коллективном договоре).

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71 – 800 руб. – отражены суточные;

Дебет 44 Кредит 71 – 1050 руб. – учтены расходы на проживание;

Дебет 44 Кредит 71 – 700 руб. – организационный сбор (раздаточный материал);

Дебет 44 Кредит 71 – 477 руб. 10 коп. – расходы на проезд;

Дебет 71 Кредит 50 – 3027 руб. 10 коп. – возмещены расходы подотчетному лицу.

Зарубежные командировки

Все большее распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).

Уполномоченные банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные расходы на основании заявки, оформленной на основании 2 приказов:

а) устанавливающий сотруднику размер суточных;

б) о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

Если направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран». Можно установить приказом руководителя организации и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.

В отличие от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г.

№ 26.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования отсутствия работника на рабочем месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

Но если сотрудник, направленный в командировку в страну – участник Таможенного союза, пересечение границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.

Расходы, возмещаемые при зарубежных командировках (согласно ст. 168 ТК РФ) те же, что и при командировках по России.

В связи с отменой с 2003 года Минтрудом РФ ранее применяющихся Правил об условиях труда советских работников за границей, ТК РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения работника и работодателя при направлении в служебные командировки. Минимальный размер суточных командируемому работнику (100 руб.) установлен Приказом № 92н, а нормы на оплату жилого помещения – Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Также в настоящее время продолжает применяться совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ, согласно которому работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения границы при въезде в РФ – по правилам, установленным для командировок на территории РФ.