Учет издержек по каждому заказу начинается с открытия заказа. «Открыть заказ» - значит, заполнить соответствующий бланк заказа (или наряд на выполнение заказа). Этот документ хранится в бухгалтерии.

Наряд-заказ в зависимости от потребностей предприятия имеет различный вид. Базовой информацией которая обычно содержится в заказе-наряде является: тип заказа, номер заказа (индивидуальный код), характеристика заказа (краткое описание работ по изготовлению заказа), исполнитель, срок исполнения заказа, месяц в котором учитываются (распределяются) издержки по заказу.

После того как заказ-наряд составлен, в бухгалтерию начинают поступать первичные документы на расход материалов, заработной платы, о потерях от брака, износе специальных приспособлений и инструментов, связанных с изготовлением данного заказа, т.е. о прямых издержках. В каждом документе проставляется номер заказа.

Для каждого заказа бухгалтерия открывает карточку (ведомость). В карточке накапливается информация о затратах по прямым материалам, прямым трудозатратам и общезаводским расходам, связанным с его изготовлением. Таким образом, карточка заказа является основным учетным регистром в случае использования позаказного метода калькулирования.

В развитие счета 20 «Основное производство» организуется аналитический учет по каждому заказу, т.е. количеству аналитических счетов должно соответствовать количество заказов. Регистром для ведения аналитического учета является карточка заказов.

В соответствии с полученными первичными документами прямые затраты материалов списываются на соответствующие заказы и отражаются по дебету счета 20 «Основное производство».

На практике косвенные расходы распределяют между отдельными заказами предварительно, пользуясь бюджетными ставками (предварительными нормативами) распределения ожидаемых косвенных расходов.

Расчет бюджетной ставки распределения косвенных расходов выполняется бухгалтерией накануне наступающего отчетного периода в три этапа:

1. Оцениваются косвенные расходы предстоящего периода.

2. Выбирается база для распределения косвенных расходов между отдельными производственными заказами, и прогнозируется ее величина.

Базу распределения каждое предприятие выбирает самостоятельно, исходя из специфических особенностей своей деятельности, характера выполняемых заказов, их размера, количества и т.д. База распределения косвенных расходов записывается в учетной политике предприятия и не изменяется в течение всего отчетного периода.

3. Производится расчет бюджетной ставки путем деления суммы прогнозируемых косвенных расходов на ожидаемую величину базового показателя.

Пример. Ожидаемая сумма косвенных расходов на предстоящий период составляет 52500 тыс. руб. Базой распределения выбрана заработная плата основных производственных рабочих, которая по предварительной оценке бухгалтерии составит 25000 тыс. руб. Бюджетная ставка распределения составит: 52500:25000=2,1

Таким образом, одному рублю заработной платы основных производственных рабочих будет соответствовать 2,1 рубля косвенных расходов.

В дальнейшем рассчитанная бюджетная ставка используется для калькулирования издержек по заказам.

Допустим, что в карточке учета издержек по заказу В содержится информация в тыс. руб.:

фактически израсходованные материалы 9000

фактические затраты на оплату труда

основных производственных рабочих 2600

Косвенные расходы будут отнесены на заказ В в сумме:

2600*2,1=5460 тыс. руб.

Себестоимость заказа составит:

9000+2600+5460=17060 тыс. руб.

2.2. Фактический и нормативный методы учета затрат и калькулирования.

Независимо от множества объектов учета затраты можно исследовать двумя методами – фактическим и методом учета нормативных затрат.

Учет фактических затрат – это метод последовательного накопления данных о фактически произведенных издержках без отражения в учете данных о величине их по действующим нормам.

Нормативный метод учета предполагает предварительное определение нормативных затрат по операциям, процессам, объектам с выявлением в ходе производства отклонений от нормативных затрат. Фактические затраты определяются алгебраическим сложением затрат по нормам и отклонений от них.

Оба метода направлены на выявление и отражение в конечном счете фактической себестоимости продукции, но первый – путем непосредственного учета затрат, а второй – через отклонения от норм.

Фактический метод учета затрат является традиционным и наиболее распространенным на отечественных предприятиях. Однако данный метод имеет множество недостатков, о которых пойдет речь ниже.

Метод учета фактических затрат и калькулирования фактической себестоимости.

Учет фактических затрат строится на следующих принципах: полное и документально оформленное отражение первичных затрат на производство в системе счетов бухгалтерского учета, учетная регистрация в момент возникновения, отнесение фактически произведенных затрат на объекты их учета и носителям затрат, сравнение фактических показателей с плановыми.

Метод позволяет определить фактическую (историческую) себестоимость.

В начале ХХ века данный метод стал подвергаться критике со стороны ученых-экономистов. Так, Г.Эмерсона затрагивал этот вопрос в своей книге «Производительность труда как основа оперативной работы и заработной платы». В главе, касающейся учета себестоимости автор подчеркивал медлительность учета, а ошибочность получаемых цифровых данных о себестоимости как следствие «смешения производственных затрат с приходящимися (случайными) расходами, которые не имеют даже самого отдаленного отношения к себестоимости». По мнению Г. Эмерсона основной недостаток метода заключается, в том, что почти не имеет ни какой ценности в качестве устранения потерь.

А также недостатками фактического метода учета затрат являются:

- недостаточная оперативность предоставления данных для управленческого персонала. Данные о стоимости изготовляемого изделия предоставляются лишь по окончанию производства;

- отсутствуют, какие либо стандарты, - учет «исторической» себестоимости трудоемок, создает много дополнительной работы по регистрации хозяйственных фактов, а потому оказывается более дорогостоящим.

Самым главным недостатком метода является невозможность оперативной подачи администрации сигнала о производительных потерях труда и материалов, которые можно было бы устранить, предприняв экстренные меры.

Т. о., наиболее прогрессивными особенно в условиях развивающихся рыночных отношений и жестокой конкурентной борьбы, оказываются варианты учета нормативных затрат.

Нормативный метод учета затрат и калькулирования себестоимости продукции.

Нормативный метод предполагает, что по каждому виду изделия составляется предварительная нормативная калькуляция, т.е. калькуляция рассчитанная по действующим на начало месяца нормам расхода материалов и трудовых затрат.

Норма – это заранее установленное числовое выражение результатов хозяйственной деятельности в условиях прогрессивной технологии и организации производства. Нормативная калькуляция используется для определения фактической себестоимости продукции, оценке брака в производстве и размеров незавершенного производства. Нормы могут в течение определенного периода времени изменяться (чаще снижаться) по мере освоения производства и рационального использования материальных и трудовых ресурсов.