Для кассы выделяют особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируют в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Документальное оформление поступления наличных денег.

Наличные деньги поступают в кассу предприятия с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляют:

приходный кассовый ордер ф. КО-1 - который выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия (Приложение 1) . К приходному ордеру выписывается квитанция (Приложение 2), которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (Приложение 4).

Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.

При приемке наличных денег кассиры должны руководствоваться документом "Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России". Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков.

Документальное оформление выдачи наличных денег.

Наличные деньги выдают из кассы на основании расходных кассовых ордеров ф. КО-2 ( Приложение 3) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение 4) и передают кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Соответствующим образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Кассовые операции фиксируются в Главной книге по счету 50 «Касса» ( Приложение 5).

Требования, предъявляемые к оформлению кассовых ордеров.

Кассовые ордера должны быть четко заполнены по всем реквизитам. В них указывается основание для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" – с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность их повторного использования.

Действующими правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций.

К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Кроме ответственности, рассмотренной выше, предусмотрена ответственность согласно Указу Президента РФ от 25 июля 2003 г. №840 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей».

В соответствии с главой 15 КоАП «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг» статья 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» предусмотрена следующая административная ответственность:

наруение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов с наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

Аналитический учет кассовых операций.

Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4 (Приложение 6) , которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера (Приложение 6). Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.