Владелец ЭЦП должен сначала подписать документ с использованием своего закрытого ключа, затем зашифровать открытым ключом получателя и отправить. Для прочтения получатель сначала расшифровывает документ своим закрытым ключом, затем проверяет авторство и сохранность текста, используя открытый ключ отправителя.

Получить закрытый ключ (для шифрования) или сертификат ключа подписи с открытым ключом (для расшифровки) любой участник информационной системы может в удостоверяющем центре. В России порядок создания удостоверяющих центров общего пользования пока не разработан. В настоящее время система сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде является «закрытой», поэтому выполнять функции удостоверяющего центра самостоятельно имеет право сертифицированный оператор связи при получении лицензий Минсвязи России и ФАПСИ. При этом полученные налогоплательщиком открытый и закрытый ключи будут действительны только для обмена информацией с налоговой инспекцией.

Для работы со средствами криптографической защиты руководителем организации назначаются уполномоченные лица, которые несут персональную ответственность за сохранение в тайне содержания закрытых ключей ЭЦП, конфиденциальной информации, ставшей им известной в процессе работы со средствами криптографической защиты, и обеспечение условий хранения ключевых носителей.

В случае утраты закрытого ключа, разглашения, несанкционированного копирования, увольнения сотрудника, имевшего доступ к ключевым носителям, и т. п. налогоплательщик должен немедленно сообщить об этом оператору связи, используя пароль, содержащийся в специальной карточке отзыва ключа. Получение новых ключей осуществляется также у оператора связи уполномоченным представителем организации.

Таким образом, использование электронной цифровой подписи документа обеспечивает:

- сохранение конфиденциальности переписки;

- однозначность идентификации налогоплательщика, приславшего файлы отчетности;

- защиту файлов отчетности от несанкционированных исправлений.

Оператор связи

Оператор связи — компания, предоставляющая налогоплательщикам и налоговым органам следующие услуги:

- поддержка обмена электронными документами — электронная почта, мониторинг выполнения регламента электронного документооборота, подтверждение даты сдачи отчетности;

- распространение СКЗИ в системе и управление ключевой информацией — создание, сертификация и распределение в системе ключей СКЗИ, плановая и внеплановая замена ключей;

- поддержка актуальных форматов налоговых деклараций и форм бухгалтерской отчетности.

Согласно Методическим рекомендациям выбор специализированных операторов связи осуществляет региональное управление по налогам и сборам.

Оператором может стать любая коммерческая организация, удовлетворяющая установленным требованиям Методических рекомендаций: наличие ряда лицензий ФАПСИ, Минсвязи России, сертификатов программных средств, телекоммуникационной инфраструктуры и др. Свои функции специализированные операторы выполняют на основе соглашений с налоговыми органами. Например, в московском регионе действует пока только один специализированный оператор связи — ООО «Такском»

Взаимодействие участников информационного обмена

При сдаче отчетности по электронной почте применяется специальная технология электронного документооборота, обеспечивающая не только защиту информации, но и корректное разрешение конфликтных ситуаций.

Налогоплательщик осуществляет обмен электронными документами только с налоговым органом и оператором связи в следующем порядке

1) после подготовки отчетности в соответствии с утвержденным форматом подписывает ее своей ЭЦП и отправляет в адрес налогового органа по месту учета;

2) в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) с момента отправки отчетности получает:

- квитанцию о приеме отчетности в электронном виде;

- протокол входного контроля отчетности;

- подтверждение оператора связи;

3) подтверждает подлинность ЭЦП налогового органа на квитанции о приеме отчетности в электронном виде и сохраняет квитанцию в своем компьютере;

4) подтверждает подлинность ЭЦП налогового органа на протоколе входного контроля, заверяет его ЭЦП налогоплательщика. После чего один экземпляр в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес налогового органа, второй — сохраняет в своем компьютере:

5) при наличии в протоколе сообщения о том, что отчетность не прошла входной контроль, устраняет указанные ошибки и повторяет всю процедуру сдачи исправленных форм отчетности;

6) в случае неполучения от налогового органа в установленное время квитанции о приеме отчетности в электронном виде и/или протокола входного контроля сообщает об этом факте налоговому органу и/или оператору связи и при необходимости повторяет процедуру сдачи отчетности.

Действия операторов и налоговых органов

Налоговый орган действует в следующем порядке:

1) в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) с момента получения отчетности в электронном виде:

- подтверждает подлинность ЭЦП налогоплательщика;

- формирует квитанцию о приеме отчетности в электронном виде (т.е. заверяет полученную отчетность ЭЦП налогового органа) и направляет ее налогоплательщику;

- проверяет полученную отчетность на соответствие утвержденному формату и формирует протокол входного контроля отчетности;

- направляет налогоплательщику протокол входного контроля;

2) сохраняет на сервере второй экземпляр квитанции о приеме отчетности в электронном виде;

3) сохраняет на сервере один экземпляр протокола входного контроля отчетности, возвращенный налогоплательщиком, после подтверждения подлинности ЭЦП налогоплательщика;

4) регистрирует налоговую декларацию, подписанную ЭЦП налогоплательщика, подлинность которой подтверждена, и прошедшую входной контроль на соответствие утвержденному формату; регистрирует, разносит платежи по лицевым счетам и вводит в базу данных камеральных проверок;

5) в случае передачи дела налогоплательщика в другой налоговый орган, имеющий техническую возможность приема отчетности в электронном виде, передает оригинальные файлы отчетности и файлы подтверждений специализированного оператора связи из хранилища юридически значимых электронных документов. При необходимости изготавливает бумажные копии, заверяемые уполномоченным должностным лицом налогового органа.

Оператор связи действует в следующем порядке:

1) при обмене электронными документами фиксирует дачу отправки налогоплательщиком отчетности в электронном виде в качестве даты ее представления и формирует подтверждение, которое подписывается ЭЦП оператора связи и высылается одновременно в адрес налогового органа и налогоплательщика в зашифрованном виде;

2) сохраняет на своем сервере все полученные им экземпляры подтверждений, заверенные ЭЦП участников информационного обмена.

Отчетность считается представленной в налоговый орган, если налогоплательщик получил подтверждение, подписанное ЭЦП оператора связи.