При посадке в самолет руководитель группы вне очереди предъявляет дежурному по посадке групповой билет и список туристов, помогает им занять свои места. При неявке в назначенное время одного или нескольких туристов руководитель группы обязан произвести размен группового билета. Например, не явились 2 туриста. Билет на 30 человек разменивается: один - на 28 чел, и второй - на 2 чел.; последний подлежит возврату в туристскую организацию для взаиморасчетов с авиакомпанией. На билете на 2 чел. надо поставить штамп авиакомпании и сделать запись об отказе от рейса (указать время, число, заверить эти данные подписью служебного лица авиакомпании). На полях руководитель группы должен сделать следующую запись: “Взамен разменного билета № . выкупленного . (назвать агентство и № чека).

Обратный групповой билет разменивается в том городе, из которого оформляется обратный билет.

Бывают случаи, когда вместо одного туриста, внесенного в списки, на маршрут отправляется другой. В этом случае руководителю тургруппы следует проверить данные его паспорта и путевки и внести соответствующие изменения в списки, заверив их своей подписью и печатью или штампом диспетчерского пункта.

Руководителю тургруппы следует помнить об ответственности за то, чтобы список, представленный авиакомпании, соответствовал наличию фактически вылетающих туристов.

По прибытии в порт назначения руководитель группы должен, усадив группу в автобус, узнать, где можно оформить билеты на обратный вылет. Если это производится в кассах аэропорта, должен оформить их сразу. Если оформление производится в кассах трансагентства в городе, он должен, разместив группу в гостинице, сделать это в день прилета или не позднее 11 час. следующего дня.

При оформлении авиабилетов на обратный вылет руководитель группы предъявляет кассиру:

— телеграфное подтверждение бронирования (РД - радиодонесение);

— квитанцию сборов об оплате бронирования;

— паспорт (служебное удостоверение);

— список тургруппы в двух экземплярах.

При расселении группы в гостинице (или других средствах размещения) руководителю группы следует максимально удовлетворять пожелания туристов. В период питания и проведения экскурсий руководитель должен постоянно находиться с группой, обеспечивая полное выполнение программы, и предоставление оплаченных услуг.

По окончании обслуживания руководитель группы совместно с представителем принимающей турорганизации подписывает акт-счет о фактическом обслуживании своей группы, тщательно проверяя все статьи затрат и сверяя их с калькуляцией.

Следует помнить, что для направляющей туристской организации одинаково нежелательно как перерасход, так и экономия по акту обслуживания.[6]

Обратный вылет группы туристов проводится аналогично вылету “туда”.

По прибытии с маршрута в трехдневный срок руководитель группы обязан сдать отчет о путешествии в туристскую фирму.

Документы руководителя авиатура также аналогичны документам, выдаваемым на маршрут руководителю железнодорожного тура. Дополнительно требуются списки туристов в количестве трех экземпляров (1 экземпляр - для регистрации туристов по групповому билету в аэропорту вылета, 2 экз. - для оформления авиабилетов на обратный вылет и регистрации туристов в аэропорту при посадке на обратный рейс). Списки составляются по установленной форме. Кроме того, рекомендуется наличие у гида плана салона самолета, на котором тургруппа будет совершать свой полет. Это необходимо гиду для общения с туристами.

1.3. Обязанности руководителя в морском круизе

Для организации прогулок или экскурсий на речных судах туристско-экскурсионная организация подает предприятию пароходства заявку с указанием маршрутов, количества требуемых пассажирских судов (мест), продолжительности поездок, периода использования судов и количества рейсов. Заявка должна подаваться не позднее 1 сентября предшествующего плановому года.

После закрепления пароходством за туристской организацией судов (мест) в срок до 1 января заключается договор. Заявки на разовые экскурсионные поездки должны быть поданы предприятию пароходства заблаговременно (за 15 дней до поездки).

Оплата производится за 15 дней (разовых за 10 дней) до поездки. Полученные путевки (или билеты) на экскурсионную (прогулочную) перевозку обратно не принимаются и возврат платежей по ним не производится. До начала поездки руководитель экскурсии обязан предъявить кассе пристани (вокзала) копию поручения о внесенных платежах и сдать справку о количестве реализованных путевок, на основании которых ему выдается билет на групповую перевозку. Суда для посадки подаются за 30 мин. до отхода в рейс. При посадке на экскурсионное судно пассажиров сверх указанного в групповом билете количества мест, при наличии у них билетов составляется акт в трех экземплярах за подписью капитана и предъявляется экскурсионной организации. В акте указывается количество таких пассажиров, время и маршрут поездки. На основании акта с экскурсионной организации взыскиваются дополнительные платежи и оформляются дополнительные проездные документы. При отсутствии у таких пассажиров путевок (билетов) с них взыскивается через кассу плата за проезд по установленному тарифу с выдачей проездных документов (путевок или билетов).

При отмене рейса по причине, не зависящей от предприятия пароходства, или неполном использовании мест - экскурсионная организация оплачивает районному пассажирскому управлению (порту, пристани, причалу) полную стоимость перевозки согласно договору.

Реализация оставшихся путевок может быть произведена в день отправления на пристани через кассу с возмещением экскурсионной организации суммы выручки за вычетом комиссионного сбора или разрешается продажа через кассы, специально организованные экскурсионной организацией на вокзале.

1.4. Договорная документация теплоходного круиза

При организации теплоходных путешествий отношения между туристской фирмой, организующей круиз, и организациями, участвующими в обслуживании туристов (пароходствами, УРСами, принимающими турфирмами, дающими береговое экскурсионное обслуживание в портах захода н др.) оформляются на договорной основе.

Договора на обслуживание туристов на теплоходных турах заключаются турфирмой со следующими предприятиями и организациями:

1. С речными и морскими пароходствами - на аренду теплоходов. Такой договор включает:

· количество, наименование судов и количество мест по категориям;

· маршруты круизов и их сроки;

· количество постельных комплектов на один рейсооборот для каждого судна и их стоимость;

· стоимость оплаты на каждый рейсооборот;

· общую сумму по договору за перевозку туристов;

· ответственность сторон.

2. Договор с УРСом (конторой или управлением), трестом судовых ресторанов на питание туристов на маршруте круиза. Этот договор включает:

· перечень судов, сведения о количестве рейсов, продолжительности одного рейса (в сутках), количестве туристов в рейсе, маршруте и стоимости дневного рациона питания одного туриста в день, с указанием стоимости набора продуктов;