Если вы не можете быстро найти документ в диалоговом окне Открытие документа, то вам стоит воспользоваться областью Поиск файла, удовлетворяющего условиям, расположенной внизу диалогового окна Открытие документа.

Органы управления в этой области позволяют дать Word команду найти документ за вас. Вам останется лишь откинуться на спинку стула и путешествовать по проспектам и уголкам вашего жесткого диска.

§ 2.1. Как найти документ

Диалоговые окна Открытие документа. Вставка файла. Вставка рисунка и Открытие источника данных содержат область Поиск файла, удовлетворяющего условиям и кнопку Отбор, которые позволяют искать файл. Инструкции, приведен­ные ниже, равным образом относятся к любому из этих четырех окон. Чтобы найти нужный файл, сделайте следующее:

1. Выберите соответствующую команду, чтобы вывести на экран диалоговое окно. Например, диалоговое окно Открытие документа вызывается командой Файл - Открыть.

2. В поле Имя файла напечатайте имя, или часть имени, или шаблон поиска имен. В шаблонах поиска Word понимает два специальных символа:

• Звездочка (*) замещает любое число символов в имени файла. Например, чтобы найти все файлы Word, напечатайте “*.doc”.

• Вопросительный знак (?) замещает один символ в имени файла. Например, чтобы найти все главы книги, которую вы пишете, с именами “chap01. doc”, “chap02.doc” и т. д., наберите в поле Имя файла “chap??.doc”.

Вы можете также производить поиск без использования специальных симво­лов. Для этого достаточно набрать часть имени - любую последовательность симво­лов, которые содержатся в имени. Например, введя “Име”, вы сможете найти файлы с именами “Именины. dос”, “Пример 1.doc” и “Пример2. dос”.

Можно также щелкнуть по кнопке со стрелкой вниз, расположенной справа от поля Имя файла, чтобы выбрать один из списка имен или шаблонов имен, которые вы использовали в этом сеансе работы.

3. Можно также использовать поле Тип файла, чтобы найти файлы определенного формата из тех, что Word позволяет открыть. Например, выбрав в этом поле “*.dot”, вы найдете все шаблоны документов Word, “*'.txt” позволяет найти все текстовые файлы, а “*.*” даст вам список всех файлов. Список возможных типов в этом окне зависит от установленных на компьютере средств преобразования текстовых и графических файлов, которые вы выбрали при установке Word.

4. Если вы хотите найти все файлы в папке, содержащие определенный текст (даже если этот текст содержится не в тексте документов, а в их диалоговых окнах Свойства), введите этот текст в поле Текст (свойство).

5. Если вы хотите найти файлы, с которыми вы работали в последний раз, в оп­ределенный день или после определенной даты, укажите диапазон дат в поле Изменен.

Возможные значения в этом поле таковы: Вчера, Сегодня, На прошлой неделе, На этой неделе, В прошлом месяце, В этом месяце и В любое время. 6. Щелкните по кнопке Найти, чтобы начать поиск.

Когда Word завершит поиск, он отобразит список всех найденных файлов. Поля в области Поиск дают вам только самые основные возможности поиска документов. Кнопка Отбор в диалоговом окне Открытие документа открывает диалоговое окно Отбор документов, которое предоставляет множество мощных инструментов для самых разнообразных видов поиска файлов.

§2.2. Использование кнопки Отбор для поиска файлов

Диалоговое окно Открытие документа (как и окна Вставка файла. Вставка рисунка и Открытие источника данных) содержит инструменты, позволяющие найти файлы на разных дисках, доступных вашему компьютеру - то есть не только на установленных в нем дисках, но и на сетевых дисках в локальной сети, к которой вы подсоединены. Скорее всего этих инструментов вам будет вполне достаточно для любых мыслимых случаев поиска файлов.

вы подсоединены. Скорее всего этих инструментов вам будет вполне достаточно для любых мыслимых случаев поиска файлов.

Однако нередко бывает так, что вы не можете припомнить каких-либо свойств документа, который вам нужен. Для таких непростых случаев поиска файлов поль­зуйтесь диалоговым окном Отбор документов.

Чтобы осуществить поиск документа с помощью диалогового окна Отбор до­кументов, делайте следующее:

1. Выберите команду Файл Открыть.

2. Перейдите на тот диск и в ту папку, из которой вы хотите начать поиск.

3. Введите всю известную вам информацию о файле в области Поиск файла, удовлетворяющего условиям.

4. Щелкните по кнопке Отбор. Word выведет на экран диалоговое окно Отбор документов:

Однако нередко бывает так, что вы не можете припомнить каких-либо свойств документа, который вам нужен. Для таких непростых случаев поиска файлов поль­зуйтесь диалоговым окном Отбор документов.

Чтобы осуществить поиск документа с помощью диалогового окна Отбор до­кументов, делайте следующее:

1. Выберите команду Файл Открыть.

2. Перейдите на тот диск и в ту папку, из которой вы хотите начать поиск.

3. Введите всю известную вам информацию о файле в области Поиск файла, удовлетворяющего условиям.

4. Щелкните по кнопке Отбор. Word выведет на экран диалоговое окно Отбор документов:

5. Изучите список свойств в области “Найти файлы, удовлетворяющие сле­дующим условиям”. Если список в этой области уже содержит какие-либо критерии поиска, не нужные вам в данный момент, вы можете выделить такой критерий щелчком мыши, после чего щелкнуть по кнопке Удалить и, таким образом, стереть этот критерий из списка. Если вы сотрете таким образом все критерии, список в об­ласти Найти файлы, удовлетворяющие следующим условиям будет содержать над­пись “Найти все файлы”.

6. В списке Свойство выберите нужные свойства документа, по которым вы собираетесь его искать.

7. В списке Операция выберите условие, которое будет применено к данному свойству. Значения в списке Операция зависят от выбранного свойства. Например, для свойства Состав в этот список входит пункт “Содержит фразу”, а для свойст­ва Дата? создания условие “Не позднее)).

8. В поле Значение введите значение свойства, соответствующее нужному фай­лу. Возможные значения также зависят от выбранного свойства. Например, если выбрано свойство Дата создания, вы должны ввести дату, а если выбрано свойство Автор последних изменений, вы должны ввести имя человека, который последний раз изменял этот файл.

9. Выберите одну из двух опций - “И” либо “ИЛИ”. Опция “И” указывает Word найти только файлы, которые соответствуют как данному критерию, так и всем ос­тальным критериям, помеченным опцией “И”. Опция “ИЛИ” указывает Word найти файлы, которые соответствуют либо данному критерию, либо другому критерию, установленному вами.