Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам производится за все время их нахождения у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты – со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.

Последняя ситуация обоснованна, поскольку в такой ситуации отсутствуют правовые основания делать вывод о получении работником предприятия дохода. Данные денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.

На этом основании решения налоговых органов о взыскания с предприятий сумм доначисленных взносов в пенсионный фонд (или подоходного налога) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Нормативные ограничения налично-денежного обращения при покупках за наличный расчёт

В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 1998 года в следующих размерах:

· между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;

· для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме пятнадцать тысяч рублей;

· для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей.

При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму тридцать тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель – юридическое лицо – через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем десять тысяч рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц в розничной торговле

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 [9] должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· номер кассового аппарата;

· номер и дату выдачи чека;

· стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [10] должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 12/1 Кредит 71 – на сумму приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП);

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника (см. приложение 1) с приложением подтверждающих расходы документов.

Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц (кроме розничной торговли)

Прежде всего необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом: