· В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.

· Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных.

· Если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

· Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.

· Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Val([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.

· При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.

· Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.

Добавление новых данных в режиме таблицы.

1 Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2 Нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись .

3 Введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.

4 В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.

Для удаления записей небх выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.

Создание структуры БД.

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1 Определение цели создания базы данных.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3 Определение необходимых в таблице полей.

4 Задание индивидуального значения каждому полю.

5 Определение связей между таблицами.

6 Обновление структуры базы данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8 Использование средств анализа в Microsoft Access.