Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Кроме того, внимательное изучение кассовой книги с точки зрения методологии бухгалтерского учета позволяет убедиться в правильном отражении операций по счету 50 в корреспонденции с другими счетами ( например, это дает возможность выявить случаи неправомерного отнесения затрат на себестоимость или неотражение на счетах реализации сумм, поступивших в оплату товаров, работ, услуг, что влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и другим налогам). В случае неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности предприятие должно быть подвергнуто штрафу в 3-х кратном размере неоприходованной суммы.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением должно производиться с обязательным применением ККМ. При проверке операций с применением ККМ следует руководствоваться следующими нормативными документами:

Указом Президента РФ от 16 февраля 1993 года № 224 “Об обязательном применении контрольно-кассовых машин предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением”;

Законом РФ от 18 июня 1993 года № 5215-1 “О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением”;

постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 года №745 “Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий, . организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты без применения контрольно-кассовых машин” (в редакции изменений и дополнений сообщенных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1995 года № 1028) и письмом Госналогслужбы РФ от 12.02.97г. № ВК-4-16/6н;

письмом Центробанка РФ от 18 августа 1993 года № 51 “О методических рекомендациях по использованию данных учета выручки полученных с применением контрольно-кассовых машин” (вместе с методическими рекомендациями, утвержденными Госналогслужбы РФ от 18 августа 1993 года № ВЗ-6-13/272, Центробанком РФ № 51).

Этот аспект деятельности предприятия важен для аудиторов в связи с тем, что нарушение правовых норм по применению ККМ ведет к применению штрафных санкций, предусмотренных статьей 7 выше названного Закона РФ № 5215-1 (350 МРОТ).

Налоговые органы уделяют большое внимание оприходованию в кассу предприятия наличных денег, полученных в результате хозяйственной деятельности, в том числе и из банка. В связи с этим, аудиторской фирме также следует проверять полноту оприходования денежной наличности в кассу. Проверка полноты оприходования наличных денег, полученных из банка может производиться на основании корешков чеков и выписок по банковскому счету. На данном этапе проведения аудиторской проверки одновременно исследуются два важных раздела бухгалтерского учета: кассовые операции и банковские.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям независимо от организационно-правовых форм и сферы их деятельности, осуществляющим налично-денежные расчеты, в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятия с утра следующего дня с учетом среднедневной выручки и расходов наличными деньгами, особенностей деятельности предприятия. При необходимости лимиты остатков кассы могут пересматриваться. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. При проверке соблюдения порядка ведения кассовых операций на предприятии рассматривается соблюдение на каждый день (проверку можно осуществлять выборочно) установленного банком лимита остатка кассы, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата для зачисления на банковский счет не выплаченных в срок средств на оплату труда и социально-трудовых льгот. При этом надо учитывать, что предприятие могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда и выплаты социально-трудовых льгот не свыше 3 дней (в районах Крайнего Севера не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке, и не могут накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

За накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов и за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств в соответствии с Указом Президента РФ № 1006 на предприятие налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

Таким образом, представляется необходимым наряду с соблюдением лимита остатка кассы обратить внимание также на условия хранения денег и техническую оснащенность кассового помещения. Правила хранения денежной наличности определены в разделе III упомянутого выше письма Центробанка РФ № 18, а единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении №3 к этому письму. Помещение кассы должно быть изолировано; двери в кассу во время совершения операций запираются с внутренней стороны. Ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете - у руководителя предприятия;

Еще одним направлением аудиторской проверки кассовых операций является выдача наличных денег под отчет и авансовые отчеты подотчетных лиц. В соответствии с письмом Центробанка РФ № 18, предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, командировочные нужды, а также на расходы экспедиций , геологоразведочных партий, филиалов и подразделений, не состоящих на самостоятельном балансе. В процессе проверки надо убедиться выполняются ли следующие условия:

деньги выдаются под отчет только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу;

не допускается передача выданных сумм от одного подотчетного лица другому;

авансовые отчеты составляются не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки.

Последний, один из наиболее важных моментов в проверке кассовых операций - это контроль за соблюдением правил расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Проверяется соблюдение предприятием предельных сумм налично-денежных расчетов. Телеграммой Центробанка РФ от 11 июля1997г. № 483 “О лимитах наличных расчетов” установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 2 млн. рублей. Исключением здесь являются организации потребительской кооперации: для них письмом Центробанка РФ от 18.09.95 №191 установлено, что при закупках ими у юридических лиц товаров, сельхозпродуктов и сырья предельный размер расчетов наличностью составляет 5 млн. рублей.