Схема 2.2. График документооборота

Подробнее график документооборота представлен в схеме 2.2. На ряду с унифицированными формами первичных документов на предприятии используются формы, которые разработаны самостоятельно. К ним относятся:

- заявка на получение материалов;

- заявка на получение ГСМ;

- выработка за день;

- выработка за месяц;

- реализация за месяц;

- акт на списание ГСМ.

Заявка на получение материалов составляется начальником цеха, главным инженером или главным механиком. Затем она подается на утверждение главному инженеру. Данный документ составляется с целью получения разрешения для бухгалтера составить требование на материалы.

Заявка на получение ГСМ составляется начальником цеха или главным механиком с целью получения разрешения на выдачу кладовщиком ГСМ со склада. Она подписывается главным инженером.

Выработка за день составляется начальником цеха. Она составляется с целью оповещения администрации о дневной выработки продукции. Этот документ является основополагающим для бухгалтера реализации, так как с помощью его реализуется работа с клиентами.

Выработка за месяц содержит сводные данные о выпущенной продукции. Данный документ составляется бухгалтером реализации.

Реализация за месяц содержит сводные данные о реализованной продукции за месяц. Данный документ составляется бухгалтером реализации.

В акте на списание ГСМ содержится информация о полученном топливе со склада. Этот акт составляет главный механик в конце месяца, к нему прикладываются все заявки на ГСМ. Подписывается этот документ генеральным директором.

Кроме этого на предприятии используются реестр по приходу по счету 60 и 76 и реестр по расходу по счету 62. Соответственно реестр по приходу составляет бухгалтер материальной группы, а реестр по расходу бухгалтер реализации.

Формы журналов ордеров применяются стандартные.

Глава 2. Система внутреннего контроля в области хранения запасов

2.1. Организация поступления запасов на ЗАО «ЗЖБИ -25»

Процедура поступления материалов на предприятие представляет особую важность. Она состоит из следующих этапов:

1. внутренний контроль запасов

2. заказ запасов

3. получение запасов

4. регистрация запасов

Служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание внутренних аудиторов все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производства.

Роль внутреннего аудитора при анализе складских операций очень важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечивания сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечивания эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.

Большинство предприятий нашей страны применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники. Этот метод характеризуется:

- Оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или в других регистрах;

- Осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;

- Предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

- Осуществлением бухгалтерского складского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения – складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ также в разрезе номенклатурных номеров;

- Систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененным по принятым учетным ценам, с остатками материалов поданным бухгалтерского учета.

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов необходимо:

-применять номенклатуры- ценники на материалы (п.4 ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать в номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;

-установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

-проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

-разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;

-внедрять средства автоматизации учета.

На ЗАО «ЗЖБИ-25» нет специальной службы внутреннего контроля, поэтому их обязанности, согласно должностной инструкции, выполняет главный экономист.

На ЗАО «ЗЖБИ-25» применяется оперативно-бухгалтерский метод учета материалов. С помощью этого метода решаются следующие задачи:

1. правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

2. контроль за сохранностью материалов на местах хранения и на всех участках их движения;

3. систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм и их расходования;

4. своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации на сторону.

Количество материалов необходимое для нормального функционирования предприятия определяется планом производства продукции на месяц. Для этого главным экономистом составляется потребность в материалах и направляется в отдел снабжения. Потребность в материалах называется заказом на месяц. На основании этого отдел снабжения начинает свою работу по оснащению предприятие ресурсами.