В зависимости от того, что нам нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на несколько групп.

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации.

Презентация коммерческой организации или брэнда. Цели такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли.

И в тех и в других организациях могут быть внутренние и внешние презентации.

Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам.) [7 стр.49]. Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства) [7 стр. 50].

Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя [7 стр. 49].

Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:

Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить [7 стр.328]. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных» [7 стр.329]. Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего мы можем сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.

Мы уже упомянули, что аудитория может быть большой или маленькой и что в зависимости от этого меняется и необходимый стиль проведения презентации.

Презентации различаются по аудиториям следующим образом.

· Более 200 человек – большая аудитория [6]. Чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации.

· Маленькая аудитория – примерно до 15 человек [6]. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.

· Средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и необходимо более точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.

Желательно определить как можно больше характеристик вашей аудитории: какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете вашей презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства.

Необходимо продумать каким образом будет организована обратная связь. Она необходима для определения того, насколько хорошо вы достигли поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты:

- Один на один: в конце презентации можно задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько вы были убедительны, и была информация предоставленная вами интересна.

- Телефонные звонки

- Письменный отчет.

Кроме того, необходимо определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты.

Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей [7].

. Если должно быть остаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики [6]. Если же мы хотим минимизировать наше общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест.

Если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами [6].

Для презентаций с небольшим количеством приглашенных можно использовать отдельные столики, либо соединенные в виде буквы «Т». В зависимости от того, что в каждом конкретном случае важнее, общение между гостями либо внимание к коммуникатору. На самом деле вариантов, может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что вы им предложите.

Структура презентации.

А. Чумиков (в книге «Связи с общественностью» М. 2000) определяет презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:

· Приглашение и встреча.

· Пресс-конференция.

· презентационная часть

· Неформальное общение.

· прощание.

К такому описанию можно добавить следующие дополнения:

Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию [7].

Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.

Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:

· Ключевые пункты или основные идеи.

· Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность.

· Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.

Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте [7].

Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.

ситуативное влияние и установки

Кроме перечисленных в предыдущей главе правил, в литературе посвященной проведению презентаций основной упор делается на то, каким образом нужно правильно построить речь ведущего и выступающих, как следует и как не следует общаться с аудиторией, сколько времени нужно отвести на ту или иную часть презентации, уместному использованию аудиовизуальных средств подачи информации и выбору места.