В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).

Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить “прямо на месте”, перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы.

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.

Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов:

1. Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. правляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши.Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).

2. Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик.В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

Вы можете распечатать отчет посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.

Печать на принтер:

1. Откройте отчет в любом режиме.

2. Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.

3. Выберите опции:

· -All распечатка полного отчета

· -Selection распечатка выборочной области

· -Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

4. В строке Print Quality (качество печати) выберите соответствующую опцию.Они будут зависить от драйвера принтера.

5. Для установки числа копий введите номер в строку Copies.

6. После установки всех необходимых опций нажмите OK.

Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.

1. Откройте отчет в любом режиме.

2. Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.

3. Выберите опции:

· -All распечатка полного отчета

· -Selection распечатка выборочной области

· -Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

4. Активизируйте строку Print To File.

5. Нажмите OK. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File.

6. Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK.

Вы можете сохранить отчет двумя способами:

Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.

1. В меню File выберите директиву Save.

2. Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.

3. Нажмите OK.

Сохраняя результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.

1. В меню File выберите Output To.

2. Следуйте инструкциям в диалоговых полях Output To.

Макросы, макрокоманды.

Макрокоманда представляет из себя последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования макокоманд. Для создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку Macro, а затем кнопку New. После этого откроется окно проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна:

В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. Нужную инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка.

Колонка Condition содержит условные выражения для управления процессом выполнения макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Conditions.

Вы так же можете создать макрогруппу содержащую несколько макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других макрокоманд в группе. Макрокоманды в ходящие в макрогруппу представляют собой именованные последовательности инструкций. Создать макрогруппу Вы можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в колонке Macro Name в первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Macro Names.