Внутренний аудит организационно представлен как структурное подразделение банка и подчиняется руководителю банка.

Задачи внутреннего аудита могут быть разнообразными:

- проверка правильности ведения бухгалтерского учёта;

- проверка правильности ведения счетов по расходам и доходам банка (правомерность отнесения расходов на те или иные статьи, законность сформированной прибыли, своевременность списания расходов по счетам и т.д.);

- проверка законности выполнения отдельных операций и др.

Глава 2. Организация внутрибанковского контроля и аудита

2 Документация, документооборот, организация внутрибанковского контроля и аудита. Принципы оценки систем внутреннего контроля

Аналитический учёт в банках ведётся на основании денежно-расчётных документов. Они поступают в коммерческие банки от хозяйствующих субъектов, от других банков, а также составляются в самих банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить её законность, осуществить перечисление средств или их зачисление по поручению владельца. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учёта и контроля, образует банковскую документацию. Банковская документация является предметом серьёзного и глубокого изучения аудиторами. Они позволяют проверить банковские операции с точки зрения законности, достоверности, реальности банковских технологий.

Знание банковской документации и умение её «читать» является необходимой предпосылкой успешного аудита.

Применение стандартных документов облегчает контроль аудиторов за содержанием операций и правильностью их отражения в бухгалтерском учёте.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Основные реквизиты документов призваны обеспечить необходимую полноту отражения банковской операции в лицевых счетах и безопасность информации, заключённой в документе. Стандартные документы содержат следующие обязательные реквизиты: название документа, номер документа и дата его выписки, наименование предприятий-плательщиков и получающих средств в обслуживающих их банках, номера лицевых счетов в банке, номера корреспондентских счетов банка. Кроме того, в документах содержится информация о назначении платежа, сумме операции, подписи должностных лиц клиента и оттиск его печати, подписи работников банка, проверивших документы.

Аудиторы должны обращать особое внимание на наличие подписей клиентов и работников банка, подтверждающих факт проверки банковской операции. После подписания документа бухгалтером банка документ приобретает силу приказа и подлежит обязательному отражению на счетах клиентов и в балансе банка. При этом всю ответственность за законность информации и её безопасность для банка и клиента персонал банка берёт на себя. Отсутствие такой подписи означает, что операция по счетам проведена необоснованно, а может быть и незаконно. В этом случае аудитор должен проверить все детали проведённой операции, как с точки зрения экономического содержания, так и её юридического и документального оформления.

Реквизиты в документах отражены таким образом, чтобы облегчить контроль за содержанием операции.

Все счета в балансе должны использоваться в соответствии с их назначением, и экономическое содержание самих банковских операций должно соответствовать характеру и назначению счетов.

С особой тщательностью аудиторами проверяются кассовые документы: объявления на взнос наличными денег в кассы банков; приходные кассовые ордера; квитанции в приёме денег. Все эти документы относятся к приходным кассовым документам.

К расходным кассовым документам относятся денежные чеки на получение наличных, расходные кассовые ордера.

Проверка банковским персоналом при выдаче наличных денег, денежных чеков, а именно подписей, оттиска печати, номеров чеков, позволяет обеспечить банковскую безопасность по расходным кассовым операциям. Аудиторы должны проверить наличие на чеке подписей сотрудников банка (ответственных исполнителей, кассиров), подтверждающих факт проверки чека банковским персоналом. При совершении кассовых операций должны соблюдаться правила документооборота, в соответствии с которыми наличные деньги выдаются из кассы банка только после списания сумм с расчётного счёта клиента, а зачисление денег на счёт клиентов производится после получения их кассой.

В ходе аудиторской проверки необходимо также установить действующую в банке систему доступа к секретным сведениям и мерам безопасности. Доступ к конфиденциальным документам осуществляется на основании списка исполнителей на документе, который подписан руководителем банка или руководителем подразделения, отвечающего за охрану конфиденциальности. При этом необходимо проверить, соблюдаются ли необходимые условия охраны конфиденциальности. Из всей банковской документации должны быть выделены строго конфиденциальные и особо конфиденциальные документы. В нормативном документе банка о порядке доступа к конфиденциальным сведениям должны быть определены технологии доступа и к компьютерной информации (включая магнитные носители, программы, файлы и т.п.).

2.2 Информация и система ее передачи. Информационная политика

Система внутреннего контроля базируется на должной информационной политике, которая предполагает своевременность, надежность и доступность информации по направлениям деятельности кредитно-финансовой организации. Эта информация включает в себя сведения о результатах деятельности кредитной организации, о соблюдении установленных требований нормативно-правовых актов, стандартов саморегулируемых организаций (для профессиональных участников рынка ценных бумаг), учредительных и внутренних документов кредитной организации. Форма представления информации определяется с учетом потребностей конкретного получателя (органы управления, подразделения, служащие кредитной организации). Банки самостоятельно должны разрабатывать режим управления информационной деятельностью, включая порядок защиты от несанкционированного доступа и распространения конфиденциальной информации, а также от ее использования в личных целях.

Особое значение в рамках информационной политики имеет своевременное предоставление руководству банка, руководителям подразделений и комитетов полной и достоверной информации о проводимых операциях, уровне эффективности операций, выполнении лимитов и пр. В банках, как правило, существует пакет так называемой управленческой отчетности, которая предназначена для внутреннего пользования руководством банка и необходима при принятии решений и оценке рисков, возникающих в деятельности кредитной организации.

Эффективная система внутреннего контроля требует наличия адекватной и всеобъемлющей информации финансового, операционного характера и сведений о соблюдении установленных нормативных требований, а также поступающей извне рыночной информации о событиях и условиях, имеющих отношение к принятию решений. Информация должна быть надежной, своевременной, доступной и правильно оформленной.