Запасы, поступившие на склад без расчетных документов поставщиков (неотфактурованные поставки), оформляются актом о приемке материалов типовой ф. № 7 как поставки, имеющие количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика.

Акт в двух экземплярах составляет приемная комиссия (в составе, установленном приказом по организации, с обязательным участием материально ответственного лица и, как правило, представителя незаинтересованной организации, например, аудиторской или профсоюза). В приемном акте делается запись "Неотфактурованные поставки" и производится оценка полученных запасов по учетным ценам.

В качестве учетной цены запасов согласно учетной политике организации может быть указана:

· планово-расчетная цена запасов, установленная по их видам плановым отделом на определенный отчетный период – как правило, отчетный год. В этом случае по установленным ценам учитываются все запасы как при их принятии на учет, так и при списании на производство или использовании на иные цели;

· договорная цена – цена поставщика, установленная в договоре поставки;

· фактическая себестоимость покупных запасов (рыночная стоимость), сложившаяся на остаток запасов на начало отчетного месяца, в оценке, принятой в положении по учетной политике (средняя себестоимость; ФИФО, ЛИФО).

Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта.

После оприходования запасов приемные акты передаются с приложением имеющихся документов в бухгалтерию. В дальнейшем второй экземпляр акта необходимо направить поставщику для подтверждения принятия запасов и отсутствия претензий.

В бухгалтерии проверяют, не относятся ли приемные акты на данные запасы к тем счетам поставщиков, по которым запасы числятся в учете как находящиеся в пути. Если условиями договора предусмотрено, что право собственности на полученные запасы переходит к покупателю после их оплаты, т. е. возможность их использования в производстве и на иные цели наступает после осуществления расчетов, то данные запасы, как и обязательства перед поставщиками, учитываются за балансом на счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" до момента их оплаты.

В бухгалтерии стоимость запасов, поступивших как неотфактурованные поставки, отражается в специальной ведомости учета неотфактурованных поставок (далее – ведомость; см. табл.). В данной ведомости запасы, поступившие на склад, отражаются по учетным ценам по их видам и поставщикам. Ведомость открывается на год и служит регистром аналитического учета поставок.

По мере поступления счетов поставщиков в ведомости производятся сторнировочные записи сумм, ранее записанных по приемным актам. При этом сторнировочные записи производятся позиционным способом по строкам, по которым ранее были записаны данные о полученных запасах согласно приемным актам, но в графе отчетного месяца, в котором поступил и был отражен счет поставщика в журнале учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (далее – журнал).

В конце месяца в ведомости подсчитывается общая стоимость запасов, принятых на учет в отчетном месяце как неотфактурованные поставки, и суммы сторно за тот же месяц, после чего выводится сальдо запасов, учтенных как неотфактурованные поставки на конец месяца.

В специальном журнале ведется аналитический и синтетический учет расчетов организации с поставщиками запасов и подрядчиками за выполненные и принятые работы и оказанные услуги. Основанием для записей являются счета поставщиков материальных ценностей и услуг, ведомости учета неотфактурованных поставок и материалов в пути. Каждый счет поставщика отражается по отдельной строке. Регистр открывают записи по счетам, не оплаченным на начало отчетного месяца, и сальдо по ним. Затем по мере поступления записываются акцептованные счета поставщиков. Таким образом, накапливаются записи по кредиту счета 60 (в общей сумме платежей, причитающихся к оплате за поступившие материальные ценности, принятые работы и оказанные услуги с учетом налогов) в разрезе корреспондирующих счетов, а также все записи по дебету счета 60 (суммы оплат и списаний). Отдельно учитываются перечисления средств поставщикам и подрядчикам в качестве авансов как дебетовые обороты по счету 60.